OBI: представитель Do-it-yourself предпочитает аутсорсинг

Параметры проекта

Аутсорсинг функции расчета заработной платы

2010 г. – настоящее время

5000 сотрудников

7 юридических лиц

1C, «HRB/Управление персоналом и расчет заработной платы», SAP

Компания OBI (ÓБИ) — европейский лидер в секторе товаров DIY (Do-It-Yourself, «сделай сам»), международная компания, осуществляющая розничную торговлю товарами строительного ассортимента. В настоящий момент в России представлено восемь юридических лиц, 19 магазинов в разных регионах России, около 5500 сотрудников, которые работают в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Нижнем Новгороде, Омске, Екатеринбурге, Волгограде, Краснодаре.

Задача:

До 2009 г. компания ОBI использовала для ведения кадрового делопроизводства программный продукт «HRB/Управление персоналом и расчет заработной платы». Расчет заработной платы выполнялся внешним провайдером на его собственном программном продукте.

После того, как компания OBI приняла решение о передаче расчета заработной платы Unicon Outsourcing, перед ним была поставлена задача проверить все расчеты и отчеты предыдущего провайдера за период, предшествующий началу оказания услуг (последние 12 месяцев). Кроме этого, OBI приняла решение о переходе на программное обеспечение «1С 8.1 зарплата и управление персоналом». Специалистам Unicon Outsourcing нужно было настроить и протестировать расчет зарплаты и формирование аналитических отчетов в 1С. Им также необходимо было подготовить выгрузку проводок в корпоративную систему SAP, выгрузки банковских файлов и организовать удаленный доступ к системе 1С ЗУП.

Решение:

Для работы над проектом была сформирована команда из специалистов OBI, программистов Unicon Outsourcing, осуществлявших настройку зарплатного модуля системы и специалистов компании-франчайзи 1С, настраивавших модуль «Кадры». Менее чем за два месяца сформированная команда справились с задачей, которая осложнялась тем, что переход компании OBI на систему 1C совпал с изменениями в законодательстве РФ. В этот период единый социальный налог был заменен на страховые взносы, что потребовало оперативной перенастройки системы и отчетов, установки соответствующих обновлений программного обеспечения.

Параллельно с настройкой программы была осуществлена миграция данных из системы «HRB/Управление персоналом и расчет заработной платы» в 1С. Специалисты Unicon Outsourcing проверили корректность ввода персональных данных и расчеты с сотрудниками компании-клиента, а также расчеты налогов за 2 календарных года. Для этого в офисе Unicon Outsourcing был развернут фрагмент компьютерной сети клиента, соединенный с основной сетью компании OBI через защищенный выделенный канал связи.

Большая часть сотрудников OBI работают по индивидуальным графикам. Поэтому в модуле расчета заработной платы сотрудниками Unicon Outsourcing были настроены функции расчета оплаты сверхурочных, работы в праздничные дни по графику и вне графика, а также расчет компенсации питания с учетом выходных и праздничных дней пропорционально отработанному времени.

Специалисты Unicon Outsourcing провели тренинги для сотрудников кадровой службы ОBI по эффективному использованию программного обеспечения 1С для ввода кадровых данных к расчету заработной платы.

Для контроля взаимодействия между Unicon Outsourcing и OBI были разработаны регламенты взаимодействия, определяющие виды документов и информации, установлены контрольные сроки их формирования, назначены ответственные сотрудники, а также обозначены способы обмена информацией и т.п. Ежемесячно составляются и согласовываются графики обмена информацией для расчета, благодаря чему результаты расчета предоставляются точно в срок.

Результат:

Сегодня Unicon Outsourcing ежемесячно осуществляет для OBI 5 расчетов заработной платы: аванс, два основных расчета (в т.ч. один отдельный расчет для VIP-сотрудников) и два межрасчета. При необходимости (в случае незапланированных отпусков, увольнений и т.п.) для отдельных сотрудников компании OBI осуществляются срочные расчеты.

Для некоторых подразделений OBI расчеты производятся с учетом районных коэффициентов.

По результатам расчета заработной платы для компании-клиента формируется пакет документов: два типа общих расчетных ведомостей плюс расчетная ведомость по каждому магазину; отчеты по проводкам, удержаниям, больничным листам; данные по расчетам с персоналом и по расчетам налогов; меморандумы для перечисления налогов, взносов, алиментов и пр. и служебные записки на выплаты сотрудникам с учетом ранее проведенных в отчетном периоде платежей.

Для загрузки проводок в учетную систему SAP формируется специальный файл выгрузки в формате .TXT, где отражены все начисления по заработной плате за месяц с аналитикой по бизнес-единицам, счетам SAP и распределением расходов по центрам финансовой ответственности.