Коронавирус: что можно сделать прямо сейчас?

На данный момент трудно оценить, закончится ли эпидемия коронавируса в ближайшее время или продолжится в течение длительного периода. Пока что многие компании вынуждены приостановить свою деятельность или работать с перегрузкой, а руководители — перейти на ручное управление бизнесом в соответствии с имеющейся системой риск-менеджмента, если, конечно, она была внедрена.

Наши коллеги в Азии одни из первых прошли через проблемы, которые создала пандемия, и имели время и возможность оценить, как повлиял на бизнес этот «черный лебедь».

В публикации, подготовленной BDO в Гонконге, эксперты обозначили ключевые риски и меры, которые стоит предпринять компаниям в текущих реалиях.

Сейчас критически важно системно подойти к оценке рисков и защите данных, выявить «болевые точки» и сократить время на восстановление деятельности компании. И если ваша компания этого еще не сделала, BDO предлагает обратить особое внимание на следующие риски.

Влияние коронавируса на устойчивость бизнеса

В условиях пандемии компании жизненно важно сохранять платежеспособность: критический элемент в любой момент неопределенности состоит в том, чтобы сохранить ликвидную позицию и выиграть время для восстановления. Коллеги из BDO в Гонконге рекомендуют создать рабочую группу, которая отслеживает ключевые показатели эффективности в критически важных бизнес-единицах.

• Проведите тщательную оценку рисков бизнес-операций в целом по всему миру, не фокусируясь на определенных странах или регионах, чтобы оценить возможные перебои в работе компании и предусмотреть меры по минимизации потенциальных негативных воздействий.

• Изучите темпы расходов в связи с планами расширения компании и существующими проектами развития (если таковые имеются) и замедлите темпы оттока денежных средств.

• Пересмотрите распределение ресурсов с приоритетом на бизнес-направления с меньшими потенциальными рисками.

• Изучите возможности и модели трансформации бизнеса, чтобы снизить чрезмерную зависимость от существующих бизнес-моделей.

• Определите меры по снижению затрат и контролю за бюджетом. Например, стоит оценить возможность аутсорсинга определенных бизнес-процессов в целях экономии.

• Подумайте об альтернативных решениях, если появится необходимость приостановить деятельность на территории предприятия.

Влияние коронавируса на обязательства по контрактам

Некоторые компании могут быть не в состоянии выполнить свои договорные обязательства из-за перебоев в цепи поставок или непредвиденных обстоятельств, не зависящих от компании, но препятствующих ее работе. Коллеги из BDO в Гонконге рекомендуют вместе с юристами пересмотреть контракты, определив свои права и средства правовой защиты в случае невыполнения обязательств по ним.

• По возможности минимизируйте воздействие эпидемии на операционную деятельность и задокументируйте предпринятые вами шаги в качестве доказательства при необходимости защиты своих интересов.

• В случае невозможности выполнения договорных обязательств определите уровень финансового ущерба и степень негативного воздействия на долгосрочные деловые отношения с партнерами.

• Изучите действующие страховые полисы на предмет покрытия убытков от распространения коронавируса в соответствии с существующими условиями; оцените возможность внесения изменений в страховое покрытие для максимальной защиты.

Влияние коронавируса на цепочку поставок

Правительства всего мира начали принимать меры, ограничивающие перемещение товаров и людей между их границами и границами Китая. Поскольку Китай является «фабрикой мира», кажется невозможным представить сценарий, в котором цепочка поставок не будет затронута или нарушена в результате таких мер. Ваша ключевая задача — определить, на каком этапе могут произойти или происходят нарушения, оценить запасы, найти альтернативных поставщиков на случай, если основные поставщики по какой-либо причине не смогут выполнить свои обязательства.

• Пересмотрите приоритеты производственной линии для оперативной реакции на изменяющиеся потребности рынка, а также повысьте уровень страхового запаса.

• Предварительно оцените альтернативных поставщиков на случай, если основные поставщики по какой-либо причине не смогут выполнить свои обязательства.

• Проверьте, есть ли у поставщиков задокументированные планы обеспечения непрерывной работы бизнес-подразделений и аварийного восстановления информационных технологий, в том числе для критически важных бизнес-партнеров.

• Оцените, сколько времени поставщику потребуется для восстановления критически важных бизнес-процессов.

Влияние коронавируса на здоровье и безопасность сотрудников и клиентов

Коронавирус является инфекционным заболеванием. Сбор сотрудников в офисах может подвергнуть их риску заражения вирусом. Эпидемия усложняет достижение баланса между производительностью и безопасными условиями труда. Скорейшее принятие адекватных профилактических мер и поддержание эффективной политики в отношении инфекционных заболеваний может помочь обеспечить безопасные условия труда для сотрудников и клиентов.

• Соблюдайте все обязательные требования к отчетности и карантину, объявленные органами здравоохранения в вашем регионе.

• Назначьте ответственных за выполнение плана антикризисного управления (в случае необходимости) в регионах и за рубежом.

• Ведите открытую и полную коммуникацию с сотрудниками по поводу короновируса, чтобы избежать беспокойства и слухов.

• Постоянно отслеживайте и обновляйте информацию о поездках сотрудников, особенно в страны с большим потенциальным риском заражения вирусом.

• Распространите информацию о мерах предосторожности, чтобы минимизировать распространение вируса.

• Отрегулируйте размещение сотрудников в офисе таким образом, чтобы обеспечить безопасное расстояние между ними.

• Рассмотрите возможность перевода сотрудников на удаленную работу.

• Обеспечьте средства защиты для контроля инфекционных заболеваний (маски, антисептические салфетки).

• Регулярно проверяйте температуру у сотрудников и посетителей компании.

• Обращайте внимание на отпуск по болезни и симптомы, при необходимости принимайте меры по сдерживанию распространения вируса.

Влияние коронавируса на технологии и информационную безопасность

Многие компании позволили сотрудникам работать из дома, чтобы ограничить распространение вируса. Персонал подключается к корпоративным сетям компании удаленно; в то же время благодаря популярности смартфонов и приложений для обмена мгновенными сообщениями сотрудники могут общаться с коллегами, клиентами и поставщиками через мобильные приложения. ИТ-подразделение становится ключевым звеном, которое обеспечивает работоспособность компании и ее безопасность. Его задача — снизить риски утечки данных, связанные с обменом данными через мобильные приложения, обеспечить безопасность сетевых подключений. 

• Повышайте осведомленность пользователей о кибератаках и политике вашей компании по работе с конфиденциальной информацией и персональными данными клиентов и партнеров.

• Контролируйте использование неавторизованных компьютеров и их доступ к сети.

• Доступно разъясните сотрудникам, какая коммуникация возможна в мессенджерах и социальных сетях, а какие данные не должны покидать внутренние системы компании.

• При коммуникации в мессенджерах диалог должен обязательно включать как минимум двух ключевых сотрудников соответствующего направления, чтобы избежать потери информации (принцип добавления коллег или руководителя в копию при переписке по электронной почте).