Как автоматизация расчёта премий изменила работу розничной сети

Крупная розничная сеть, объединяющая магазины известных брендов, столкнулась с серьёзными сложностями при расчёте премий для сотрудников. Ежемесячно начисления приходилось вручную рассчитывать для более 4000 человек, используя Excel. Этот процесс был долгим, требовал больших ресурсов от HR-отдела и бухгалтерии, увеличивал вероятность ошибок и вызывал вопросы у сотрудников из-за непрозрачности начислений.

Какие сложности в расчете премий и KPI были у компании-заказчика

Процесс расчета премий был долгим. Директорам магазинов необходимо было предоставить сведения о продажах по сотрудникам. В расчетном отделе сводили эти данные в общем файле Excel по подразделениям, выполняли в нем расчет размера премий и затем рассчитанные суммы переносили в программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, ред.3.1» для начисления сотрудникам.

Все эти действия требовали больших трудозатрат как от директоров магазинов, так и от HR-отдела и бухгалтерии.

Учитывая, что критерии для начисления премий зависят от множества факторов, таких как выполнение плана продаж, KPI, бренды товаров и другие показатели, расчет премий в Excel увеличивал вероятность ошибок и вызывал вопросы у сотрудников из-за непрозрачности начислений. Возникающие ошибки приводили к перерасчётам и дополнительным запросам в бухгалтерию.

Задачи, поставленные перед командой Unicon Outsoursing

• Автоматизировать процесс расчета премий;
• Настроить KPI и показатели, влияющие на размер премии;
• Автоматизировать загрузку сведений о фактических продажах в разрезе подразделений;
• Автоматизировать расчет комиссии от продаж;
• Автоматизировать расчет комиссии от продуктивности;
• Разработать отчет для анализа рассчитанных показателей и премий.

Как мы автоматизировали расчет премий для клиента

Автоматизация функционала расчета премий осуществлялось по проектной технологии, состоящей из

двух основных этапов:

• Обследование процессов расчета премий;
• Внедрение.

В процессе обследования был проведен аудит существующих процессов расчета показателей и премии, собраны данные о структуре персонала, о показателях, применяемых при расчете премии, разработано техническое задание.

Обследование позволило еще до старта внедрения оценить объем требуемых доработок, дало четкое представление о проблемах процесса.

Для реализации проекта принято решение использовать имеющийся у компании-заказчика программный продукт «1С:ЗУП КОРП, ред.3.1» с доработками типового функционала.

На этапе внедрения в соответствии с техническим заданием было доработан функционал «1С:ЗУП КОРП, ред.3.1» - внедрён автоматизированный алгоритм, учитывающий все критерии начисления премий.

Для подразделений добавлен дополнительный реквизит «Бренд», который влияет на расчет комиссии от продаж и от продуктивности.

Также добавлены дополнительные реквизиты для позиций штатного расписания, отражающие алгоритмы расчета премий: «Расчет продуктивности» и «Расчет продаж».

Создан новый документ для регистрации и хранения данных о продажах по каждому подразделению и сотруднику, в который автоматически по заданному расписанию загружаются сведения о фактических продажах, выгруженные из конфигурации «1С:Управление торговлей».

Расчет премий производится по разработанному алгоритму созданными в системе и назначенными сотрудникам плановыми видами начислений в типовом документе «Начисление зарплаты и взносов».

Для контроля и анализа начисленных премий разработан отчёт, который позволяет легко отслеживать корректность данных.

Какие изменения произошли в компании после автоматизации системы мотивации

После внедрения автоматизированной системы:

• Время, затрачиваемое на расчёт премий, сократилось на 80%.

• Ошибки сведены к минимуму, что исключило перерасчёты и споры.

• Сотрудники стали более мотивированными, так как система премирования стала понятной и прозрачной.

Автоматизация расчёта премий не только разгрузила HR-отдел и бухгалтерию, но и повысила доверие сотрудников к системе мотивации, сделав процесс начислений честным и предсказуемым.