Сервис вызова такси

Один из наших клиентов – международный сервис для вызова такси – решил оптимизировать обработку авансовых отчетов. Unicon Outsourcing вместе с заказчиком организовали процесс так, чтобы сотрудники имели возможность отчитываться с комфортом и быстро получали компенсацию затрат, бухгалтеры меньше усилий тратили обработку данных, а налоговые риски свелись к минимуму.

 

Задача:

Обработка всех авансовых отчетов ведется бухгалтерией центрального офиса. Это рутинная и довольно объемная работа: сотрудникам приходится следить, чтобы не потерялись чеки или квитанции, а бухгалтерам – проверять большой объем документов, запрашивать недостающие бумаги… и все это, как правило – в цейтноте завершения отчетных периодов. По мере роста объемов документов увеличивались объемы дебиторской задолженности. А задержки предоставления документов и ошибки, которые сотрудники допускали при заполнении авансовых отчетов, приводили к задержке выплат и к конфликтным ситуациям, не полной информации по затратам в отчетности.

Автоматизация подготовки авансовых отчетов должна была изменить это процесс так, чтобы он стал удобным для всех участников: сократить объем рутинной работы бухгалтеров, снизить налоговые риски, ускорить выплаты компенсаций сотрудникам. Для решений этой задачи заказчик обратился к специалистам Unicon Outsourcing.

Решение:

В ходе проекта ввод первичной документации клиента был автоматизирован.   При поддержке компании Hamilton - поставщика решений для автоматизации непрофильных бизнес-процессов - был создан портал, с помощью которого сотрудник из любой точки мира может загрузить через мобильное приложение фото квитанций, чеков и других подтверждающих документов. Бухгалтер Unicon Outsourcing проверяет их корректность (например, соответствие затрат утвержденным статьям расходов).  После этого  документы отправляют на согласование руководителю сотрудника. Если обнаруживается ошибка, сотруднику получает через портал уведомление о том, что необходимо внести исправления. После утверждения руководителем полученные документы загружаются в корпоративную учетную систему на базе 1С, и начинается процесс оформления выплаты. Также полученная информация сразу используется для налоговых расчетов.

Таким образом, формировать авансовый отчет сотрудник может сразу после совершения затрат, не дожидаясь возвращения в офис или доставки документов бухгалтерам курьерской службой. Чем быстрее зафиксированы затраты, тем меньше риск, что сотрудник потеряет документ или забудет направить его в систему. Благодаря этому все расходы учитываются своевременно, а бухгалтерия может оперативно проверить их и произвести необходимые расчеты на основании электронных документов.

Учитывая, что заказчик работает по принципу «раннего закрытия» периода или fast close (когда бухгалтерские регистры закрываются не позднее чем на третий—пятый день по окончании отчетного периода, а комплект финансовой отчетности представляется на подпись руководителю на 10-й день по окончании отчетного периода), это очень важно для того, чтобы налоговая отчетность была сформирована вовремя и не содержала ошибок. В соответствии с российским законодательством компания может учитывать такие затраты как производственные расходы, сокращая налог на прибыль.

Бумажные документы по произведенным затратам сотрудники также должны предоставить, однако после внедрения электронной подписи необходимость в этом отпадет. Сейчас же оригиналы чеков, квитанций и других документов по затратам можно передать в бухгалтерию уже после того, как авансовый отчет согласован в электронном виде. 

Результат: 

Сократив сроки обработки авансовых отчетов, компания смогла быстрее выплачивать компенсации затрат сотрудникам, снижая объемы внутренней дебиторской задолженности. Кроме того, передача подготовки авансовых отчетов на аутсорсинг позволила более рационально распределить ограниченные ресурсы бухгалтерии.

Еще одно преимущество портала, созданного для клиента – в том, что процесс подготовки отчетов стал единым и прозрачным. Поняв, как формируются авансовые отчеты, сотрудники стали лучше следить за расходами: связь между предоставлением корректной информации для бухгалтерии и получением компенсаций по согласованным отчетам стала очевидной. Например, в случае длительной командировки сотрудник может получить возмещение по отчету еще до ее завершения.

Другой пример: по российскому законодательству, для подтверждения затрат необходим большой объем первичной документации. Это приказы на направление в командировку, служебные записки, отчет о представительских расходах и так далее. При этом, если оформлена соответствующая служебная записка, не удерживается НДФЛ с сумм, полученных сотрудником в качестве компенсации по авансовым отчетам. Однако зачастую сотрудники не знают, как подготовить такую записку, а у бухгалтерии нет ресурсов, чтобы помогать работникам в таких вопросах. С помощью портала такую документацию можно создавать автоматически, используя преднастроенные шаблоны.

Это позволяет повышать вовлеченность сотрудников в процесс управления компанией, их лояльность, самоорганизацию и дисциплину. По оценке клиента, точность формирования отчетов возросла в 2 раза, а объем утвержденных отчетов – в 3 раза.

В ближайшее время созданный портал планируется дополнить инструментами, позволяющими в автоматическом режиме проверять соответствие сумм в чеках данным, указанным в авансовом отчете.