Первый день главбуха на новом месте: как все настроить

О том, как новому финансовому директору или главному бухгалтеру настроить эффективную работу своего подразделения, не вызвав отторжения со стороны сотрудников, рассказывает директор департамента бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing Дмитрий Коваленко.

Готовим почву на новом месте

Пересмотрите стратегические планы компании: где она сейчас находится и куда стремится, а также, какова роль руководителя финансовой службы в этом процессе. Проведите обследование внутренней и внешней среды, которое поможет вам быть более эффективным на своём месте. Перед началом обследования не забудьте провести подготовительную работу с персоналом.

Я вам не враг — ищем союзников

Важно помнить, что люди — это один из самых важных ресурсов компании.

Поэтому серьёзное внимание следует уделить работе с персоналом: объяснить, что в ваши задачи не входит поиск скелетов в шкафу или сокращение отдела в два раза. Честный рассказ о своих планах поможет вам заручиться поддержкой работников и минимизировать их возможные сопротивления изменениям.

Вместе с тем постарайтесь оценить уровень сотрудников и выявить их способности и желание выполнять поставленные задачи, ведь от этих людей будет зависеть, насколько правильно, своевременно и точно будут выполняться ваши поручения.

Выявляем слабые стороны

Оцените объём работ и размер ресурсов. Если в вашем отделе работает 15 человек, но они всё равно не успевают вовремя уплачивать налоги и сдавать отчетность, ссылаясь на нехватку времени, явно стоит подумать о реорганизации и изменении бизнес-процессов.

Немаловажную роль в выявлении проблем играют ваши сотрудники. Поговорите с ними. Если какие-то процессы кажутся вам странными или неэффективными, спросите, почему компания работает так. Если в ответ вы услышите что-то в стиле «так исторически сложилось», очевидно, надо что-то менять. Возможно, несколько лет назад тот или иной способ работы был выбран по ряду причин: у компании не было средств на покупку дорогой ИТ-системы, которая помогла бы автоматизировать процессы, или на рынке не было необходимых ИТ-решений, а может просто так было удобно одному из сотрудников, который вообще уже не работает в компании и так далее.

Время не стоит на месте, мир меняется, рынок меняется, меняется бизнес. Возможно, стоит подумать и об изменениях внутри компании.

Привлекаем помощь извне

Сотруднику компании, как и новичку, бывает сложно дать всестороннюю объективную оценку ситуации в организации, не всегда хватает и экспертизы. Чтобы сэкономить такой ценный ресурс, как время, избежать предвзятости и получить исчерпывающую информацию о состоянии дел, рекомендую обратиться за помощью извне. Привлечение внешнего консультанта позволит трезво оценить ситуацию в компании и поможет выявить места, требующие доработки.

Лучшее — не враг хорошего

Если, пообщавшись с сотрудниками и получив рекомендации внешнего консультанта, вам кажется, что всё работает неплохо, всё равно присмотритесь, что можно было бы улучшить. Ведь сейчас вы готовите почву для своей дальнейшей плодотворной работы. Уже сегодня на рынке существует множество инструментов, которые позволяют разгрузить и оптимизировать работу сотрудников. Это и программы по распознаванию документов, позволяющие не заводить договоры вручную, и HR-боты, благодаря которым персонал может получать расчётные листки и узнавать сумму отпускных, не прибегая к помощи бухгалтеров, тем самым освобождая их время для более важных задач и многое другое.

Источник: Клерк