об опыте использования аутсорсинговых услуг
1. Прибегали ли вы в своей практике к использованию аутсорсинговых услуг?
Да, мы широко используем аутсорсинговые услуги.
Наша история в том, что в процессе разделения бизнеса Siemens и Gigaset стояла задача быстро и эффективно передать процессы бизнес администрирования от подразделений Siemens новому бизнесу. В связи с этим было принято решение отдать все непрофильные процессы на аутсорсинг (налоговый, бухгалтерский и кадровый учет, подготовку бухгалтерской отчетности, логистику), чтобы сконцентрироваться на основных бизнес-функциях. В итоге компания успешно работает по такой схеме уже 7 лет.
2. Каким образом вы принимали решение о передаче услуг на аутсорсинг? Как выбирали, что именно следует вывести на аутсорсинг?
Наши бизнес-процессы были отлажены. Для их обслуживания необходимо было или создавать свою собственную бухгалтерию и другие службы бэк офиса, что требовало больших затрат времени и ресурсов, либо, что гораздо более эффективно, надо было передать процессы на аутсорсинг уже созданной команде профессионалов. В конечном итоге, такое решение было принято в штаб-квартире Gigaset в Германии, где такая форма организации работы вполне распространена. На аутсорсинг сразу отдали все непрофильные процессы.
3. Сравнивали ли варианты аутсорсинга и централизации функции в рамках своей компании?
Конечно, при принятии решения мы взвешивали все «за» и «против» схемы работы по аутсорсингу. Централизация бухгалтерской, кадровой и логистической функции на уровне глобальной корпорации у нас была налажена и эффективно работала. Но обслуживание этих же функций на уровне страны, локального офиса, требовало больших ресурсов, при этом масштабируемость системы была бы на гораздо более низком уровне. В итоге, скорость внедрения, эффективность работы, а также возможность увеличивать или уменьшать объем аутсорсинговых услуг, и, как следствие, размер затрат, утвердили нас в решении, что необходимо использовать аутсорсинг этих функций. Поэтому мы изначально стали работать по такой схеме.
4. Как выбирали партнера по оказанию аутсорсинговых услуг?
Мы проводили тендер, к которому были допущены провайдеры, отвечающие следующим критериям: наличие офисов в Германии (где находится штаб-квартира Gigaset) и других странах присутствия компании, знание международных стандартов ведения бизнеса, понимание корпоративной культуры в Германии, обширная методическая база, большой опыт и хорошее знание законодательства РФ.
5. Как оцениваете эффективность передачи услуг на аутсорсинг?
Мы получили от аутсорсинга то, чего ожидали. Во-первых, это возможность экономить время на обслуживании рутинных процессов и сфокусироваться на основном бизнесе. Во-вторых, масштабируемость оказываемых услуг - важный показатель в случае ярко выраженной сезонности бизнеса. В-третьих, сокращение затрат – т.к. мы платим только за то, что нужно нашему бизнесу в конкретный момент его развития.
6. Проблемы в ходе передачи услуг на аутсорсинг, как их решали?
Нам необходима была трехсторонняя модель сотрудничества, так как во многие процессы вовлечен головной офис Gigaset. Эту модель надо было реализовать и организационно, и с точки зрения ИТ-инфраструктуры – подрядчику аутсорсинговых услуг предоставлялись широкие права на работу в нашей системе учета. В итоге мы сумели выстроить все процессы так, что в их обслуживание вовлечены российский офис Gigaset, немецкий офис и подрядчик аутсорсинговых услуг. Все понимают свою роль и эффективно взаимодействуют.
Еще одна проблема, связанная с особенностями глобальных компаний – сжатые сроки закрытия отчётных периодов и подготовки отчётности. Например, в Gigaset подводят итоги промежуточных отчётных периодов к 6 дню следующего периода, а итоги финансового года – к 11 января. Позже указанных сроков изменить что-то в отчетности за прошедший период технически невозможно. Добиться от российских поставщиков закрывающих документов в такой короткий срок крайне сложно. Эту проблему решали совместно с подрядчиком: выстраивали коммуникацию со всеми поставщиками, использовали всевозможные методы для максимальной точности, - и в итоге сумели уменьшить расхождение между российской и международной отчетностью до 5 и менее процентов.
Дополнительной проблемой является то, что бизнес – среда непостоянна. Она меняется и требует изменения старых бизнес-процессов, а иногда и создания новых. В случае применения аутсорсинга, очень важна гибкость подрядчика в принятии этих изменений, возможности и готовности эти изменения обслуживать. В нашем случае нам удалось добиться гибкости подрядчика за счет вовлечения его представителей в разработку новых бизнес-процессов на максимально ранних стадиях рабочего процесса.
7.Что бы могли порекомендовать тем, кто рассматривает вопрос передачи услуг на аутсорсинг, чему стоит уделить повышенное внимание?
Объективно подходить к выбору аутсорсинговых услуг, которые имеют как плюсы, так и минусы. Тщательно выбирайте подрядчика и детально обсуждайте условия договора. Не забывайте о том, что даже с самым надежным поставщиком вы не сможете забыть о процессах, которые передали на аутсорсинг – это ваши процессы и то, насколько они эффективны, зависит тоже от вас. Аутсорсер – это эффективные руки, но ваш контроль и ваше управление необходимо в любом случае. Ну и конечно не стоит бояться аутсорсинга, это эффективный инструмент в работе компании. Желаю удачи!
