Налаживаем кадровый учет в организации: что должен знать каждый кадровик о федеральных и локальных нормативных актах

Любой специалист по кадрам, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно сталкивается с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий кадровик оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда работу приходится начинать практически с нуля. Чтобы справиться с этой задачей быстро и эффективно, обязательно нужно знать:

• Какие документы регламентируют основные кадровые процессы?

• Какие локальные нормативные акты обязательны для организаций?

• Как проверить, все ли необходимые локальные акты есть в компании?

В нашей статье вы найдете ответы на эти и другие важные вопросы, которые помогут быстро и правильно организовать кадровый учет.

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство. Как правило, им также приходится участвовать в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем.

Кроме того, на кадровика нередко возлагают обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных надзорных органов. Поэтому он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.

Для удобства поделим все законодательные акты на группы по сферам регулирования в области кадров.

Общие вопросы трудового права

Основной документ – это Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ). В нем закреплены основные правила и принципы отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, а также предоставления гарантий и компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудников.

Кадровое делопроизводство

Сюда относится целый ряд нормативных актов, регулирующих отдельные сферы КДП.

Порядок оформления кадровых документов регулируют следующие документы:

• Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 г.;

• Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст);

• Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с учетной политикой).

Ведение, хранение и учет трудовых книжек регулирует Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек".

Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов регулируют:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации”;

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержденный Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236.

Оформление больничных листов

Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности и оформления отпуска регулируется:

• Федеральным законом от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности, и в связи с материнством»;

• Приказом Министерства здравоохранения РФ от 23 ноября 2021 г. N 1089н "Об утверждении Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдачи листков нетрудоспособности в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации";

• Приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».

Персональные данные сотрудников

Работа с персональными данными работников организации регулируется Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных".

Воинский учет

Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;

• Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719;

• Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.

Взаимодействие с Фондом Пенсионного и социального страхования России

Порядок и размеры начисления страховых взносов в СФР на обязательное пенсионное страхование работников регулирует Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Взаимодействие с Федеральной миграционной службой России

Оформление разрешения на работу и организация труда работников-иностранцев регулируется следующими документами:

• Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;

• Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»;

• Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г.

Проверки со стороны государственных надзорных органов

Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов закреплен в Федеральном законе от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Большинство перечисленных документов обязательны для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Какие локальные акты обязательно должны быть в организации

Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных.

Обязательные документы:

• Правила внутреннего трудового распорядка ст. 15, (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ, ст. 56, ст. 58, ст. 100, ст. 189 и многими другими;

• Штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1);

• График отпусков (ст. 123 ТК РФ);

• Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 87 ТК РФ);

• Инструкции по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ).

Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), в том числе положения о премировании, если в организации применяется система мотивации.

Если в организации есть сотрудники с ненормированным графиком, то также необходимо принять акт, закрепляющий перечень должностей с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), хотя определить этот перечень можно и в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Это не исчерпывающий список, специфика организации может требовать и других локальных документов. Как правило, перечень таких актов утверждается приказом.

Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая, третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.

Совет работодателю: разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия нужно закрепить в приказе, с которым члены рабочей группы должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

С чего начать аудит локальных актов компании

Когда новый сотрудник кадровой службы вступает в должность и принимает дела, ему следует обязательно проверить наличие всех необходимых локальных актов и их соответствие установленным нормам, то есть провести первичный аудит кадровой документации.

Обязательные этапы аудита:

1. Проверьте, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составьте их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.

2. Обратите внимание на правильность составления документов с точки зрения норм делопроизводства и соответствия действующему законодательству.

3. Проверьте, соблюден ли порядок принятия и утверждения локального акта. В частности, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ).

4. Составьте список недостающих документов. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации.

5. Проверьте соответствие положений локальных актов компании действующему трудовому законодательству. Локальные нормы организации не применяются, если ущемляют права сотрудников по сравнению с Трудовым кодексом. Значит, трудовая инспекция вправе потребовать в предписании, чтобы компания исключила такие нормы из документа работодателя.

Проверить нужно не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оцените наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т.д.

Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу.
Расставьте приоритеты и действуйте последовательно. Структурирование процесса поможет не упустить ни одной детали и наладить кадровые процессы оптимальным образом.