Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Законодательство России определяет, что ведение бухгалтерского учета (БУ) — обязанность для всех экономических субъектов, действующих в РФ. Это положение закреплено в актах федерального уровня (в частности, № 402-ФЗ), поэтому руководство компании должно обеспечить полное, непрерывное, и достоверное отражение всех операций в первичных документах и сводных регистрах.

В нормативных документах определены объекты БУ:

активы в виде основных средств и средств труда, объектов интеллектуальной собственности, товаров, денежных средств, финансовых вложений, дебиторской задолженности и другого имущества;
обязательства и затраты, которые возникают у субъекта;
факты хозяйственной жизни, возникающие во время деятельности;
источники финансирования бизнеса;
доходы из всех источников.

Кто несет ответственность за выполнение требований

В соответствии с действующими нормами, ответственность за выполнение требований несет руководитель компании. Создание условий для ведения БУ в соответствии с законодательством — его прерогатива и обязанность. Необходимо обеспечить возможность эффективной организации бухучета и выполнения основных задач, к которым относятся:

формирование сведений о деятельности субъекта предпринимательства, его финансовом положении, финансовом результате, движении денежных средств — они должны быть полными, достоверными, систематизированными и документированными;
предоставление информации всем контролирующим организациям в меру их полномочий, в соответствии с законодательством РФ;
предупреждение негативных последствий (путем анализа информации, прогнозирования), минимизация рисков;
выявление внутрихозяйственных резервов, в целях получения максимальной прибыли, рационального использования финансовых, материальных и трудовых ресурсов.

Организация ведения бухгалтерского учета и хранения документов возложена на руководителя по закону. Руководитель организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета:

- на главного бухгалтера,

- на иное должностное лицо этой организации, уполномоченное руководителем,

- заключить договор об оказании услуг по ведению БУ со сторонней компанией или предпринимателем

Руководитель не имеет права вести бухгалтерский учет самостоятельно, за исключением отдельных случаев.

Руководитель имеет право вести бухгалтерский учет самостоятельно в случаях, когда экономический субъект:

вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность,
является субъектом среднего предпринимательства, за исключением организаций, подлежащих обязательному аудиту, ЖСК, микрофинансовые организации и другие организации (указанные в п.5 ст.6 закона № 402-ФЗ).

Лицо, на которого возлагаются обязанности ведения бухгалтерского учета, должен обладать определенной профессиональной квалификацией. Требования к квалификации бухгалтера установлены п.4 ст.7 закона № 402-ФЗ.

В России принят профессиональный стандарт «Бухгалтер», который утвержден приказом Минтруда от 22 декабря 2014 г. № 1061н.

Если руководитель делегирует ведение бухгалтерского учета другому лицу (в т. ч. финансовому директору, главному бухгалтеру), ему необходимо указать эти функции:

в трудовом договоре и должностной инструкции, если это сотрудник компании,
в договоре со сторонним лицом или организацией (максимально перечислить обязанности и разграничить зоны ответственности).

В законе № 402-ФЗ определен перечень субъектов, которые могут вести бухучет по упрощенной форме и тех, которые могут вообще не вести бухучет по правилам РФ (РСБУ).

По упрощенной форме могут вести учет:

субъекты малого предпринимательства, кроме подлежащих обязательному аудиту;
некоммерческие организации (НКО), кроме фондов, для которых аудит является обязательным;
другие организации, указанные в п.4 ст.6 закона № 402-ФЗ.

Бухучет по правилам РСБУ могут не вести:

индивидуальные предприниматели на ЕНВД
филиалы и представительства иностранных организаций, если они ведут налоговый учет по правилам НК РФ
другие лица, указанные в п.2 ст.6 закона № 402-ФЗ

Отметим, что подразделения иностранных организаций в РФ, как правило, ведут учет по РСБУ, так как в их Положениях, представленных для регистрации в РФ, указано именно это. Во многих случаях такой выбор оправдан, потому что налоговые правила часто ссылаются на нормы, определенные для российского учета. Если же филиал или представительство не заявило официально, что ведет учет по РСБУ, то оно должно вести бухучет по правилам головной организации (МСФО, GAAP, национальным стандартам) параллельно формируя налоговые регистры и налоговую отчетность по НК РФ.

По общему правилу лицо, на которого возложено ведение бухгалтерского учета, отвечает перед руководителем за

учетную политику;
правильность методологии и ведения БУ;
ведение налогового учета;
формирование полной, достоверной отчетности и своевременность ее передачи в соответствующие инстанции.

Если в организации ведутся кассовые операции, а должность кассира отсутствует, руководитель может возложить эти обязанности на другого работника. При этом рекомендуется заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности, а также внести соответствующие дополнения в трудовой договор и должностную инструкцию.

Руководитель обязан организовать систему внутреннего контроля в компании. Важным инструментом внутреннего контроля является определение документооборота и политики полномочий.

Требования бухгалтерского учета обязательны для выполнения всеми работниками организации.

Перечень основных требований к бухгалтерскому учету

Система нормативной документации, регламентирующая сферу учета, определена Законом о бухгалтерском учете и Налоговым Кодексом РФ. В системе БУ различают федеральные и отраслевые стандарты, которые все хозяйствующие в РФ субъекты обязаны выполнять.

