Восстановление бухгалтерского учета: с чего начать?

Необходимость правильно вести бухгалтерский учет – обязанность организаций, которая закреплена законодательно. Кроме того, корректность бухучета – непременное условие для эффективной работы и финансового планирования в организации. Бухгалтерия должна работать в полном соответствии с нормативами, а отчетность в государственные органы должна предоставляться в срок и в полном соответствии с реальной финансовой картиной.

Сложно представить организацию, в которой бухгалтерский учет не велся бы вообще. А вот ситуации, в которых он будет нуждаться в анализе и восстановлении, могут возникнуть по множеству причин в любой компании. Ошибки, нарушения и «пробелы» в бухучете могут повлечь за собой крайне неприятные последствия: финансовые потери, административные штрафы и даже уголовную ответственность.

Оглавление
Когда может потребоваться
Этапы восстановления бухучета
Что будет, если не вести учет должным образом
Кому поручить восстановление учета

Почему организации может потребоваться восстановление бухучета

Конкретные причины, по которым бухгалтерский учет может нуждаться в восстановлении, бывают разными и иногда довольно специфическими:

• Нанятые бухгалтеры не обладали нужной квалификацией и систематически плохо справлялись с должностными обязанностями;
• Человеческий фактор: иногда даже небольшие ошибки влекут за собой цепь других, вырастя в снежный ком проблем и недочетов;
• Форс-мажор, уничтоживший бухгалтерскую документацию или ее часть (например, пожар в офисе или срочный переезд компании в другую страну);
• Сознательная порча или уничтожение бухгалтерской базы бывшими недобросовестными сотрудниками или конкурентами (такое тоже случается!);
• Объем работы долгое время превышал возможности бухгалтера; 
• Бухгалтерский учет вообще никогда не вели (такое порой случается в очень маленьких компаниях);
• В целях экономии владелец компании сам занимался документами, но из-за недостатка знаний и нехватки времени делал далеко не все и допускал ошибки.

Но не так важны причины, как сам факт ненадлежащего ведения бухгалтерии. Вне зависимости от то, что именно привело к проблемам с бухучетом в компании, самое главное – вовремя это обнаружить и заняться его восстановлением.

Не стоит дожидаться проведения обязательного аудита или налоговой проверки: как только вы поняли, что с бухгалтерским учетом не все в порядке, нужно сразу же заняться его восстановлением.

Этапы восстановления бухучета

Восстановление бухгалтерского учета – объемная задача, которую важно выполнять поэтапно, чтобы ничего не упустить.

1 этап: Анализ текущего состояния бухгалтерского учета.

Заключается в ревизии текущего учета – всех документов и процессов, связанных с бухгалтерией.

Среди них:

• Проверка наличия всех необходимых учетных документов, относящихся к финансовой деятельности организации: бухгалтерские книги, банковские выписки, кассовые ордера, первичная документация, налоговые отчеты и т.д.;
• Оценка целостности данных: есть ли в имеющихся документах пропущенные страницы, отсутствующие периоды;
• Проверка соответствия документов требованиям законодательства: налоговым, бухгалтерским, аудиторским;
• Анализ правильности оформления учетных записей: заполнения дат, сумм, счетов, подписей и других обязательных полей;
• Сверка данных из бухгалтерских книг с банковскими выписками, проверка соответствия проведенных операций и движения денежных средств на банковских счетах;
• Проверка правильности бухгалтерских проводок;
• Оценка логической последовательности учета операций и транзакций.

Этот этап позволяет предварительно оценить объем и составить план предстоящих работ: за какой период и какие участки бухгалтерии требуется восстановить. 

2 этап: Восстановление недостающих данных и документации.

На этом этапе в строгом хронологическом порядке восстанавливаются все недостающие документы, налаживаются нарушенные бизнес-процессы в области бухучета.

В частности, проводится:

• Восстановление первичной документации (акты, накладные, счет-фактуры, платежные ведомости и т.п.): повторное создание своих экземпляров, запрос копий или дубликатов у контрагентов;
• Инвентаризация основных средств, материальных запасов и других ценностей;
• Пересчет и коррекция балансовых активов, пассивов, а также оборотных средств на основе имеющихся данных и учетных записей;
• Коррекция выявленных ошибок, расхождений и несоответствий в данных. Это может включать перепроведение проводок, корректировку остатков, амортизацию, устранение ошибочных операций;
• Сверка данных с банковскими выписками и кассовыми ордерами, восстановление движения денежных средств в кассе и банке;
• Анализ и пересчет и амортизации и налогов;
• Восстановление данных по поставщикам и заказчикам, анализ долгов и кредитов организации перед контрагентами;
• Формирование новых учетных записей с учетом восстановленных данных. Это может включать создание электронной базы данных и учетных программ.
• Подготовка недостающей отчетности для представления в налоговую службу, Социальный фонд России и Госкомстат.

