Табель учета рабочего времени: формы ведения, как заполнять

Табель учета рабочего времени — это документ кадрового делопроизводства, в котором фиксируется информация о том, какие сотрудники работали в определенный период времени, сколько часов они отработали, а также другие сведения, касающиеся их времени работы: отпуска, командировки, опоздания, переработки, неявки на работу по разным причинам.

Оглавление
Формы ведения табеля
Как заполнять
Сроки хранения документов
Почему важно правильно вести табель
Автоматизация: электронный табель

Табель необходим для учета трудовой активности работников, контроля за соблюдением рабочего графика, начисления заработной платы и ведения кадрового учета. Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ, вести табель должны все работодатели без исключения.

Табель учета рабочего времени важен как для работников, так и для работодателей. Для сотрудников — это документ, который подтверждает факт и продолжительность их работы, а для работодателей — инструмент контроля за исполнением трудовых обязанностей в течение установленного рабочего времени.

Формы ведения табеля учета рабочего времени

Для разных типов организаций законодательством предусмотрены свои унифицированные формы табелей учета рабочего времени:

Форма № 0504421 — для бюджетных организаций
Формы № Т-12 и № Т-13 — для коммерческих компаний

Остановимся подробнее на формах учета рабочего времени для коммерческих организаций. Выбор между формами Т-12 и Т-13 свободный: можно использовать ту, которая будет удобнее для компании. Форма Т-13 отличается лишь тем, что не имеет второго раздела, в котором отражается расчет заработной платы. Соответственно, если в компании расчет зарплаты совмещен с учетом рабочего времени, удобнее будет использовать форму Т-12. На практике большинство коммерческих организаций используют форму Т-13.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Для любого сотрудника на каждый рабочий день в табеле предусмотрено две ячейки: верхняя отведена для обозначения явки/неявки, а нижняя — для количества отработанных часов.

Ячейки верхней строки заполняют в помощью буквенных или цифровых кодов, установленных в организации. Помимо общепринятых, компания вправе разработать и свои собственные коды.

Вот пример наиболее часто используемых буквенных обозначений:

Я — явка: сотрудник пришел на работу в этот день;
ОТ — день оплачиваемого основного отпуска;
В — выходной день;
Н — сотрудник вышел на работу в ночь;
РВ — работа в выходной день;
ОВ — оплачиваемый выходной день;
К — в этот день сотрудник в командировке.

Во второй ячейке цифрой указывается количество отработанных в этот день часов. Если сотрудник в этот день не работал, ячейка не заполняется либо в ней проставляется ноль. Все неявки, которые отражены в табеле, должны подтверждаться соответствующими первичными документами (приказы, служебные записки, объяснительные, заявления и т.д.).

Сроки хранения документов

Для заполненных и утвержденных табелей учета рабочего времени законом установлены сроки хранения. Они составляют:

В общем случае — 5 лет, отсчет которых ведется с 1 января следующего года. То есть, если табель ведется за любой из месяцев 2024 года, то отсчет 5 лет хранения начнется с 1 января 2025 года.
Для табелей, включающих сотрудников на вредных или опасных работах, сроки хранения составляют 75 лет (для документов, утвержденных до 2003 года) и 50 лет (после 2003 года).

Это правило касается как бумажных, так и электронных табелей учета рабочего времени.

Почему важно правильно вести табель учета рабочего времени

Неправильное ведение табеля учета рабочего времени может привести к нарушениям трудового законодательства, а также к ошибкам в начислении заработной платы, несоблюдению норм рабочего времени, переработки и отпусков. Это влечет за собой:

Финансовые проблемы для работника (недоплата или переплата) и юридические последствия для работодателя, такие как штрафы и санкции со стороны контролирующих органов, а также возможные судебные иски со стороны сотрудников.
Негативные отзывы работников и судебные разбирательства, которые могут отрицательно повлиять на репутацию компании и создать негативное восприятие как со стороны клиентов, так и со стороны партнеров.
Ошибки в учете рабочего времени могут привести к потере доверия со стороны сотрудников, отрицательно сказаться на эмоциональной атмосфере в компании и работоспособности коллектива.

Чтобы избежать этих проблем, важно тщательно и точно вести учет рабочего времени, следовать трудовому законодательству и обеспечивать прозрачность в вопросах начисления заработной платы.

Вместе с тем, нельзя не отметить, что при ведении табеля учета рабочего времени из-за человеческого фактора почти всегда время от времени случаются ошибки. Поэтому в настоящее время все больше организаций внедряют инструменты для автоматизации заполнения документа — электронный табель учета рабочего времени.

Автоматизация заполнения табеля учета рабочего времени и ее преимущества

Электронный табель учета рабочего времени (веб-табель) — современное решение для автоматизации данного процесса. Он помогает избежать ошибок, возникающих при ручном заполнении табеля, освобождает время сотрудников и делает процесс учета рабочего времени более прозрачным.

Комплекс услуг Unicon Outsourcing по ведению кадрового учета и расчету заработной платы включает в себя один из таких инструментов. В случае передачи расчета заработной платы на аутсорсинг в Unicon Outsourcing ваша компания подключается к электронному табелю учета рабочего времени на базе платформы 1С. Доступ к приложению осуществляется через веб-интерфейс.

Электронный табель работает следующим образом:

После занесения персональных данных сотрудников табель автоматически формируется для каждого из них и закрепляется за соответствующим табельщиком.
Сведения о больничных, отпусках и командировках, документы о которых были переданы в отдел кадров и отработаны в программе 1С ЗУП, автоматически переносятся в электронный табель из программы 1С.
Сотрудник, отвечающий за заполнение табеля, вносит в него данные о неявках, опозданиях и переработках и утверждает документ (как правило, 2 раза в месяц за первую и вторую половину месяца).
Система автоматически проверяет сведения, внесенные в электронный табель, с данными системы расчета заработной платы (1С ЗУП).
Если в отделе кадров не хватает подтверждающих документов о днях отпусков, больничных или командировок, соответствующие ячейки веб-табеля подсвечиваются красным, чтобы ответственный за ведение табельного учета сотрудник мог это оперативно отследить и скорректировать.
Готовый утвержденный веб-табель загружается в системе 1С, далее можно начислять зарплату сотрудникам.

Электронный табель учета рабочего времени имеет существенные преимущества по сравнению с ручным ведением отработанного времени:

Безошибочный и своевременный расчет заработной платы в установленные сроки;
Удобство работы с данными: доступ к электронному табелю возможен из любой точки, где есть интернет;
Экономия времени табельщиков: автоматизация процесса учета рабочего времени (автоматизированная сверка и встроенные автоматизированные контроли) освобождает сотрудников для более важных задач.

Электронный табель учета рабочего времени — современный и надежный инструмент, позволяющий избежать ошибок в учете и негативных последствий для компании, которые эти ошибки могут за собой повлечь.