Подключение и установка КЭДО: как настроить личный кабинет для работы

Оглавление:

1. Что такое КЭДО и зачем оно нужно
2. Как подключить КЭДО: пошаговая инструкция
3. Установка КЭДО и настройка личного кабинета
4. Какие документы можно и нельзя подписывать в КЭДО
5. Советы по успешному переходу на КЭДО
6. Решение на базе 1С с подключением КЭДО от Юникон
7. Плюсы и минусы решений КЭДО на практике

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) становится неотъемлемой частью работы современных компаний. Все чаще бизнес интересуется, как подключить КЭДО, как установить КЭДО и как настроить личный кабинет для работы. Ниже разбираемся, с чего начать, чтобы автоматизировать кадровые процессы.

Что такое КЭДО и зачем оно нужно

КЭДО — это система, позволяющая перевести кадровый документооборот в электронную форму. Это упрощает работу с персоналом, экономит время и снижает риски ошибок. Документы подписываются электронной подписью, а сотрудникам не нужно приезжать в офис для согласования бумаг.

Преимущества внедрения КЭДО:

• упрощение кадровых процессов;
• снижение бумажного документооборота;
• ускорение согласования и подписания документов;
• возможность удалённой работы с документами.

Как подключить КЭДО: пошаговая инструкция

Перед началом важно учитывать не только технические моменты, но и внутреннюю культуру компании. Если сотрудники не привыкли вовремя подписывать документы, игнорируют напоминания или не доверяют ЭП, не стоит сразу внедрять всё подряд. Оптимально начать с документов, не несущих юридических рисков — заявлений, согласий, приказов и ознакомлений.

Перед тем как перейти на КЭДО, необходимо подготовить инфраструктуру и процессы. Начните с анализа бизнес-процессов, исключите лишние этапы и выберите систему, которая хорошо интегрируется с 1С и соответствует внутренним требованиям. Затем важно получить согласие сотрудников на использование электронной подписи и разработать положение о КЭДО. Заключительный шаг — обучение персонала: инструкции, демонстрации и тестовый запуск новой системы помогут сделать переход максимально мягким.

Установка КЭДО и настройка личного кабинета

Личный кабинет сотрудника в системе КЭДО должен быть интуитивно понятным и выступать как единое окно взаимодействия с отделом кадров. Чем проще навигация, тем выше вовлечённость сотрудников. В идеале — сотрудник может подать заявление, отследить статус согласования и получить результат без обращения в HR.

Также важно, чтобы система позволяла кадровикам легко отслеживать подписанные документы, видеть статусы в режиме реального времени и оперативно выявлять узкие места. Хорошее решение даёт контроль и прозрачность на всех этапах.

Рассмотрим, как установить КЭДО и настроить личный кабинет для работы. Это важный этап перехода.

• Убедитесь, что у сотрудников есть доступ к компьютеру или смартфону.
• Установите программное обеспечение КЭДО или настройте веб-доступ.
• Настройте учетные записи и роли пользователей.
• Проверьте корректность отображения документов и уведомлений.

Что учитывать при выборе решения КЭДО:

Хорошее решение должно быть тесно интегрировано с системой кадрового учета, например 1С ЗУП. Оно должно поддерживать аналитику по графикам и табелям, а также давать возможность гибко настраивать маршруты согласования. Не менее важно — минимизировать ручной труд HR-специалистов, упростить контроль и мониторинг документов, и, конечно, предусмотреть удобство использования личного кабинета сотрудника как единого окна.

Лайфхак от эксперта

Екатерина Ларина, HR-директор консалтинговой компании: "Мы начали с простых документов: заявлений, приказов, согласий. Постепенно добавили договоры и табели. Это снизило сопротивление сотрудников и дало быстрый результат."

Какие документы можно и нельзя подписывать в КЭДО

Можно подписывать:

• Заявления (на отпуск, перевод, увольнение);
• Приказы, распоряжения;
• Уведомления и согласия;
• Табели и графики отпусков.

Нельзя подписывать:

• Трудовые договоры с дистанционными сотрудниками без усиленной ЭП;
• Документы, требующие по закону бумажную форму;
• Документы, в которых вторая сторона (например, контрагент) не применяет ЭДО.

Советы по успешному переходу на КЭДО

При выборе системы КЭДО ориентируйтесь не только на базовую функциональность, но и на то, насколько решение сокращает рутинную работу кадровиков. Например, перенос данных из заявлений и приказов в 1С должен быть автоматическим — без ручного копирования.

Это особенно актуально в компаниях с высоким кадровым потоком или регулярными изменениями в табелях и графиках. Правильно выстроенный процесс в КЭДО существенно экономит ресурсы HR-отдела.

Не все сотрудники готовы перейти на КЭДО сразу. Если кто-то отказывается, важно, чтобы выбранное решение позволяло таким сотрудникам подавать заявления и другие данные через загрузку скан-образов. Это позволит не выбрасывать их из процессов и продолжать работу в едином контуре кадрового учёта.

Ниже — ключевые рекомендации для успешного внедрения:

• Начинайте с простых и безопасных документов.
• Используйте простую электронную подпись на первом этапе.
• Обеспечьте сотрудников техникой и доступом.
• Используйте систему напоминаний и контроля.
• Проводите регулярные опросы и собирайте обратную связь.

Пошаговая дорожная карта внедрения:

Начните с анализа текущих процессов и устранения лишнего. Затем сформируйте рабочую группу, определите зоны ответственности, выберите подходящее решение и согласуйте план перехода. Параллельно IT-специалисты устанавливают КЭДО, а HR-отдел разрабатывает регламенты. После сбора согласий на ЭП обучите сотрудников и проведите запуск.

Решение на базе 1С с подключением КЭДО от Юникон

Компания Юникон предлагает сервис MyUnicon — готовое решение КЭДО с бесшовной интеграцией с 1С ЗУП 3.1 КОРП. Возможности решения:

• автоматизация заявок, согласований и табелей;
• простая настройка личного кабинета сотрудника;
• гибкие маршруты согласования;
• аналитика и мониторинг подписанных документов;
• поддержка как электронной, так и бумажной формы взаимодействия.

Плюсы и минусы решений КЭДО на практике

На основании внедрений у клиентов, в том числе на базе MyUnicon, можно выделить следующие особенности:

Плюсы:

• Интеграция с 1С позволяет избежать дублирования данных и ошибок;
• Поддержка гибких маршрутов и аналитики упрощает контроль;
• Снижается нагрузка на кадровиков, особенно при массовых изменениях (отпуска, графики);
• Возможность подачи скан-образов от сотрудников, не перешедших на КЭДО.

Минусы:

• Некоторые сотрудники долго адаптируются к электронной подписи;
• Необходимость обеспечения техники для полноценного доступа;
• Требует продуманного управления изменениями внутри компании.

• Пример личного кабинета сотрудника

• Просмотр этапов согласования в истории заявки

• Настройка заявок и маршрутов согласования в MyUnicon

• Просмотр документа перед подписанием в КЭДО

• Панель аналитики подписанных документов в КЭДО в Архиве MyUnicon

• Панель аналитики по графикам отпусков (план-факт) в MyUnicon 

Теперь вы знаете, как подключить КЭДО, как установить КЭДО и настроить личный кабинет для работы. Грамотное внедрение КЭДО — это шаг к прозрачным, быстрым и удобным кадровым процессам.

Готовы к внедрению КЭДО?