Заместитель генерального директора по маркетингу и развитию бизнеса
Начальники отделов и директора компаний регулярно вынуждены оценивать, насколько загружены их подчиненные. Во-первых, это необходимо для того, чтобы понять, справляются ли сотрудники со своей работой. Если не справляются, связано ли это с тем, что они не работают в полную силу или, наоборот, они не успевают выполнять все задачи, потому что в компании не хватает людей? Для ответа на этот вопрос и нужна оценка загруженности. А во-вторых, для того, чтобы обосновать перед вышестоящим руководством необходимость найма новых сотрудников или сокращения имеющихся.
Объем работы различных специалистов оценивается по-разному. Работа журналиста измеряется объемами и количеством текстов, объем работы учителя - часами и количеством учеников. Для оценки коэффициента полезного действия этих специалистов используются сроки сдачи и количество корректорских и редакторских правок - в случае с журналистом, результаты контрольных и проверочных работ - в случае с учителем. Но измерить объем работы и ее качество в других специальностях бывает значительно сложнее. Например, как определить объем работы и КПД бухгалтера? Какой пример нормирования труда главного бухгалтера можно привести?
За рубежом активно используется методика факторного нормирования, которая пока что не получила распространения в России. Но для начала стоит разобраться в самом понятии нормирования и его видах.
Нормирование - это определение норм трудозатрат для конкретных процессов или операций (т. е. необходимого количества времени для одного сотрудника для получения единицы результата). Нормативами трудозатрат называется необходимое количество человеко-часов (или других единиц измерения) для получения единицы результата работы. Для начала нужно рассчитать текущие трудозатраты на предприятии или в отделе, затем сравнить их с заранее рассчитанными нормативами. От метода расчета этих нормативов и зависит тип нормирования, применяемый для разных компаний.
Очевидно, что любой производственный процесс может быть объектом нормирования. Но можно ли сделать таким объектом бухгалтерию? Для этого необходимо убедиться в том, что процесс бухучета не является уникальным. Он подразумевает наличие таких составляющих, как исполнители, входящая информация, правила и регламенты (законодательные и локальные), сложившаяся практика и результат на выходе (бухгалтерская отчетность).
Ранее в нашей стране пользовалось популярностью микроэлементное нормирование и хронометраж на производстве. Существовали целые тома нормативов для различных специальностей. Но с развитием автоматизации и изменением технологий такой метод перестал быть выгодным и удобным: нормы пришлось бы слишком часто менять, да и огромный штат нормировщиков с секундомером, которые будут замерять время каждого действия рабочего - это не то, к чему стремится современное производство. Кроме того, методы хронометража и микроэлементного нормирования подходят только для операций на производстве. А на сегодняшний день компаниям необходимо еще и нормирование бизнес-процессов.
Схожий с хронометражем метод фотографии рабочего дня подразумевает фиксацию всех действий сотрудника в течение дня, включая время отдыха. Такой метод также более актуален на производстве, а в случае интеллектуального труда поможет специалисту эффективнее управлять своим рабочим временем. Более применимый к бизнес-процессам метод - бенчмаркинг. Это сравнение трудозатрат на конкретные процессы в различных отраслях. При этом отбираются наиболее успешные компании в каждой отрасли и их нормативы принимаются за идеал, к которому и следует стремиться. Такой метод довольно прост и не требует обрабатывать большое количество информации. Но он не учитывает специфику каждой компании в отрасли: объем бизнеса, структуру предприятия, организацию процессов и т.д.
Самым оптимальным методом для расчета нормативов для бизнес-процессов является факторное нормирование. Это метод, при использовании которого необходимую численность сотрудников рассчитывают с учетом факторов, влияющих на результат работы. Его и рассмотрим подробнее.
Для факторного нормирования необходимо разделить деятельность подразделения на процессы, по каждому из которых нужно оценить трудозатраты. Затем для каждого процесса надо выявить факторы, которые наиболее сильно влияют на трудозатраты, и с их учетом рассчитать нормативы.
Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие процессы:
учет кассовых операций; учет расчетов по банковским операциям; учет расчетов с подотчетными лицами; учет расчетов с поставщиками и подрядчиками; учет реализации;
управленческая и корпоративная отчетность; учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов; учет товарно-материальных запасов; учет финансовых вложений; учет финансирования и займов; подготовка налоговой отчетности; расчет заработной платы.
Необходимо определить, какие из этих участков затрагивает бухгалтерия. Далее нужно рассчитать трудозатраты по каждому процессу с учетом уровней квалификации задействованных бухгалтеров. Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты. Например, в случае с таким процессом, как расчет заработной платы, этими факторами являются: количество начислений и удержаний; количество межрасчетов; количество расчетных листков.
В учете расчетов с поставщиками:
- количество накладных;
- среднее количество номенклатурных позиций в накладной.
После выделения процессов и определения факторов для каждого процесса нужно рассчитать норматив трудозатрат. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера. А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.
Пример расчетов нормативов В компании 200 сотрудников и 3 склада. Она занимается оптовой торговлей и работает с 62 поставщиками.
В месяц от каждого поставщика получается 10 поставок на каждый склад.
Счета каждому поставщику оплачиваются два раза в месяц.
Каждый из 1000 клиентов компании делает в среднем 10 покупок в месяц.
Кроме того, даны следующие нормативы:
- учет расчетов с поставщиками на одного бухгалтера: 36 накладных в час;
- учет расчетов с покупателями на одного бухгалтера: 40 накладных в час;
- учет расчетов по банковским операциям на одного бухгалтера: 15 платежных поручений в час;
- расчет заработной платы на одного бухгалтера: 1500 расчетных листков в месяц.
Достаточно ли будет такой компании двух бухгалтеров?
Учет расчетов с поставщиками:
62 поставщика * 10 поставок * 3 склада = 1860 накладных от поставщиков в месяц. Производительность = 36 * 21 день * 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц Необходимые ресурсы = 1860 : 6048 = 0,31 бухгалтера.
Учет расчетов с покупателями:
1000 клиентов * 10 покупок = 10 000 заказов от покупателей в месяц.
Производительность = 40 * 21 * 8 = 6720 накладных покупателям в месяц.
Необходимые ресурсы = 10 000 : 6720 = 1,48 бухгалтера.
Работа с банком:
62 поставщика Ч 2 раза в месяц = 124 платежных поручения в месяц.
Производительность = 15 * 21 * 8 = 2520 платежных поручений в месяц.
Необходимые ресурсы = 124 : 2520 = 0,05 бухгалтера.
Расчет заработной платы:
Необходимые ресурсы = 200 : 1500 = 0,13 бухгалтера.
Итого: 0,31+1,48+0,05+0,13=1,97 бухгалтера.
Следовательно, в нашем случае двух бухгалтеров будет достаточно для полноценной работы отдела.
Полную версию статьи вы можете прочитать в «Финансовой газете», №49
