Почему аутсорсинг в пандемию оказался выгоднее работы без подрядчиков

В непредсказуемых условиях вопросы эффективности оказались особенно важными. Галина Шаблинская (BDO Unicon Outsourcing) рассказывает, почему компании, которые привыкли использовать услуги сторонних фирм, во время пандемии оказались в выигрышном положении.

Команда фокусируется на ключевых бизнес-процессах

Те организации, которые ранее отдали непрофильные функции на аутсорсинг, не беспокоились о своевременной сдаче отчетности и расчете зарплаты сотрудников в тот момент, когда компаниям пришлось решать срочные задачи и быстро перестраивать свою работу. Рутинные процессы остались в зоне ответственности провайдера. Так у компаний было больше времени и ресурсов на то, чтобы сфокусироваться на ключевых функциях.

Не нужно иметь дело со скрытыми проблемами

Проблемы, на которые организации закрывали глаза до пандемии — например, сложности коммуникации, отсутствие четких политик по взаимодействию отделов и так далее, — дали о себе знать в кризисной ситуации.

Неверно выстроенные цепочки взаимодействия ведут к потере времени и даже уходу клиентов или ценных сотрудников. Проблемы с информационной безопасностью могут привести к большим репутационным рискам и штрафам от контрагентов или государственных органов.

Работа с провайдером — это работа по регламентам: у всех процессов есть описание, сроки, ответственные лица. Это позволяет избежать многих серьезных проблем.

Решаются проблемы коммуникации

Другая распространенная сложность для компаний, которые не пользуются услугами подрядчиков — это организационные проблемы. Границы рабочего дня размыты, оперативно связаться с коллегами получается не всегда, длинные переписки не так удобны, как возможность подойти к коллеге за соседним столом и обсудить задачу.

При переходе на аутсорсинг процесс коммуникаций меняется: так как за процесс отвечает компания, а не один человек или группа коллег, то канал связи можно легко изменить на оптимальный.

Нужно меньше высокооплачиваемых сотрудников

Снижение выручки повлекло за собой необходимость сокращать расходы. Многие компании стали обращать пристальное внимание на эффективность дорогостоящих сотрудников, а руководители стали более пристально отслеживать дублирующие функции и искать пути автоматизации.

Передача функции на аутсорсинг избавляет компанию от необходимости тратить силы и средства на поиск и оплату труда дорогого сотрудника.

Более равномерное распределение проектов на сотрудников, использование ресурсных центров в городах с более низкой стоимостью труда и эффект экономии от масштаба часто делает аутсорсинг экономически более выгодным в сравнении со стоимостью функции внутри предприятия. И если у аутсорсинговой компании увольняется сотрудник, который вел бухгалтерию заказчика, ему тут же находят замену, поэтому такие ситуации никак не отражаются на бизнес-процессах клиента.

Исчезает страх перед удаленной работой

До пандемии многие руководители были уверены: если сотрудники не сидят в офисе — они не работают. Режим самоизоляции вынудил многие компании покинуть арендованные помещения на несколько месяцев. Обеспечить бесперебойность бизнес-процессов и получить как можно меньше убытков удалось наиболее гибким компаниям.

Пользователи аутсорсинга давно поняли, что контролировать выполнение задач можно и удаленно: если бухгалтер работает не в соседнем кабинете, а в офисе провайдера, сотрудники все равно получат зарплату, а отчетность будет сдана вовремя.

Решается проблема информационной безопасности

Еще один из поводов для беспокойства при переходе на дистанционную работу — это информационная безопасность. Как контролировать устройства, на которых работают сотрудники, и не допустить утечку важной информации? Эту задачу уже успешно решили провайдеры, которые давно работают на рынке.

Многие крупные аутсорсинговые компании соблюдают требования международных стандартов информационной безопасности ISO 27001; их сотрудники при приеме на работу подписывают соглашение о неразглашении информации; доступ к финансовым и кадровым данным клиентов имеют только те команды, которые их обслуживают, и так далее. Во время пандемии ответственные провайдеры также соблюдают все правила информационной безопасности — например, передают документы по защищенным каналам.

Источник: РБК Pro