В преддверии длинных праздников многие работодатели просят сотрудников оставаться после работы, чтобы закончить какие-либо важные дела. О том, как правильно документально оформить сверхурочную работу и какова ее оплата, читайте в статье.
В первую очередь вспомним определение рабочего времени - это время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности. При этом нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Получается, что нормальная продолжительность рабочего времени по соглашению между работником и работодателем может быть и меньше (например 35 часов в неделю).
Таким образом, работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя, за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, является сверхурочной*(1). Например, сотрудник работает пять дней в неделю по восемь часов. Если в один из рабочих дней работодатель попросит его задержаться на несколько часов, то это будет являться сверхурочной работой.
Оплата сверхурочной работы при суммированном учете осуществляется, как правило, по окончании учетного периода. Особенность такого порядка обоснована тем, что, в случае если учетный период составляет более одного месяца (квартал, полугодие, год), работодатель может переработку в одних месяцах работы компенсировать недоработкой в других месяцах. Например, в организации ведется суммированный учет рабочего времени, при этом учетный период составляет три месяца. В январе нормальная продолжительность рабочего времени составляет 136 часов, феврале - 159 часов, марте - 159 часов. Общая продолжительность рабочего времени за три месяца составит 454 часа. В случае если сотрудник отработает 455 часов, то лишний час будет являться сверхурочной работой.
Привлекать к сверхурочной работе нужно на основании приказа руководителя организации и только получив письменное согласие сотрудника в следующих случаях:
1) при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени;
2) при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников;
3) для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.
Порядок оплаты сверхурочной работы
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени относится к условиям труда, отклоняющимся от нормальных. Поэтому работнику должны быть произведены соответствующие доплаты*(15).
Что касается оплаты сверхурочных часов, то Трудовой кодекс *(16) устанавливает единый порядок оплаты: за первые два часа работы оплата не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере (см. таблицу 1). Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
Таблица 1. Порядок оплаты сверхурочной работы (минимальный размер гарантий)
| Продолжительность сверхурочной работы | Порядок оплаты |
| первые 2 часа работы | не < 1,5х, где х - стоимость рабочего часа |
| последующие часы | не < 2х, где х - стоимость рабочего часа |
| Внимание: Повышенный размер оплаты каждого часа сверхурочной работы гарантирован Трудовым кодексом. Отсутствие в коллективном договоре (локальном нормативном акте, принятом в организации) или в трудовом договоре условия о повышенной оплате работ, осуществляемых за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, не является основанием для отказа работодателя от их оплаты в размере, установленном статьей 152 Трудового кодекса (минимальный размер). | |
Однако практика применения норм статьи 152 Трудового кодекса показала, что, несмотря на то что указанная статья устанавливает только минимальный размер оплаты сверхурочной работы, работодатели не стремятся установить ее более высокие размеры.
Трудовой кодекс не содержит единых для всех работодателей требований по порядку исчисления стоимости часа работы (часовых ставок) работников, которым установлены оклады (месячные тарифные ставки), поэтому порядок расчета устанавливается каждым работодателем самостоятельно (см. таблицу 2).
Таблица 2. Порядок исчисления стоимости часовой ставки
| Вариант 1 | Вариант 2 |
| х = Оклад : N, где х - стоимость часовой ставки; N - количество рабочих часов в данном месяце по производственному календарю | где х - стоимость часовой ставки; годовая норма рабочих часов : 12 (в 2013 г. среднемесячное количество рабочих часов составляет 1970 ч : 12 = 164 ч) |
| Что получим: размер часовой ставки не будет одинаковым в разных месяцах: в январе стоимость часа будет больше, чем в любом другом месяце. | Что получим: размер часовой тарифной ставки всегда будет одинаковым в течение рабочего года. |
| Пример расчета: Работнику установлена 5-дневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем. Месячный оклад работника - 143 000 руб. Май 2013 г. отработан работником полностью (18 рабочих дней, 143 рабочих часа). В данном месяце работник был привлечен к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Сверхурочно отработаны: 8 мая - 1 час, 31 мая - 4 часа. Согласно положению об оплате труда, принятому в организации, первые часы сверхурочной работы оплачиваются в размере полуторной часовой ставки, последующие часы - в размере двойной часовой ставки. | |
| Часовые ставки рассчитываются исходя из оклада работника и нормы рабочего времени данного месяца. | Часовые ставки рассчитываются исходя из среднемесячной нормы рабочего времени |
| 1. Оплата полностью отработанного месяца (оклад) - 143 000 руб. 2. Оплата сверхурочной работы: - определяется размер часовой ставки: 143 000 руб. : 143 ч = 1000 руб./ч - определяется размер оплаты за отработанное сверхурочно время: 8 мая: 1000 руб./ч х 1,5 х 1 ч = 1500 руб. 31 мая: 1000 руб./ч х 1,5 х 2 ч + 1000 руб./ч х 2 х 2 ч = 7000 руб. 3. Заработная плата работника за месяц: 143 000 + 1500 + 7000 = 151 500 руб. | 1. Оплата полностью отработанного месяца (оклад) - 143 000 руб. 2. Оплата сверхурочной работы: - определяется размер часовой ставки: 143 000 руб. : 164 ч = 871,95 руб./ч - определяется размер оплаты за отработанное сверхурочно время: 8 мая: 871,95 руб./ч х 1,5 х 1 ч = 1307,93 руб. 31 мая: 871,95 руб./ч х 1,5 х 2 ч + 871,95 руб./ч х 2 х 2 ч = 6103,65 руб. 3. Заработная плата работника за месяц: 143 000 + 1307,93 + 6103,66 = 150 411,58 руб. |
Некоторые особенности оплаты сверхурочной работы приведены в таблице 4.
