Воинский учет в организации

Согласно действующему законодательству, все организации России, кроме индивидуальных предпринимателей, обязаны вести воинский учет (далее - ВУ) своих сотрудников – призывников и военнообязанных. Ведение воинского учета ведется организацией с момента начала ее деятельности и прекращается при ее ликвидации.

А с 1 октября 2023 года вступили в силу поправки к КоАП, ужесточающие ответственность за правонарушения в области ведения воинского учета: штрафы выросли с пяти до 40- 50 тысяч рублей для должностных лиц и до 400-500 тысяч рублей для юридических.

Самостоятельное ведение учета военнообязанных в организации – ресурсоемкая задача, при выполнении которой легко допустить ошибки или пропустить установленные сроки. Идеальное решение для организаций в нынешних условиях – доверить эту ответственную задачу профессионалам, передав ведение воинского учета на аутсорсинг.

Оглавление
Кто из сотрудников подлежит воинскому учету
Постановка организации на воинский учет
Ведение воинского учета
Подача отчетности в военкомат
Чем грозит несоблюдение правил
Почему мы

Кто из сотрудников подлежит воинскому учету

Воинскому учету подлежат сотрудники мужского пола, попадающие в одну из следующих категорий:

• Призывники от 18 до 27 лет (а с 1 января 2024 года – до 30), не служившие и не зачисленные в запас;

• Освобожденные от призыва и не проходившие срочную службу;

• Отслужившие в армии РФ и зачисленные в запас;

• Закончившие военную кафедру или военный ВУЗ;

• Зачисленные в запас после прохождения альтернативной военной службы.

Военный учет может касаться и женщин, работающих в организации, если они имеют военно-учетную специальность. В частности, это могут быть специалисты в сфере медицины, связи, картографии. Полный список таких профессий можно найти в Приложении № 1 к Положению о воинском учете.

Вести воинский учет всех сотрудников из указанных выше категорий необходимо до достижения ими предельного возраста. Этот возраст зависит от нескольких факторов: воинского звания, разряда и пола. Диапазон предельного возраста нахождения в запасе – от 45 до 70 лет.

Постановка организации на воинский учет

Постановка организации на учет в военкомат по месту регистрации компании – это то, с чего нужно начать, если ранее компания не вела воинский учет.

Эту задачу можно разделить на несколько основных этапов:

Если воинский учет не передан на аутсорсинг, то обычно данный функционал в компании ложится на плечи работников отдела кадров. Количество кадровиков, которых необходимо задействовать в соответствующих мероприятиях, зависит от того, сколько сотрудников в организации подлежит ВУ.

Нужно собрать пакет документов:

• Проект приказа об организации воинского учета

• Копии всех учредительных документов

• Заполненная карточка учета организации по форме №18

• План работ на год

Перед утверждением проекта приказа о постановке на ВУ нужно согласовать его форму с военным комиссаром. План работы по воинскому учету согласовывается и утверждается ежегодно.

Сама постановка организации на учет производится исключительно очно, подать документы онлайн в данный момент возможности нет.

Сотрудник компании с подготовленным пакетом документов направляется в военкомат по месту регистрации организации. Военный комиссар проверяет правильность оформления документов, согласовывает план работы, проект приказа и кандидатуры выбранных организацией сотрудников, которые будут вести воинский учет. Если что-то не будет соответствовать требованиям военкомата, документы придется переделывать и идти на прием повторно.

Приняв правильно оформленные документы, сотрудники военкомата выдают справку о том, что организация поставлена на воинский учет.

Работа с документами воинского учета строго регламентирована. Помещение, где хранятся такие документы, обязательно должно быть оснащено металлическими шкафами. Срок хранения документов ВУ составляет 5 лет.

Ведение воинского учета

После постановки организации на воинский учет необходимо вести соответствующую работу согласно утвержденному плану и требованиям законодательства.

Первая задача – это организация делопроизводства по воинскому учету.

В документооборот по общему воинскому учету входят:

• Руководящие документы по воинскому учёту граждан в организации:
  - Приказ Об организации воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе»;
  - План работ по осуществлению воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
  - Внутренние приказы по воинскому учёту;
  - Обязанности ответственного за ведение воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе, работающих в организации;
  - Законы РФ (Постановления Правительства РФ, Инструкции, Методические рекомендации) в части воинского учета;
  - Годовая отчётность;
  - Карточка организации (Форма № 18);
  - Журнал «Учёта результатов проверок»;
  - Прочие документы, которые может потребовать военкомат. 
• Картотека личных карточек граждан, подлежащих запасу (форма 10).
• Переписка с военкоматами.
• Справочная информация и наглядный материал по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

После организации документооборота необходимо своевременно выполнять обязательные задачи ВУ.

