Первые 5 лет существования на рынке компания «Гемотест» ежегодно росла на 80%.
Быстрое развитие компании сопровождалось проблемами коммуникации внутри команды, отсутствием понимания ряда бизнес-процессов и авральным режимом работы. Действующая система учёта не отвечала требованиям РСБУ и МСФО, не отображала результаты хозяйственной деятельности компании и инвестиции в её развитие. Согласно отчётности, компания, инвестирующая миллиарды в свою сеть, имела нулевой баланс, и объяснить, что на самом деле это показатель успешности, было сложно.
Чтобы предоставлять банкам, собственникам и потенциальным инвесторам ясную и понятную финансово-экономическую информацию, требовалась новая система, которая позволит вычленять и корректно отображать инвестиции в развитие сети и выручку. Кроме того, «Гемотесту» нужен был продвинутый инструментарий для расчёта производственной себестоимости. Все перечисленные факторы, включая требование нового инвестора привести бизнес в соответствие лучшим международным практикам, послужили толчком к внедрению методологии управленческого учёта, соответствующей стандартам МСФО.
Опытом построения модели управленческого учета в компании «Гемотест» поделился финансовый директор Александр Аполлонов во время бизнес-завтрака BDO Unicon Outsourcing «Модели управленческого учета: концепции и реализация».
Этапы работы над проектом
Работу над построением управленческого учёта «Гемотест» начала совместно с компанией KPMG, которая разработала наиболее близкую к потребностям заказчика методологию. Это позволило на этапе нулевого цикла выявить комплекс проблем, скорректировавших основные задачи в рамках проекта. Помимо внедрения нового формата управленческого учета МСФО, требовалось доработать существующий функционал, автоматизировать все процессы и упорядочить ОС.
Весной 2017 года компания приступила к поиску подрядчика по внедрению систем, но через несколько месяцев была вынуждена отказаться от этой идеи, т.к. не увидела понимания специфики своего бизнеса со стороны потенциальных исполнителей. В итоге, опираясь на имеющиеся в распоряжении компании обследования, трезво оценив существующие риски, в «Гемотесте» приняли решение внедрять новую систему управленческого учёта собственными силами.
Официально проект стартовал в конце июня 2017 года и осуществлялся в несколько этапов. За первые полгода была собрана аналитика и разработан проект для создания ядра в системе 1С:ERP, в которое потом могли бы интегрироваться все остальные модули. Уже в апреле 2018 года компания сдала отчётность за первый квартал в новой системе. Последующими этапами стали настройка подсистемы бюджетирования и отладка процессов в программе. Последний цикл проекта закончился в марте 2019 года переносом подсистемы «Управление автотранспортом в 1С:ERP». Была заполнена НСИ «производство» и произведена настройка расчёта себестоимости исследований. Внедрением новой системы занимались 18 сотрудников IT-департамента компании.
Сложности
Одной из существенных проблем проекта стала нехватка времени. Чтобы с 1 января 2018 года перейти на новую платформу 1С:ERP, требовалось перенести и выверить большой объём данных. Несмотря на то, что персонал бухгалтерии и IT-департамента работал сверхурочно, внедрение новой системы учёта завершилось на один квартал позже запланированного срока.
Необходимость оплачивать переработки сотрудников, а также внеплановая покупка новых серверов привели к увеличению стоимости проекта с прогнозируемых 23-30 миллионов до 41 миллиона.
В связи с особенностями новой ИС пострадала скорость финансовой системы (формирование отчетов, запросов, закрытий периода) по сравнению с 1С:УПП.
Несмотря на то, что НСИ производства были составлены и заполнены, расчёт себестоимости был автоматизирован лишь частично и это направление всё ещё требует доработок.
Результаты проекта
Компания провела реинжениринг и автоматизацию многих бизнес-процессов: скользящее бюджетирование соответствует международным стандартам, отчётность, кассовые и банковские операции выполняются автоматически, практически исключена работа с бумажными документами и участие в этом сотрудников финансового департамента. Управленческая отчётность в стандарте МСФО за три года получила положительное аудиторское заключение. В результате внедрения новой системы учёта ожидается снижение расходов компании на 5-10%, что значительно увеличит её конкурентные преимущества при участии в госконтрактах.
Планы
На этом «Гемотест» не останавливает свою работу над проектом. Компания планирует развитие новых модулей. Уже сейчас в некоторых отделениях сети тестируется 1С:МИС, который в дальнейшем будет интегрирован во все подразделения «Гемотест». Также компания планирует расширить существующую форму управленческого учёта, значительно детализировав и дополнив его опциями, связанными со складом, доставкой, ТМЦ, с удалённым обучением персонала, выездным обслуживанием и построением маршрутов автотранспорта.