Основные требования ведения бухучета содержат в себе следующие правила:

бухгалтерский учет ведется непрерывно до момента ликвидации организации;
учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, перечень которых утвержден Минфином РФ (План счетов – приказ Минфина РФ № 94н от 31.10.2000г., кроме кредитных организаций);
каждый факт оформляется первичным учетным документом, который должен содержать обязательные реквизиты. Перечень обязательных реквизитов указан в п.2 ст.9 закона № 402-ФЗ;
первичные документы могут оформляться как в бумажном виде, так и в электронном (при выполнении особых правил)
данные в первичных учетных документах регистрируются в хронологическом порядке и переносятся в учетные регистры;
не допускается регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета (п.2 ст.10 закона № 402-ФЗ);
объекты бухгалтерского учета подлежат денежному измерению в валюте РФ;
ведение документации на русском языке и в рублях (национальной валюте РФ)

Если расчеты ведутся в иностранной валюте или активы и обязательства выражены в иностранной валюте, то они пересчитываются в рубли по курсу Центробанка РФ, на соответствующую дату.

обязательность проведения инвентаризаций;
остатки по счетам в банках, расчетам с бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны (п.74 Приказа Минфина РФ № 34н от 29.07.1998г.);
соблюдение учетной политики на протяжении всей деятельности организации
соблюдение принципов ведения учета, среди которых полнота и своевременность, , осмотрительность, приоритет содержания над формой, соответствие данных синтетического и аналитического учета, рациональность;
разделение учета краткосрочных и долгосрочных активов и обязательств. Критерием срока является один календарный год;
обособленный учет собственного имущества и имущества сторонних лиц;
составление и представление годовой (финансовой) бухгалтерской и в отдельных случаях промежуточной отчетности. Отчетным годом является календарный год. Отчетность составляется в валюте РФ;
Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной, если она подписана руководителем на бумажном носителе.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность не является коммерческой тайной.
Правовое регулирование консолидированной финансовой отчетности осуществляется в соответствии с № 402-ФЗ и законом «О консолидированной финансовой отчетности» № 208-ФЗ от 27.07.2010г.

Требования к первичным документам и регистрам бухучета

В настоящее время существенное значение приобретают вопросы представления и оформления первичных учетных документов, составления бухгалтерских регистров.

На практике налоговые органы часто не признают расходы при проверках налога на прибыль, если находят в первичных документах несоответствия правилам их оформления в РФ. Для признания расходов требуется не только их документальное подтверждение и экономическое обоснование, но и документальное подтверждение факта осуществления расходов (п.1 ст.252 НК РФ). Налоговики пользуются формальными основаниями, а суды в некоторых случаях их поддерживают.

Особое значение наличие документов, подтверждающих факт расходов, приобретает сейчас, после дополнения Налогового Кодекса РФ статьей 54.1, связанной с получением необоснованной налоговой выгоды в результате искажения сведений о фактах хозяйственной жизни, объектах налогообложения.

Если расходы произведены на территории РФ, то они должны быть оформлены по правилам российского законодательства.

Если расходы произведены на территории иностранного государства, то они могут быть оформлены по правилам делового оборота, принятым в этом иностранном государстве. Правила эти, вряд ли, кому-нибудь доступны из представителей налоговых органов, поэтому документы, подтверждающие такие расходы, принимаются со значительными послаблениями и допущениями.

Обозначим основные требования к документам по РСБУ:

формы первичных документов должны быть утверждены руководителем;
обязательными реквизитами первичного документа являются: наименование документа, дата составления, наименование организации (экономического субъекта), содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и денежного измерения с указанием единицы измерения, наименование должности лиц, подписавших документ, подписи этих лиц с указанием фамилии и инициалов;
дата документа должна соответствовать дате совершения операции или дате непосредственно после ее окончания (иногда это видно из текста документа или иных документов, сопровождающих операцию);
наличие на предприятии перечня лиц, которые вправе подписывать документы, — его утверждает руководство;
исправления в документах осуществляются по специальным правилам;
лицо, ответственное за оформление документа, обязано обеспечить своевременную его передачу для регистрации в бухгалтерском учете, а также несет ответственность за достоверность данных, указанных в документе;
некоторые формы документов, утверждены федеральными законами и обязательны к применению со всем набором, указанных в них реквизитов.

Обозначим основные требования к регистрам по РСБУ:

формы регистров утверждает руководитель;
регистры должны иметь следующие реквизиты: наименование регистра, наименование организации (экономического субъекта), дата начала и окончания ведения регистра (период), хронологическая и систематическая группировка объектов, величина натурального и денежного измерения с указанием единицы измерения, наименование должности лиц, подписавших документ, подписи этих лиц с указанием фамилии и инициалов;
не допускаются в регистрах пропуски и изъятия, регистрация мнимых и притворных объектов;
регистры ведутся в бумажной и машинно-электронной форме, должны быть защищены от несогласованных корректировок, уничтожения;
содержание бухгалтерских регистров — коммерческая тайна компании, и лица, имеющие к ней доступ, обязаны ее сохранять. За нарушение этого требования законодательство предусматривает ответственность.

Налогоплательщики должны вести аналитические налоговые регистры. Правила ведения налоговых регистров указаны в НК РФ.

Мы перечислили основные требования ведения бухучета, но существуют и другие обязательные требования. Чтобы быть уверенным в их соблюдении, стоит заручиться поддержкой компетентных специалистов. Компания BDO Unicon Outsourcing работает в области бизнес-консультирования, аудита, в том числе кадрового, и готова предоставить помощь экспертов со строгой отраслевой специализацией. Мы 25 лет оказываем профессиональные консалтинговые услуги и ручаемся за качество результата сотрудничества.