Пять способов оптимизировать работу бухгалтерии и не тратить бюджет зря

Расходы на поддержание рабочих процессов бухгалтерской службы иногда бывают слишком высокими. О том, как с этим бороться, рассказывает Вероника Аракелова (BDO Unicon Outsourcing).

1. Проконтролируйте работу бухгалтерского отдела

Прежде всего стоит убедиться в эффективности и точности внутренних процессов. Один из важнейших инструментов контроля — налоговый аудит. Налоговые риски — самые опасные из всех подводных камней, с которыми может столкнуться компания.

Если они выявлены, это сигнализирует, что в организации бухгалтерской службы существуют серьезные проблемы, и дальше руководству нужно будет разбираться, чем именно они были вызваны: некомпетентностью сотрудников, тем что производственные подразделения несвоевременно обеспечили бухгалтерию необходимой информацией или же тем, что управленческие решения противоречили законодательству.

2. Оптимизируйте ИT-инструменты

Чаще всего завышенные трудозатраты бухгалтерских подразделений напрямую связаны с тем, что они используют устаревшие средства программной поддержки бухгалтерского учета.

Проведите экспертизу программных продуктов, которые используются в компании, и посмотрите, какие продукты появились на рынке за это время. Вполне возможно, что вы упустили из виду современные средства автоматизации, позволяющие сократить трудозатраты и повысить скорость и точность учета данных.

3. Синхронизируйте работу подразделений

Обратите внимание на процессы не только в бухгалтерии, но и во взаимосвязанных с ней подразделениях, которые ответственны за снабжение отдела необходимыми сведениями и документами. К примеру, проблемы в работе бухгалтерии могут быть связаны с тем, что информация от производственных подразделений поступает к ней с опозданием.

Руководство одной компании обнаружило, что в ней для ведения управленческого и бухгалтерского учета использовались два разных программных продукта. Соответственно, две службы параллельно вводили в разные программы одинаковые сведения.

Это вело не только к повышенным расходам на выполнение одной и той же работы в двух разных модулях. Неизбежно возникала и разница в предоставляемых данных: например, если отделы обрабатывали разное количество документов или допускали ошибки в данных. В результате расхождения в показателях бухгалтерской и управленческой отчетностей были критичными.

Автоматизировав выгрузку из бухгалтерской базы в управленческую программу, компании удалось сэкономить трудоресурсы и оптимизировать штат. Руководство стало получать более точную информацию, что, в свою очередь, позволило сделать налоговое планирование более эффективным.

4. Проверьте квалификацию сотрудников

Часто проблемы возникают из-за отсутствия у сотрудников бухгалтерской службы необходимого опыта и информации. Как правило, внутренняя бухгалтерия изолирована от новостей из мира финансовой практики, связанных с изменениями законодательства и различными обновлениями. Эта информация не всегда находится в открытых источниках, поэтому она может просто не дойти до специалистов.

Поэтому руководству компании стоит регулярно обновлять знания своих сотрудников: предоставлять им возможности для повышения квалификации, обеспечить регулярную поддержку методологического отдела и регулярно проводить аудиты, чтобы своевременно обнаруживать проблемы.

5. Пригласите контрагента для оценки

Ответственность за организацию бизнес-процессов лежит на управленческом аппарате компании. Но если руководство понимает, что на содержание бухгалтерского штата приходятся слишком большие затраты, стоит привлечь сторонних специалистов — как минимум для оценки профессиональной подготовки сотрудников и обследования всех процессов, которые могли повлиять на ситуацию.

Бухгалтерия — это область, в которой человек без определенного профессионального опыта и знаний (которых у собственников компании обычно нет) не сможет адекватно оценить работу сотрудников и подсчитать, какое количество сотрудников нужно для ее выполнения. Проблемы зачастую происходят именно из-за неоптимального распределения рабочих процессов, и для того чтобы увидеть возможность их переорганизации, нужен объективный взгляд со стороны.

Кроме того, внутренние специалисты компании погружены в текущие задачи, которые зачастую расписаны на полгода вперед, и у них просто не хватает времени концентрироваться на том, как лучше изменить те процессы, с которыми они работают каждый день. К тому же ни у них, ни у руководства компании нет обширного опыта по наблюдению за различными моделями управления, который есть у специалистов, занимающихся оптимизацией бизнес-процессов.

Источник: РБК Pro