методолог BDO Unicon Outsourcing
Как разобраться, почему сотрудники не справляются с работой? Может они перегружены, и требуется дополнительный персонал, или же они недостаточно эффективно работают? При грамотной оптимизации процесса возможно сократить штат, не снижая при этом эффективности работы.
Сколько человек должен считать расчетный бухгалтер, как рассчитать загруженность бухгалтера, коэффициент главного бухгалтера и оптимальная численность бухгалтерии на предприятии - обсудим в этой статье.
Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала. И если перед некоторыми специалистами не составит труда поставить конкретные задачи и сроки их решения, и оценить количество сделанной ими работы . Например, журналисты получают гонорары за определенный объем текстов или их количество. То понять, каков КПД работы других работников, бывает довольно сложно.
Кроме того, зачастую руководителям нужно обосновать увеличение или уменьшение штата для генерального директора или акционеров компании. Каковы же могут быть наглядные аргументы, свидетельствующие о нехватке или переизбытке сотрудников, и как подсчитать оптимальное количество человек для того или иного отдела? Рассмотрим этот вопрос на примере работы бухгалтерии.
Одним из инструментов оценки эффективности работы отдела, является нормирование.
Для начала попробуем разобраться, может ли бухгалтерия являться объектом нормирования. Процесс бухучета не является уникальным и состоит из нескольких основных компонентов, которыми обладает любой стандартный процесс:
- исполнители;
- входящая информация (то есть первичная документация);
- правила и регламенты (положения по бухгалтерскому учету, Налоговый кодекс);
- сложившаяся практика;
- результат (отчетность).
Если мы знаем количество входящих данных и количество человеко-часов, необходимое для обработки единицы таких данных, то, перемножив эти показатели, мы получим нормативные трудозатраты. Сравнив их с реальными, можно понять, требуется ли увеличение или сокращение штата бухгалтеров в компании.
Количество человеко-часов, необходимое для получения единицы результата работы, называется нормативами трудозатрат. Такие нормативы могут быть фактическими и оптимальными. Первые отражают текущую ситуацию в компании на момент измерения, вторые рассчитываются в среднем по отрасли и показывают, к чему надо стремиться.
Способы расчета трудозатрат
Существует несколько основных способов расчета нормативов трудозатрат для компании:
- бенчмаркинг;
- факторное нормирование;
- фотография рабочего дня;
- микроэлементное нормирование.
Рассмотрим каждый из них в отдельности и остановимся на наиболее оптимальном с точки зрения трудоемкости и точности методе.
Бенчмаркинг – это оценка и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях вашей отрасли. Обычно рассматривают наиболее успешные компании на рынке, и для каждой отрасли рассчитывают собственный норматив. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только по лидерам рынка, но и точность таких нормативов будет невысокой, потому что не учитываются объемы бизнеса, специфика каждой конкретной компании и т.д.
Метод фотографии рабочего дня заключается в том, что аудитор или сотрудник отдела по работе с персоналом фиксирует каждое действие сотрудника в течение всего рабочего дня и замеряет длительность его выполнения. Такой способ очень трудозатратен и более эффективен на производстве. Для расчета бухгалтерских нормативов он подходит не всегда.
Микроэлементное нормирование – один из наиболее точных способов определения нормативов. При этом каждый процесс разделяют на элементарные составляющие, а затем измеряют время, затрачиваемое на выполнение этих элементов. Но при своих преимуществах в точности этот метод требует больших трудозатрат.
Метод факторного нормирования дает наиболее точные результаты и не слишком сложен в использовании. В этом случае для расчета необходимого числа сотрудников учитывают различные факторы, влияющие на трудозатраты и результат процесса. Для этого деятельность подразделения разбивают на участки, по каждому из которых оцениваются трудозатраты. Затем для каждого из процессов (задач) выявляются факторы, которые наиболее сильно влияют на сроки и сложность их выполнения. Перемножая полученные данные, получаем нормативы.
Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие участки:
- учет кассовых операций;
- учет расчетов по банковским операциям;
- учет расчетов с подотчетными лицами;
- учет расчетов с поставщиками и подрядчиками;
- учет реализации;
- управленческая и корпоративная отчетность;
- учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов;
- учет товарно-материальных запасов;
- учет финансовых вложений;
- учет финансирования и займов;
- подготовка налоговой отчетности;
- расчет заработной платы.
