12 мин
В условиях высокой текучести кадров и скользящих графиков автоматизация табельного учёта становится критически важной задачей для ритейла. Крупная розничная сеть Modis, насчитывающая более 1500 магазинов по всей стране, столкнулась с типичной проблемой: ручной учёт рабочего времени в Excel отнимал часы у директоров магазинов и приводил к ошибкам в расчётах. В этой статье рассказываем, как переход на автоматизированную систему с использованием решения MyUnicon помог компании сократить количество ошибок, снизить нагрузку на отдел кадров и вернуть руководителям магазинов время для действительно важной работы.
Как автоматизация табельного учета помогла ритейлу сократить ошибки и ускорить работу
Предыстория
К нам обратился клиент за автоматизацией рабочего времени сотрудников. Клиент — крупная розничная сеть Modis с более чем 1500 магазинами, работающими по скользящим графикам и системе суммированного учета рабочего времени.
Как работала система табельного учета раньше
Компания вела учёт рабочего времени в 1С:ЗУП, но сами табели заполнялись вручную в Excel директорами магазинов. Эти файлы затем передавались специалистам отдела кадров, которые проверяли их, сверяя с 1С:ЗУП.
Процесс выглядел так:
- Директора магазинов вручную заполняли табели в Excel, что занимало до 3-4 часов на каждого руководителя.
- Файлы отправлялись в отдел кадров, где специалист сверял их с плановыми графиками, проверял принятых и уволенных сотрудников, фиксировал отпуска, командировки, больничные.
- Если находились ошибки, специалист отдела кадров связывался с директором магазина, вносил корректировки, а затем вручную переносил данные в 1С.
- Вся процедура повторялась перед закрытием аванса и расчётом зарплаты, что создавало дополнительную нагрузку.
Проблемы, с которыми сталкивалась компания
Ручной процесс был долгим, сложным и часто сопровождался ошибками:
- Высокая текучесть персонала требовала постоянных корректировок табелей.
- В табелях часто отсутствовали новые сотрудники или, наоборот, оставались уволенные.
- Нарушались нормы трудового законодательства, например, по междусменному отдыху и региональным праздникам.
- Данные в Excel не всегда совпадали с 1С:ЗУП, что приводило к перерасчётам зарплат.
- Ошибки в учёте рабочих дней, выходных и праздничных дней влекли за собой неточности в начислении заработной платы.
- Из-за ручного ввода данные могли передаваться с задержками, что влияло на своевременность выплат.
Как решили проблему
Компания внедрила в 1С:ЗУП решение MyUnicon для директоров магазинов, который позволил полностью автоматизировать ведение графиков работы и табельного учёта.
- Теперь графики сотрудников обновляются автоматически, а данные сразу передаются в 1С после утверждения
- Директора магазинов вносят корректировки (замены, изменения графика в пиковые сезоны) прямо в системе, без дополнительных файлов.
- Встроенные проверки позволяют избежать нарушений по продолжительности смен, междусменному и еженедельному отдыху.
- Все отклонения (отпуска, командировки, больничные) отражаются в табеле учета в режиме реального времени.
- Ошибки в табелях при заполнении директором магазина теперь сразу выделяются цветными маркерами, что делает процесс проверки проще.
Какие изменения произошли после внедрения автоматизации
Автоматизация значительно упростила работу и повысила точность учёта.
- Высвободился один человеко-месяц за счёт снижения нагрузки на отдел кадров.
- Время на подготовку табелей сократилось в 2-3 раза — теперь на 10-15 человек уходит 1-1,5 часа вместо 3-4 часов.
- Данные о рабочем времени загружаются и проверяются в режиме реального времени, что исключает ошибки.
- Исключены нарушения трудового законодательства — система автоматически контролирует соблюдение норм.
- Персонал получает зарплату вовремя и в полном объёме, что повысило его лояльность к компании.
Теперь табельный учёт ведётся без лишних сложностей, а сотрудники уверены в правильности начислений.
Директора магазинов высвободили свое время для фокусирования на повышении продаж магазина, а не рутинной работе по ведению табельного учета.
