Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп: срочный расчет для издателя

Расчет заработной платы для Группы компаний Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп

Сроки: 2007г. - 2009 г.

Отрасль: Медиа

Услуги: расчет заработной платы

Программное обеспечение: 1 С Зарплата и Кадры 7.7

География проекта: Россия (Москва)

Задача:

• Передача на аутсорсинг расчета заработной платы для 730 человек

• Настройка процесса за 10 дней

Решение:

• Начало работы по гарантийному письму

• Регламентация процессов

Результат:

• Экономия более чем полумиллиона рублей в год

• Фокусирование внимания на основной деятельности, минимизации времени на решение вспомогательных задач

• Ежегодное успешное прохождение аудиторских и камеральных налоговых проверок

• Обоснование правомерности нестандартных операций для налоговиков

Описание клиента:

Группа компаний Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп - один из ведущих издательских домов России. Совокупный тираж «Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп», превышает 12 млн. экз., совокупная аудитория – 21,6 млн. чел. (данные TNS Russia).

Задача:

Летом 2007 года уволился ведущий бухгалтер участка учета заработной платы группы компаний Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп. Новый специалист не справлялся с большим объемом работы. Было необходимо рассчитать в течение 10 дней зарплату для 730 сотрудников, 450 из которых состояли в штате, остальные работали на договорной основе) в двух юридических лицах. К тому же в связи с ростом численности персонала потребовался дополнительный найм специалистов. Перед компанией стояла задача восстановить и наладить расчет зарплаты в кратчайшие сроки, чтобы ее сотрудники не испытали каких-либо неудобств.

Решение:

Финансовый директор издательского дома Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп Людмила Смирнова приняла решение передать расчет зарплаты на аутсорсинг. Аутсорсинговое подразделение BDO начало работу по гарантийному письму об оплате, сам договор был заключен через месяц. Для повышения эффективности работы была проведена регламентация процессов, распределение функций и зон ответственности.

Был определен четкий порядок работы и взаимодействия клиента и провайдера. Отдел кадров «HS – ИнтерМедиаГруп» ведет учет отпусков, больничных и т.д. в 1С Зарплата и Кадры, 25-го числа текущего месяца база созданная данных выгружается на сервер провайдера и в течение пяти дней провайдер рассчитывает зарплату и делает необходимые проводки. Далее провайдер высылает обработанные данные обратно для загрузки в бухгалтерскую систему. Конфиденциальность и безопасность персональных данных обеспечивается передовыми технологиями.

Результат:

По самым скромным оценкам, проект аутсорсинга функции расчета заработной платы сэкономил компании более полумиллиона рублей в год. Переход на аутсорсинг позволил компании сфокусировать внимание на основной деятельности и минимизировать время на решение вспомогательных задач. Благодаря созданию и успешному внедрению внутренних регламентов между всеми подразделениями компании-клиента и Аутсорсинговое подразделение BDO, повысилось качество и эффективность процессов.

Были исключены риски получения некачественного сервиса, мошенничества, ответственности перед налоговыми органами и независимость от «человеческого фактора.

Детально описаны и отлажены процедуры, документооборот и регламенты по всем процессам расчета заработной платы. Помимо этого была обеспечена прогнозируемость расходов на функцию.