директор по развитию бизнеса Unicon Outsourcing
Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.
Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.
Нормирование труда
Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д. Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности. Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.
Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.
Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.
Само нормирование проводят несколькими способами
Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли.
Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг. Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.
Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе. Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.
Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд. В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен.
Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.
Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.
Пример
Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе. Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца. Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса. Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.
Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса. Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании. Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.
Бизнес-окружение
Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.
IТ-оптимизация
Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции. Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств. Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы. На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.
И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов. В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг. Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом. А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.
Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)
