20th Century Fox: аутсорсинг в кино

Длительность проекта: с 2008 г по настоящее время

Программное обеспечение:  1C

Услуги: расчет заработной платы, кадровое администрирование

Задача:

• Минимизация рисков, связанных с применением трудового права
• Снижение нагрузки на HR-службу и бухгалтерский отдел заказчика.
• Соблюдение конфиденциальности заработной платы сотрудников и их персональных данных

Решение:

1. Проведение аудита существующих процессов
2. Передача данных процессов на аутсорсинг;
3. Смена рабочей системы на 1С

Результат:

• Повышение качество процессов кадрового учета и расчета заработной платы
• Снижение вероятности ошибок;
• Высвобождение ресурсов компании-заказчика для работы над основными задачами.

О клиенте:

Кинообъединение 20^th Century Fox («Двадцатый век Фокс») — одна из шести крупнейших американских киностудий, которая занимается также производством телефильмов. Компания "Двадцатый век Фокс СНГ" является региональным самостоятельным офисом студии "Двадцатый Век Фокс" в странах бывшего СССР.

Задача:

Перед компанией «Двадцатый век Фокс» стояла задача оптимизировать процессы кадрового учета и расчета заработной платы и снизить риски, связанные с применением трудового права. Кроме того, заказчик желал снизить нагрузку на собственную финансовую и HR-службу, чтобы освободить время и силы для работы над первоочередными задачами компании. Политика головного офиса 20^th Century Fox предполагает передачу функций кадрового администрирования и расчета зарплаты на аутсорсинг, однако некоторое время после создания юридического лица в России, бухгалтерия компании выполняла эти работы самостоятельно. Но после проведения тендера были отобраны два провайдера для разных участков работы. Расчет заработной платы  был отдан в ведение  Unicon Outsourcing.

Решение:

На подготовительном этапе специалисты компании Unicon Outsourcing провели анализ существующих процессов компании, связанных со сбором и вводом данных, необходимых для расчета заработной платы. На основании этих данных команда Unicon Outsourcing подготовила план взаимодействия клиента и провайдера, позволяющий оптимизировать внутренние процессы в соответствии с законодательством РФ. Помимо этого был осуществлен перенос необходимых данных в базу 1С, в которой происходят все необходимые расчеты. Часть операций, осуществляемая специалистами со стороны клиента, выполнялась в программе на базе IBM Lotus, поэтому программисты провайдера  настроили необходимые проводки так, что данные автоматически  преобразовывались в нужный формат и передавались из одной системы в другую. Позднее компания приняла решение также перейти на работу в системе 1С, и была организована автоматическая загрузка данных в систему заказчика.

При переводе части функций на аутсорсинг компания отдала расчет заработной платы и кадровое администрирование разным поставщикам. Это стало причиной некоторых проблем: взаимодействие с разными контактными лицами усложняло коммуникацию и приводило к потере документов, а работа в разных учетных системах привела к большому объему ручного труда, повышающего вероятность ошибок. Проработав 2 года по такой  модели, клиент принял решение передать обе эти функции одной аутсорсинговой компании, которой по итогам тендера стала Unicon Outsourcing. Перед началом оказания регулярных услуг по кадровому администрированию команда Unicon Outsourcing провела аудит имеющейся документации клиента, выявила ряд неточностей в процессах и привела их к виду, соответствующему законодательству РФ.

Результат

Все расчеты с персоналом и кадровая документация ведутся в единой системе. Процессы расчета зарплаты и кадрового учета оптимизированы, снизились риски, связанные с некорректным применением трудового права. Вся кадровая документация и отчетность предоставляются вовремя, и расчеты осуществляются в срок. Нагрузка на кадровую и финансовую службу заказчика снижена, что позволило высвободить ресурсы для решения основных задач компании.