Таблица 4. Особенности оплаты сверхурочной работы
| Работа в условиях ненормированного рабочего дня | Если сотрудник работает на условиях ненормированного рабочего дня*(24), то сверхурочной такая работа не признается. |
| Нормирование работы за пределами нормальной продолжительности | Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год*(25). Если при проверке выяснится, что работодатель нарушил законодательство о труде, то он может быть привлечен к административной ответственности*(26). |
| Может ли быть работа в выходной день признана сверхурочной | Из определения, приведенного в части первой статьи 99 Трудового кодекса, следует, что для сотрудников с традиционным учетом рабочего времени (нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю) сверхурочной признается работа, выполненная сотрудником в свой рабочий день, но за пределами установленной продолжительности такого рабочего дня. То есть, для признания работы сверхурочной определяющим является наличие переработки в конкретный день (за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени). Выходные и нерабочие праздничные дни рабочими днями не являются*(27). Следовательно, работа в выходной или нерабочий праздничный день для указанной категории работников не является сверхурочной работой. |
Письмо Роструда от 18 февраля 2013 г. N ПГ/992-6-1
Бухгалтерский учет
Затраты на оплату труда работников (включая оплату сверхурочных работ) признаются расходами организации по обычным видам деятельности в период начисления заработной платы*(17).
Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда предназначен счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
При начислении заработной платы производится запись:
Дебет 20 (26, 44, ...) Кредит 70
- начислена заработная плата работникам.
При удержании НДФЛ производится запись:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- удержан НДФЛ с заработной платы.
Начисление страховых взносов отражается проводками:
Дебет 20 (26, 44, ...) Кредит 69 (по субсчетам взносов)
- начислены страховые взносы на обязательное страхование.
Налоговый учет
НДФЛ
Сумма оплаты за сверхурочную работу считается доходом сотрудника. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме*(18).
Суммы доплат за сверхурочную работу не относятся к выплатам, не подлежащим обложению НДФЛ*(19), поскольку такие выплаты не являются компенсационными. Оплата сверхурочной работы облагается НДФЛ в общем порядке.
Страховые взносы
Причитающиеся работнику выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в его пользу в рамках трудовых отношений, являются объектом обложения страховыми взносами*(20).
Базой для начисления страховых взносов является сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, указанных в статье 9 Закона N 212-ФЗ*(21). Это значит, что на все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений, за исключением тех, которые входят в перечень необлагаемых*(22), необходимо начислять взносы.
Заработная плата работников (в том числе и оплата сверхурочных работ) облагается также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний*(23). Предельная величина базы для начисления таких страховых взносов не установлена, поэтому они начисляются независимо от общей величины оплаты труда работника в течение года.
Налог на прибыль
При налогообложении прибыли в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами*(28).
К расходам на оплату труда относятся и начисления за сверхурочную работу, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации*(29).
По мнению Минфина России, оплата труда сотрудников, работающих сверхурочно (в том числе если количество часов, отработанных ими сверхурочно, превышает 120 часов в год), относится к расходам на оплату труда, если такая обязанность предусмотрена трудовым договором, заключенным с работником*(30). К аналогичным выводам пришли и налоговики*(31).
Порядок налогообложения доплат за сверхурочную работу представлен в таблице 3.
Таблица 3. Налогообложение доплат за сверхурочную работу
| Вид выплаты | Отнесение к расходам по налогу на прибыль | НДФЛ | Страховые взносы | Страховые взносы на травматизм |
| Оплата (доплата) за сверхурочную работу (в т.ч. в повышенных размерах, установленных трудовым и (или) коллективным договором) | + | + | + | + |
──────────────────────────────────────────────────────────
*(1) ст. 99 ТК РФ
*(2) ч. 5 ст. 99 ТК РФ
*(3) ч. 5 ст. 99, ч. 2 ст. 259 ТК РФ
*(4) ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ
*(5) ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ
*(6) ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ
*(7) ст. 99 ТК РФ
*(8) письмо Роструда от 18.03.2008 N 658-6-0
*(9) ст. 99 ТК РФ
*(10) ст. 112 ТК РФ
*(11) Федеральный закон от 23.04.2012 N 35-ФЗ
*(12) ст. 268 ТК РФ
*(13) ст. 259 ТК РФ
*(14) ст. 153 ТК РФ
*(15) ст. 149 ТК РФ
*(16) ст. 152 ТК РФ
*(17) пп. 5, 8, 16, 18 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н
*(18) п. 1 ст. 210 НК РФ
*(19) п. 3 ст. 217 НК РФ
*(20) ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ)
*(21) ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ
*(22) ст. 9 Закона N 212-ФЗ
*(23) ст. 3, п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ (далее - Закон N 125-ФЗ)
*(24) ст. 97, ст. 101 ТК РФ
*(25) ч. 6 ст. 99 ТК РФ
*(26) ст. 5.27 КоАП РФ
*(27) ст. 106, 107 ТК РФ
*(28) ст. 255 НК РФ
*(29) п. 3 ст. 255 НК РФ
*(30) письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/1/278, от 07.11.2006 N 03-03-04/1/724, от 02.02.2006 N 03-03-04/4/22
*(31) письмо ФНС России от 23.09 2005 N 02-1-08/195
Екатерина Бойцова, директор по персоналу
Елена Сафронова, руководитель отдела кадрового администрирования
Валентина Федосеева, методолог
аутсорсинговое подразделение BDO
Источник: журнал "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2013 г.
