Руководитель группы обслуживания отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing
Вспышка коронавирусной инфекции вынуждает российский бизнес быстро адаптироваться к социальным изменениям. Несмотря на отсутствие официальных распоряжений, часть компаний уже перевела сотрудников на удаленную работу, чтобы снизить риск заражения в офисах. Руководителям, которые ранее не сталкивались с необходимостью за короткие сроки перевести большую часть штата на home-офис, приходится искать новые алгоритмы эффективного управления.
Как координировать работу удаленной команды, чтобы не пострадали бизнес процессы? Рассказывает эксперт BDO Unicon Outsourcings Вероника Аракелова.
1. Выберите IT-инструменты для оперативного общения всех участников группы.
Например, для быстрого доступа к документам и обмена информацией с клиентами мы используем портал MyBPO, где вся необходимая информация о текущих услугах хранится в одном месте для согласования первичных документов и обмена с внешними контрагентами активно используем электронный документооборот. С коллегами общаемся с помощью платформы Teams. В ней удобно проводить совещания, к тому же это поддерживает ощущение работы друг с другом, а не удаленно.
2. Поддерживайте личный контакт в команде.
В офисе люди часто касаются на неформальных тем, а дистанционная работа может заставить человека чувствовать себя социально изолированным. Чтобы сотрудник продолжал ощущать себя частью коллектива, не стоит говорить только о делах. Например, у нашей группы есть чат в Whatsapp, где мы поддерживаем друг друга, делимся фотографиями домашних рабочих мест. В конце дня мы обсуждаем, насколько плодотворно прошел день, и обмениваемся мыслями об инструментах, которые стоило бы добавить. Это позволяет команде сохранить личный контакт.
3. Выработайте оптимальную стратегию управления процессом.
Прошло еще недостаточно времени, чтобы судить, какая из методик оценивания работы удаленного сотрудника наиболее эффективна. Но мы перенесли наш офлайн опыт в дистанционную работу: создаем планы на квартал, месяц, неделю, а в ежедневной утренней планерке обсуждаем, у кого какие задачи на день. Это позволяет понимать, чем занят каждый сотрудник, нужна ли ему помощь или стоит обеспечить «тихий день». Например, если у человека в планах составление отчетности, мы не привлекаем его в свои обсуждения.
В моем отделе клиенты не закреплены за конкретными сотрудниками. Мы определяем обязанности на неделю или месяц вперед, но работаем на клиентов вместе: любой сотрудник может подменить другого. Поэтому если кто-то и допустил ошибку, то другой сотрудник ее обязательно заметит и поправит. Такая «перекрестная» техника в работе позволяет не снижать эффективность и контролировать качество даже на удаленной работе.
4. Разделите день на блоки.
Конечно, есть вопросы, которые требуют оперативного решения, но большинство задач можно спланировать и выработать оптимальный режим. Например, обсуждать задачи на утренних планерках, а вторую половину дня посвятить делам, требующим больше внимания и концентрации. Может оказаться полезным договориться о негласных днях для плановых конференций с клиентами и коллегами, чтобы не приходилось постоянно перекраивать свои рабочие планы.
5. Предусмотрите риски удаленной работы.
Многие сотрудники еще не привыкли к удаленной работе, и это тоже нужно учитывать. Объясните команде, почему необходимо постоянно присутствовать на рабочем месте в течение рабочего дня. Людям кажется, что пока нет срочных задач, они могут заняться своими делами, что вызывает сбои в бизнес-процессе, если сотрудник долго находится вне доступа.
6. Помните, вынужденная ситуация сегодня — тренировка возможного перехода в будущем.
Мы не знаем, как изменится мир после карантина, но увеличение числа дистанционных сотрудников наблюдалось среди мировых тенденций последних лет. В России еще многие компании не готовы переводить своих сотрудников на дистанционную работу, но карантин — это упражнение, которое позволит закрепить временную удаленную работу в практике.
Я уверена, что большая часть моей команды будет переходить на график с удаленными часами. Это удобно: вы можете сконцентрироваться на выполнении прикладных задач дома и встречаться для поиска творческих решений, требующих коллективного мозгового штурма и личного общения.
