Кадровый аудит: зачем нужен, когда и как проходит

Кадровый аудит — это комплексная оценка кадрового документооборота организации, а также его проверка на предмет полноты состава и соответствия действующему законодательству. Проведение оценки позволяет своевременно выявить и минимизировать возможные нарушения и потенциальные риски в области ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства.

Оглавление
Когда необходим
Виды
Этапы
Наши преимущества

Когда необходим?

Законодательных норм, определяющих периодичность проведения кадрового аудита нет. Как показывает практика, для компаний с любой численностью рекомендуется проверка в случаях:

изменения трудового законодательства;
смены специалиста по ведению кадрового делопроизводства;
организационных изменений в компании: структурных изменениях, слиянии или приобретений компании;
смены генерального директора или собственника компании;
повторяющихся споров и жалоб работников, связанных с отдельными кадровыми процедурами (например, отпусками, увольнением);
предстоящей проверки со стороны государственной трудовой инспекции.

Виды кадрового аудита

Внешний аудит проводится силами третьих лиц (с привлечением подрядчика, внешних специалистов). Внутренний — собственными силами компании, нуждающейся в проверке.

В обоих случаях подход к проведению анализа должен быть объективным и независимым.

Также кадровый аудит может быть сплошным (полным) или выборочным. При сплошном аудите проверяются все кадровые процедуры и документы в полном объеме. При выборочном — проверка кадровых документов осуществляется в отношении определенного количества работников, определяемых уполномоченными лицами, а также может быть выполнена в отношении отдельно выделенных процедур, где чаще всего возникают нарушения в компании, например:

оформление на работу иностранных граждан;
материальная ответственность сотрудников;
оформление дисциплинарных взысканий.

Этапы кадрового аудита

Обычно проходит в несколько этапов.

Этап 1: Подготовка

На данном этапе уточняется основная цель аудита (например, внутренний контроль или подготовка к проверке ГИТ), его вид и объем проверяемых документов, определяются сроки проведения оценки и ответственные лица, а также осуществляется предварительный сбор и анализ информации об организации.

Этап 2: Определение перечня проверяемых документов и процедур

При ведении кадрового учета образуется большое количество документов, которые создаются и используются с определенной целью. Трудовым законодательством регулируется ряд обязательных документов (локально-нормативных актов), которые включают:

Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о персональных данных
Положение об оплате труда и премировании
Трудовые договоры с работниками и изменения к ним
Договоры о полной материальной ответственности (при необходимости)
Приказы по личному составу
График отпусков
Табель учета рабочего времени

Также в процессе деятельности создаются документы, которые не имеют обязательного характера для всех организаций, но разрабатываются и оформляются для соблюдения определенной процедуры или с учетом специфики компании, а также в целях защиты интересов работодателя в случае возникновения трудового конфликта. Например, к таким документам относятся должностные инструкции. В компаниях, где применим суммированный учет рабочего времени, обязательным является график сменности (ст. 103 ТК РФ). Если в организации есть персонал, у которого установлен ненормированный рабочий день, то обязательно должен быть утверждён перечень должностей с ненормированным рабочим днем.

В зависимости от целей оценки определяется перечень проверяемых документов.

Этап 3: Непосредственный анализ документов и проверка их соответствия законодательству

На этом этапе проверяется наличие необходимых документов, а затем их анализ с точки зрения требований текущего законодательства. Исследуется наличие всех нужных подписей и отметок со стороны уполномоченных лиц, регистрационные номера и подписи сотрудников. Отдельно оценивается соответствие документов друг другу: например, сведения в трудовых договорах не должны противоречить утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу.

Этап 4: Оформление отчета по кадровому аудиту

На последнем этапе формируется заключение по выявленным нарушениям с рекомендациями к их устранению. По каждому нарушению указываются все необходимые сведения:

о каком документе речь;
какое нарушение допущено (со ссылками на действующие нормативные акты);
каковы риски организации (возможные штрафы и ограничения);
рекомендации по исправлению ситуации.

Имея такую информацию, компания сможет минимизировать риски в сфере отношений с сотрудниками и избежать санкций со стороны проверяющих органов, своевременно устранив все нарушения в кадровых документах.

Стоимость кадрового аудита может сильно варьироваться в зависимости от цели и задач проверки.

Почему мы

При выборе подрядчика важно обращать внимание на опыт, репутацию и компетенции консультантов.

Unicorn Outsourcing:

Лидер рынка аутсорсинга учетных функций в России.
В ТОП-5 рейтинга RAEX с 2009 года.
Входит в группу Юникон — крупнейшую национальную аудиторско-консалтинговую группу с офисами в Москве, Санкт-Петербурге и Казани, основанную в 1989 году.

Мы можем:

Провести кадровый аудит и восстановить кадровый учет, в том числе за прошедшие года.
Разработать или актуализировать локально-нормативные акты и шаблоны кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства.
Обеспечить кадровое администрирование для компаний с любой численностью персонала.
Оказать консультационную поддержку (регулярную и разовую) в решении спорных и сложных вопросов трудового законодательства.

Проведение кадрового анализа позволяет организациям выявить слабые места, оптимизировать процессы, повысить эффективность и обеспечить соответствие законодательству, что в итоге способствует устойчивому развитию бизнеса. Внедрение практики кадрового аудита — важный элемент успешного управления персоналом, который способствует гармоничному взаимодействию между сотрудниками и бизнесом.