Переходим на электронный кадровый документооборот

9 декабря Президент России подписал закон об удаленной работе, который позволит закрыть вопросы, связанные с переводом сотрудников на новый формат труда, упорядочить документооборот между работниками и работодателем. Рассказываем, что нужно учесть при переходе на КЭДО.

Несмотря на то, что действующим трудовым законодательством не урегулирован вопрос обмена электронными документами между работодателем и работниками (за исключением дистанционных), у компаний есть варианты решения этой проблемы:

принять участие в эксперименте, определенном Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»;
дождаться прогнозируемых изменений, которые, возможно, будут внесены в трудовое законодательство по результатам проведенного эксперимента;
организовать электронный кадровый документооборот (далее — КЭДО) в компании собственными силами.

Немного об эксперименте

Задача эксперимента — определить и создать условия для обмена электронными документами в трудовых отношениях, а также при необходимости внести изменения в трудовое законодательство.

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Дистанционные работники не могут участвовать в данном эксперименте.

Работодатель самостоятельно утверждает перечень документов, связанных с работой, учетом положения о порядке проведения эксперимента. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Для работодателя обязательно наличие усиленной квалифицированной подписи, для работников — усиленная неквалифицированная подпись, если участие в эксперименте осуществляется с использованием собственной информационной системы, или достаточно простой электронной подписи, если обмен электронными документами будет происходить на портале «Работа в России».

Срок проведения эксперимента — до 31 марта 2021 г. включительно.

Другие немаловажные условия определены порядком, в соответствии с которым работодатели могут участвовать в эксперименте. Порядок утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н .

Таким образом, при соблюдении правил можно уже сейчас официально обмениваться электронным документами, регулирующими трудовые отношения.

Обмен электронными документами

Стоит отметить, что действующим законодательством определена норма, которая позволяет обмениваться электронными документами между работодателем и дистанционным работником с применением усиленной квалифицированной электронной подписью.

Также работодатель может выдавать сведения о трудовой деятельности работника в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии). Такая возможность появилась у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Тем самым прослеживается определенная тенденция к возможному постепенному переходу к электронному кадровому документообороту.

Сейчас около 40% сотрудников наших клиентов, которые уже выбрали способ ведения информации о трудовой деятельности, предпочли электронный вариант. Очевидно, что пока к бумажным носителям относятся с большим доверием, но мы уверены, что со временем эта тенденция будет меняться.

Реализовать обмен электронными документами в организации можно и до прогнозируемых изменений правовой основы.

Внедрение электронного кадрового документооборота, исходя из нашего опыта, поможет существенно снизить трудозатраты сотрудников, сэкономить бумагу и расходы на оргтехнику, ускорить поиск нужных документов и улучшить их сохранность, а также быть готовым к цифровому формату.

Например, раньше мы могли потратить недели на подписание документа: промежуточное перекладывание документа «со стола на стол», поиск, в каком отделе «застрял» документ, ожидание возвращения в офис подписанта. А при обмене документами с дистанционными сотрудниками нужно было закладывать время и средства на почтовую/курьерскую отправку или просить работника приехать в офис. Теперь документ сразу попадает к ответственному, а процесс согласования можно отслеживать в системе.

Мы рекомендуем провести комплекс мероприятий по переходу на электронный кадровый документооборот, который, как правило, включает следующие процедуры:

аудит кадровых процессов в организации. Это позволит определить порядок взаимодействия, согласования и работы с документами и при необходимости их оптимизации;
оценка рисков перевода кадровой документации в электронный вид с применением того или иного вида электронной подписи. Например, документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников и хранение их в бумажном виде, можно перевести в электронный вид и использовать для их подписания электронные подписи. Есть же ряд документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены в бумажном виде с собственноручной подписью работника, и перевод их в электронный формат может иметь негативные последствия в судебных разбирательствах и замечания со стороны проверяющих органов;
техническое решение, с помощью которого будет реализован электронный документооборот. И здесь каждая компания выбирает удобный для себя инструмент;
и наиболее важный шаг — формирование нормативной базы: следует закрепить понятие электронного кадрового документооборота и электронной подписи внутри компании, определить порядок взаимодействия и обмена электронными документами, а также заключить с каждым участников соглашение об электронном обмене документами.

Целесообразно переводить в электронный документооборот не все сразу, а отдельные кадровые процессы и сопровождающую их оформление документацию. Также важна слаженная работа всех, кто задействован этом процессе: кадровиков, методологов, юристов и ИТ-специалистов.

Источник: Klerk