3 этап: налаживание бизнес-процессов в бухгалтерии

После восстановления всех документов следует проанализировать, по каким причинам были допущены выявленные ошибки и упущения и как избежать их в дальнейшем. 

Например:

• Если дело в недостаточной компетентности персонала, нужно отправить бухгалтеров на курсы повышения квалификации;
• Если причина в чрезмерной нагрузке на имеющийся персонал, стоит подумать о расширении штата;
• Если выявились проблемы коммуникации между сотрудниками или подразделениями – нужно ее наладить.

Однако не всегда такой анализ и последующую оптимизацию удается полноценно реализовать без участия независимых специалистов, которые обладают достаточным опытом и квалификацией в этой сфере и могут объективно оценить ситуацию.

Что будет, если не вести бухгалтерский учет должным образом

Отсутствие бухгалтерского учета или его ведение с упущениями и нарушениями может повлечь за собой серьезные негативные последствия для компании. 

1. Юридические последствия: административные и уголовные наказания для сотрудников и руководства компании.
2. Невозможность адекватного управления: отсутствие учета или ошибки в нем мешают правильному анализу финансового состояния компании, принятию обоснованных управленческих решений и планированию деятельности.
3. Неверная оценка рисков для бизнеса: некорректные учетные данные приводят к ошибкам в менеджменте рисков, что увеличивает вероятность неудач и финансовых потерь.
4. Затруднения при аудите: недостоверные записи могут привести к отказу в выдаче положительного заключения аудиторов.
5. Налоговые проблемы: отсутствие своевременной отчетности перед налоговыми органами могут привести к наказаниям в виде штрафов, пени и дополнительных налоговых обязательств.
6. Негативное влияние на репутацию: недостоверные данные и связанные с ними последствия могут навредить имиджу компании перед партнерами, клиентами, инвесторами и конкурентами, что может затруднить развитие бизнеса и привлечение инвестиций.

Кому поручить восстановление бухгалтерского учета

Если пробелов в бухгалтерии совсем немного и речь о восстановлении документов за короткий период – можно обойтись силами штатных сотрудников компании. Однако полное восстановление бухучета, особенно за длительный период – задача крайне непростая. Поручив ее имеющимся сотрудникам, с ней будет сложно справиться:

• Штатный персонал часто не имеет опыта восстановления документов и процессов;
• Сотрудникам придется одновременно заниматься восстановлением бухучета и ведением текущих дел, что может привести к еще большей неразберихе;
• В условиях нехватки информации и незнания нюансов можно упустить много важных деталей, и задача окажется выполненной только частично или с ошибками.

Учитывая, что восстановление бухгалтерского учета – хоть и объемная, но разовая задача, выгоднее всего привлечь для ее выполнения специалистов на аутсорсинге. 

Специалисты Unicon Outsourcing возьмут на себя все сложности:

• Полностью проверим всю документацию, связанную с бухгалтерским учетом в вашей организации;
• Восстановим все необходимые бухгалтерские документы, файлы и базы данных;
• Подготовим эффективные рекомендации по оптимизации и дальнейшему эффективному ведению учета;
• Подготовим, оформим и предоставим всю недостающую отчетность в налоговую службу, Социальный фонд России и Госкомстат.

Результатом проведенной работы станет:

• Безупречно поставленный бухгалтерский, налоговый и управленческий учет
• Полноценная бухгалтерская документация без ошибок и пробелов
• Отсутствие санкций со стороны госорганов
• Снижение налоговых рисков
• Возврат излишне уплаченных налогов (при наличии таковых)
• Избежание штрафов и переплат

Бухгалтерский учет является основой для эффективного управления компанией, обеспечивая надежность данных, соблюдение законодательства и финансовую прозрачность. Нарушения в этой области могут иметь серьезные негативные последствия для бизнеса. Чтобы не подвергать компанию финансовым и репутационным рискам, доверьте проверку и восстановление вашей бухгалтерии профессионалам.