Во сколько компании обойдется переход на электронный документооборот

Сегодня компании внедряют электронный документооборот (ЭДО), чтобы оптимизировать внутренние бюрократические потоки и оперативнее обмениваться информацией с контрагентами или государственными контролирующими органами. Однако не все руководители готовы применять новые технологии в собственной организации, так как боятся, что это приведет к дополнительным затрат или налоговым рискам. Да и привычные бумажные форматы кажутся им более надежными, чем электронные. Но насколько обоснованы эти страхи?

Сколько стоит переход на ЭДО

Большинство директоров пугают цены на оформление электронных подписей для сотрудников. Действительно, стоимость базового сертификата на одного работника обойдется компании минимум в 1,9 тыс. руб., и для крупной организации строка расходов может оказаться внушительной. При этом закон не объясняет, кто именно должен платить за оформление подписи: работодатель или сам сотрудник. Этот вопрос нужно решить в индивидуальном порядке и внести соответствующую запись в трудовой договор или дополнительное соглашение к нему.

Обмениваться электронными документами можно не только с персоналом, но и с контрагентами. Для этого достаточно оформить одну подпись на компанию, которая будет удостоверять лицо, ответственное за финальные решения, — генерального директора или его официального представителя по доверенности. Сертификат обойдется организации в 2—4 тыс. руб. в зависимости от типа носителя для безопасного хранения шифра. Получить его можно в аккредитованных центрах или напрямую у провайдера, с которым компания планирует работать. Стоимость его услуг рассчитывается по количеству исходящих документов. Например, обычно маленьким предприятиям достаточно пакета в 600 единиц в год, тогда как среднему и крупному бизнесу потребуется несколько тысяч. Стоимость одного отправленного документа составляет около 6-7 руб. в зависимости от выбранного тарифа.

Какой функционал есть у системы ЭДО

Базовый пакет услуг предполагает, что в компании есть сотрудник, который отслеживает новые документы и вручную распределяет их по ответственным лицам. Но крупные компании со сложной иерархией часто используют дополнительные инструменты, чтобы эффективнее распределять информацию внутри организации. Например, роботы позволяют автоматически сортировать документы по разным категориям и направлять их в нужные подразделения внутри организации. Настройка каждого маршрута стоит около 10 тыс. руб. в год.

Помимо этого можно интегрировать специальный модуль в основную учетную систему (SAP или «1С»), чтобы выгружать или загружать документы напрямую, экономя время сотрудников. Такая услуга стоит от 12 тыс. руб. в год. Также провайдер по запросу разработает сервис подтверждений заявок для внутреннего документооборота или англоязычный интерфейс. Последняя опция будет полезна, если право конечной подписи принадлежит иностранному лицу.

Таким образом, маленькой компании придется тратить на систему ЭДО менее 10 тыс. руб. в год. Среднему бизнесу стоит доплатить за хотя бы один автоматизированный маршрут и интеграцию модуля в учетную систему. Стоимость такого пакета — от 40 тыс. руб. в год. Дополнительные затраты потребуются, если организация захочет внедрить электронный кадровый документооборот и самостоятельно оплатить электронные цифровые подписи для сотрудников. В этом случае затраты для штата из 50 специалистов составят около 100 тыс. руб.

На что еще придется потратить деньги

Самые распространенные опасения руководителей связаны с безопасностью: электронные документы могут потеряться из-за случайного сбоя, тогда как бумага — более надежный способ передачи и хранения информации. К тому же, существуют вопросы, ответы на которые не до конца регламентируются законодательными актами: как и сколько лет стоит хранить электронные документы? как проверить их подлинность? можно ли быть уверенным в том, что их никак не изменили? Из-за этого сотрудники компании и контрагенты часто не доверяют новому формату и настаивают на том, чтобы сохранить традиционную систему.

В такой ситуации очень важно разобраться, какие преимущества получит организация, внедрив электронный документооборот. Компании придется понять, как обеспечить безопасность данных, разработать методику работы с системой, закрепить обязанности и правила в должностных инструкциях и регламентах, разграничить доступ сотрудников к информации. Наконец, предстоит обучить сотрудников всем функциям цифрового решения. Все это дополнительные затраты для компании. Однако они быстро окупятся за счет того, что документы будут согласовываться оперативнее и реже теряться.

Есть ли польза?

Одно из преимуществ электронного документооборота — сокращение объемов используемой бумаги. Переход на ЭДО позволит снизить регулярные расходы на закупку материалов и обслуживание офисной техники, уменьшить трудозатраты на списание ценных бумаг и нагрузку на архивную службу, а также отказаться от аренды лишних площадей. На данный момент большинство счетов и отчетов можно отправлять и получать в цифровом виде. Исключение составляют лишь некоторые специфические отраслевые документы, например транспортные накладные.

Финансово невыгодной может быть ситуация, когда значительное число контрагентов отказываются от обмена электронными документами. В этом случае организация одновременно несет расходы на обслуживание системы ЭДО и сохраняет работу архивной и курьерской служб практически в прежнем объеме. С другой стороны, крупные поставщики в России все чаще отказываются сотрудничать с организациями, которые не готовы обмениваться электронными документами. Поэтому число компаний, использующих ЭДО, будет расти.