Ответственные сотрудники обязаны:

• Выявлять граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства (месту пребывания), и принимать необходимые меры к постановке их на воинский учет;

• Направлять сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию или увольнению с работы;

• После визитов с проверками со стороны военкомата вносить информацию в журнал проверок;

• Ежегодно пересматривать, заново составлять и согласовывать с военным комиссаром планы работ по воинскому учету в компании;

• Поддерживать в актуальном состоянии личные карточки всех подлежащих учету работников;

• Регулярно сверять данные с военным комиссариатом (не реже 1 раза в год);

• Составлять отчетность и передавать ее в военный комиссариат с периодичностью, требуемой военкоматом;

• Передавать сведения о сотрудниках по запросу военкомата;

• Информировать сотрудников о повестках, приходящих на их имя;

• Разъяснять гражданам порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленных законодательством РФ, а также информировать граждан об их ответственности за неисполнение указанных обязанностей.

Подача отчетности в военкомат

Все организации обязаны с установленной периодичностью передавать военкомату сведения о сотрудниках, необходимые для воинского учета. Также военкомат вправе в любой момент направить в организацию дополнительный запрос.

Организация обязана предоставлять в военкомат самостоятельно:

• Приказ о ведении ВУ в организации

• План работы по воинскому учету

По запросу предоставляются:

• Перечень работников, подлежащих первичной постановке на воинский учет (к списку нужно приложить личные карточки этих работников по форме 10)

• Перечень работников мужского пола 15-16 лет (если таковые имеются)

Также ежегодно проводится сверка данных воинского учета, дату такой сверки назначает военный комиссар.

Установлены сроки предоставления данных в военкомат:

• Если работодателю стало известно о факте уклонения работника от постановки на воинский учет, он обязан сообщить об этом в военкомат в течение 3 рабочих дней.

• Если приняли или уволили сотрудника, подлежащему ВУ, он обязан проинформировать об этом военкомат в течение 5 дней с даты соответствующего события.

• Если изменились данные сотрудника, необходимые для воинского учета, об этом нужно сообщить в течение 5 дней.

• Любые другие сведения по запросу военкомата нужно передать в течение 2 недель с момента получения запроса.

Если сведения не будут переданы в военкомат в указанные сроки, на организацию может быть наложена административная ответственность.

Чем грозит несоблюдение правил ведения воинского учета

Необходимость вести ВУ в организациях обязывает законодательство:

• пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 N 61-ФЗ "Об обороне";

• пп. 11 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 26.02.1997 N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации";

• ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе";

• положением о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719;

• методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017.

Сотрудники военкомата могут прийти в организацию с проверкой в любой момент, без предупреждения.

В случае, если:

• компания не поставлена на воинский учет и он не ведется;

• допускаются ошибки и нарушения при ведении воинского учета;

• компания не передает сведения в военкомат в установленные законом сроки –

на организацию могут быть наложены административные штрафы по ст. 21.1, 21.2 и 21.4 КоАП РФ. Согласно недавно принятым поправкам к КоАП, сумма штрафа может достигать полумиллиона рублей.

Почему стоит доверить воинский учет Unicon Outsourcing

Ведение воинского учета силами самой организации – не самая простая задача.

• Мероприятия по ВУ требуют много времени и знаний законодательства в части ведения воинского учета в организации. Нагрузка на сотрудника отдела кадров существенно увеличивается.

• Чаще всего компании приходится работать сразу с несколькими военкоматами, в которых стоят на учете ее сотрудники. 

• В связи с проведением частичной мобилизации активность военкоматов существенно увеличилась, а правила ужесточились.

Чтобы не перегружать сотрудников отдела кадров и не подвергать компанию рискам допущения ошибок, влекущих за собой крупные штрафы, разумно отдать ведение ВУ на аутсорсинг.

Специалисты Unicon Outsourcing выполнят весь спектр задач, касающихся воинского учета в вашей компании:

• Проведем первичную постановку компании на учет в военкомат: подготовим полный пакет документов и согласуем с военным комиссариатом

• Организуем воинский учет «с нуля», разработаем всю необходимую документацию

• Проведем восстановление учетных документов сотрудников, подлежащих ВУ

• Подготовим и передадим в военкомат необходимые отчетные документы

Доверив ведение воинского учета профессионалам, вы избежите лишней нагрузки на отдел кадров и сведете на нет риск получить высокие штрафы.