5 мин.
Руководитель проектной группы отдела кадрового администрирования Unicon Outsourcing
Почему сотрудники сопротивляются внедрению КЭДО?
Недовольство и скепсис со стороны сотрудников возникают по нескольким причинам:
- отсутствие полной информации об изменениях;
- отсутствие доверия к руководству;
- отсутствие времени на адаптацию сотрудников и их обучение работе в новых условиях.
Если работники понимают причины перехода на КЭДО, знают, каковы перспективы и преимущества такого решения, их отношение к изменениям будет лояльным. Поэтому основная задача руководства – доступно донести информацию о плюсах КЭДО: о согласовании и подписании документов в одной системе, прозрачной системе контроля документооборота, повышении сохранности документов и т.п. Особое внимание следует уделить тому, что КЭДО существенно упростит взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно.
Подготовка к внедрению КЭДО
Перед интеграцией электронного документооборота проработайте схему документооборота в вашей организации и определите цели трансформации. Важно отразить, кто отвечает за отправку и прием документов, за их согласование, какие отделы вовлечены в процесс и как они между собой взаимодействуют. После того, как вы определите ответственных на каждом этапе и поймете, как происходит движение документа в вашей компании, можно обращаться к оператору, который поможет внедрить КЭДО. Если документооборотом в вашей компании занимается небольшое количество работников, можно ограничиться стандартным функционалом, который предусматривает, что сотрудники сами могут определять ответственных за документы.
Если в подготовке документов предприятия задействовано большое количество людей, придется предусмотреть администратора, который будет назначать ответственных за конкретный документ или решить эту проблему с помощью настройки дополнительных маршрутизаторов.
Выбор провайдера
Внедрением КЭДО занимается множество операторов, однако к выбору провайдера стоит подойти осознанно. Перед заключением контракта необходимо подробно изучить все условия и убедиться в надежности контрагента: как часто он проходить проверки информационной безопасности, как долго будет храниться ваш архив после окончания срока действия сертификата и т.п. Далее, опираясь на ваши цели внедрения КЭДО и количество сотрудников отвечающих за подготовку и подписание документов, выберите подходящий вам тариф и решение для дальнейшей обработки документов (браузерное приложение или модуль для учетных систем).Обучение сотрудников
Поддержка работников крайне важна при интеграции новых технических сервисов. Поэтому перед запуском проекта обязательно проведите обучение, покажите демоверсию продукта и сделайте короткие видео, описывающие каждый процесс. Видеоформат позволит сотрудникам тратить меньше времени на ознакомление с правилами работы в новом модуле. Также у ваших коллег должна быть возможность в любой момент обратиться за помощью к техническим специалистам и оперативно получить ее.
Внимательно отнеситесь к сбору обратной связи от сотрудников после трансформации – так вы не только быстро выявите ошибки и недоработки, но и повысите уровень доверия к руководству.Реструктуризация работы с контрагентами
Для перехода на ЭДО составьте локальные нормативные акты и определите новый способ обмена документами с контрагентами.
Это можно реализовать тремя разными способами:
-
В дополнительном соглашении закрепить время начала работы через ЭДО. Соглашение составляется в двух экземплярах с печатью и подписью. После этого происходит обмен экземплярами с контрагентом. С юридической точки зрения это самый безопасный способ.
-
Составить такое же дополнительное соглашение и обменяться им через КЭДО.
-
Направить контрагенту письмо, в котором уведомить его о переходе на ЭДО. Обмен документами начнет происходить в системе ЭДО, как только он примет приглашение. Это самый простой вариант, однако с юридической точки зрения самый небезопасный.
