Компания BDO совместно с The Moscow Times провела конференцию «Аутсорсинг бизнес-процессов: повышение эффективности финансовой службы». Финансовые руководители и топ-менеджеры компаний рассказали об инструментах для оптимизации и повышения эффективности финансовых процессов, которые применяют в своих организациях, в том числе, об использовании аутсорсинга, инсорсинга, электронного документооборота и различных средств автоматизации бизнеса. В рамках двух круглых столов эксперты обсудили особенности взаимодействия с провайдерами ЭДО и аутсорсинговых услуг.
Перед участниками конференции выступили представители таких компаний как Boehringer Ingelheim, Trafigura, «Азбука Вкуса», «Петролеспорт», Auchan Russia, Reiss, а также BDO Unicon Outsourcing, ACCA, Taxcom, Jensen Group, Hamilton Data Services Russia and CIS и VIAcode.
Менеджер проектов представительства ассоциации ACCA в России Наталья Миткевич рассказала о следующем этапе развития инсорсинга в глобальных организациях – модели GBS (Global Business Services). Новый подход подразумевает передачу в единый центр обслуживания не отдельных бизнес-функций, а кроссфункциональных процессов, что позволит повысить их эффективность, прозрачность и расширит возможности для контроля и управления рисками.
Главный бухгалтер российского офиса международного фармацевтического концерна Boehringer Ingelheim Виктория Смирнова поделилась собственным опытом внедрения системы обработки авансовых отчетов на базе программного продукта Concur. Благодаря реализованному совместно с BDO Unicon Outsourcing проекту компании удалось значительно сократить сроки согласования документов, минимизировать дебиторскую задолженность, уменьшить расходы на логистику и обеспечить своевременное отражение информации в учетной системе.
Генеральный менеджер торговой сети Reiss Дина Шкуртанова на примере своей организации рассказала о том, как правильно выстроенные коммуникации между российским представительством компании, ее головным офисом в Великобритании, а также российским и английским офисами BDO, позволяют бренду Reiss заниматься в России исключительно развитием своего бизнеса. Штаб-квартира организации, предпочитающая контролировать все внутренние процессы своих представительств в других регионах, регулярно получает всю необходимую информацию о деятельности российского офиса и финансовую отчетность от аутсорсингового провайдера, а также разъяснения в области российского бухгалтерского, налогового и трудового законодательства, которое значительно отличается от британского.
При этом, как отметила Дина и многие другие участники, в случае выхода иностранных компаний на российский рынок зачастую вопрос о выборе между аутсорсингом и созданием внутренних служб даже не встает: многие организации предпочитают сразу избавить себя от непрофильных функций, так как подобный подход уже оправдал себя на Западе.
В то же время зачастую крупные международные компании идут по пути централизации учетных услуг в ОЦО. Например, в холдинге Trafigura учетные функции для дочерних предприятий из разных стран ведутся в едином инсорсинговом центре в Мумбае (Индия). По словам Елены Сусловой, руководителя финансового и операционного контроля «Трафигура Евразия», перед российскими юридическими лицами в этом случае встает проблема выбора между ОЦО и внешним аутсорсингом. Учитывая специфику стандартов российского бухгалтерского учета, особенности налогового и трудового законодательства, формализацию шаблонов ряда документов, необходимость ведения документации на русском языке, обязательность подписания бумажных версий и иные методологические различия, практически невозможно передавать учетные процессы на обслуживание в ОЦО, находящиеся за пределами нашего государства. Как отметила Елена Суслова, передача этих функций на аутсорсинг локальному провайдеру потребовала от российского представительства очень четких обоснований для головного офиса организации.
Кроме того, Елена, обладающая опытом работы как с бухгалтерией в штатной структуре компании, так и с ОЦО и аутсорсером, подчеркнула, что большая часть проблем, с которыми сталкиваются клиенты аутсорсинговых компаний, аналогичны проблемам, возникающим при взаимодействии бизнеса и учетной функции в крупных организациях. Среди них, например: необходимость обучать персонал нюансам, связанным с особенностями конкретного бизнеса и рынка; дисциплина и регламентация процессов, связанных с предоставлением первичных документов со стороны бизнеса.
В ходе второй сессии представитель компании «Такском» Василий Зудин рассказал об изменениях на рынке электронного документооборота в России за последний год. По словам докладчика, количество компаний, которые готовы применять или уже используют электронный обмен документами, значительно выросло и продолжает увеличиваться. При этом государственные органы стали уделять этому вопросу значительное внимание и, если говорить о финансовом документообороте, налоговые службы все больше осознают удобство ЭДО для всех сторон взаимодействия и зачастую становятся инициаторами ускорения его развития. При этом речь идет уже не просто о снижении затрат на бумажные копии документов, архивы и логистику, а скорее на оптимизацию всех процессов, касающихся обмена документами.
В то же время, с развитием ЭДО у бизнеса возникают и новые проблемы: крупные компании, подталкивающие своих подрядчиков к электронному обмену документами, с одной стороны, помогают развиваться рынку, с другой стороны создают определенные сложности для контрагентов. Например, производитель, сотрудничающий с несколькими торговыми сетями, зачастую получает сразу несколько предложений от своих партнеров, подразумевающих использование разных программных продуктов и взаимодействие с различными провайдерами ЭДО. О различных технических возможностях решения подобных проблем, а также других технологиях, применяемых в области документооборота, также рассказали представители компаний Hamilton Data Services и VIAcode.
Людмила Лобашева, заместитель главного бухгалтера компании Auchan, рассказала об опыте внедрения юридически значимого электронного документооборота в своей организации. Людмила подчеркнула, что последние законодательные инициативы в этой области – в том числе введение упрощенной накладной в электронном виде – это большой плюс для всех участников рынка и шаг, который будет стимулировать поставщиков к переходу на ЭДО.