Компании необходимо определить, какие из этих участков обслуживает бухгалтерия, и далее произвести оценку трудозатрат по каждому процессу. При этом необходимо учесть уровень квалификации задействованных бухгалтеров. Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты. Например, в случае с расчетом заработной платы такими факторами являются:
- количество начислений и удержаний;
- количество межрасчетов;
- количество сотрудников, для которых проводится расчет зарплаты (расчетных листков).
А в учете расчетов с поставщиками к таким факторам мы отнесем:
- число накладных;
- среднее количество номенклатурных позиций в накладной.
После того, как мы определились с процессами, трудозатратами и факторами, рассчитываем для каждого процесса норматив трудозатрат для бухгалтеров. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество расчетных листков в месяц на одного бухгалтера. А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.
Пример
Компания занимается оптовой торговлей. В ней работает 100 сотрудников, при этом она имеет 50 поставщиков, 10 поставок от каждого ежемесячно на каждый из 2 имеющихся складов. Платежи каждому поставщику производят 2 раза в месяц. Компания имеет 1000 клиентов, каждый из которых делает в среднем 10 покупок ежемесячно. При этом из исследований рынка мы знаем следующие нормативы:
- норматив учета расчетов с поставщиками: 36 накладных в час на одного бухгалтера;
- норматив учета расчетов с покупателями: 40 накладных покупателям в час на одного бухгалтера;
- норматив учета расчетов по банковским операциям: 15 платежным поручений в час на одного бухгалтера;
- норматив расчета заработной платы: 1500 расчетных листков в месяц на одного бухгалтера.
Сколько бухгалтеров необходимо такой компании?
Учет расчетов с поставщиками:
50 поставщиков х 10 поставок х 2 склада = 1000 накладных от поставщиков в месяц.
Производительность:
36 × 21 день × 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц.
Необходимые ресурсы:
1000 : 6048 = 0,17 бухгалтера
Учет расчетов с покупателями:
1 000 клиентов × 10 покупок = 10 000 заказов от покупателей в месяц
Производительность:
40 × 21 × 8 = 6720 накладных покупателям в месяц
Необходимые ресурсы:
10 000 ÷ 6720 = 1,48 бухгалтера
Работа с банком:
50 поставщиков × 2 раза в месяц = 100 платежных поручений в месяц
Производительность:
15 × 21 × 8 = 2520 платежных поручений в месяц
Необходимые ресурсы:
100 ÷ 2520 = 0,04 бухгалтера
Необходимые ресурсы = 100 ÷ 1500 = 0,06 бухгалтера
Итого: 0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,06 = 1,75 бухгалтера
Следовательно, такой компании будет достаточно двух бухгалтеров.
Метод нормирования можно применить и к одному конкретному специалисту, чтобы определить степень его загрузки. Если задач у сотрудника слишком много, необходимо снять часть их и перераспределить между другими работниками, если это возможно, либо нанять дополнительных людей для выполнения этой работы. Если после всех расчетов выяснилось, что сотрудники загружены не полностью, можно занять их на каких-то новых участках работы или же сократить штат и распределить общую нагрузку равномерно по оставшимся сотрудникам. Как вариант – передать неравномерно распределяющиеся во времени задачи на аутсорсинг. В этом случае платить нужно только за реальный объем работы, и у вас не будет необходимости содержать работника, услуги которого не нужны вам все пять дней в неделю.
Для того, чтобы сделать работу сотрудников более результативной, можно установить для них определенные показатели эффективности (так называемые KPI), достижение которых влияет на размер премии. Показатели эффективности помогут учитывать разный КПД сотрудников, ведь при одинаковом окладе и одной и той же должности люди будут получать разную премию, которая зависит напрямую от качества их работы.
Выбор показателей KPI зависит от должности и определяется руководством компании или отдела. Для бухгалтерии это может быть количество ошибок в проводимых операциях и отчетности, соблюдение сроков ее сдачи и т.д. Установить KPI можно практически для любой должности, для этого подойдут любые показатели, которые можно измерить и подсчитать и которые влияют на общий результат работы.
Источник: журнал «Актуальная бухгалтерия», декабрь, система «Гарант»
