Любовь Посикера, директор по персоналу компании Ив Роше Восток:
«Нам нужно было решить насущную проблему: присоединить два юридических лица и организовать расчёт заработной платы для 850 человек…»
Летом 2010 года компания Ив Роше Восток проводила тендер по выбору провайдера услуг по расчету заработной платы. Вопрос перевода функции на аутсорсинг возник в связи с необходимостью реорганизации структуры компании. На предварительных встречах с BDO представители Ив Роше Восток отмечали, что при передаче расчета заработной платы на аутсорсинг потребуется не только объединить несколько отдельных баз данных в единую, но и реализовать на практике новые специфические требования по настройке системы расчета заработной платы и кадрового учета. К тому же переход на аутсорсинг нужно было осуществить в весьма сжатые сроки. Команда специалистов аутсорсингового подразделения группы BDO c энтузиазмом включилась в эту работу.
«Вопрос перехода на аутсорсинг функции по расчету заработной платы был действительно сложным для нас. Мы решали его не только вместе со всеми сервисными подразделениями Ив Роше Восток, но также вместе со службой информационной безопасности Группы Ив Роше, поскольку все наши внутренние IT-системы связаны с информационной системой головного офиса во Франции и других филиалов Группы. У нас единые серверы, единые каналы связи, поэтому необходимо было соблюсти корпоративные требования, связанные с информационной безопасностью и конфиденциальностью передачи данных. Могу отметить, что с этой точки зрения BDO выступила очень клиентоориентированным партнёром. С ее помощью мы настроили дополнительную транзитную систему передачи данных с наших удаленных рабочих мест в информационную систему BDO. Это не предусматривалось первоначальным коммерческим предложением, но впоследствии стало неким очевидным решением, без которого нельзя было обойтись», - Любовь Посикера.
- Любовь, расскажите, пожалуйста, о том, почему в компании Ив Роше Восток возникла необходимость передать функцию расчета заработной платы на аутсорсинг?
- Когда в 2009 году меня пригласили в компанию Ив Роше Восток на позицию директора по персоналу, для расчета заработной платы использовалась одна из устаревших версий программы 1С. Для поддержки программы в рабочем состоянии мы активно пользовались услугами приглашенного ИТ-консультанта. Надо сказать, это был не только дорогостоящий, но также весьма утомительный процесс, потому что ему приходилось не только «реанимировать» систему после каждого релиза 1С, но также регулярно присутствовать в офисе в периоды «закрытия», так как существовал постоянный риск сбоев как в настройках алгоритмов расчета, так и при передаче информации в систему корпоративной отчетности SAP. Таким образом, когда весной 2010 года в нашей компании назрела необходимость организационных изменений, и нам потребовалось до конца 2010 года присоединить к ООО «Ив Роше Восток» (570 человек) два юридических лица – одно в Москве (90 человек) и одно в Санкт-Петербурге (190 человек), - в первую очередь встал вопрос о том, выдержит ли существующая система такое значительное увеличение численности персонала в расчете. Мы не были уверены в ответе, поэтому в мае 2010 года мы задали себе следующий очевидный вопрос: как будем работать дальше? Будем ли внедрять новую систему кадрового делопроизводства и расчета заработной платы сами, либо отдадим функцию на аутсорсинг? Не отказываясь от первого решения (внедрять самим), мы решили изучить современные предложения на рынке аутсорсинга, и уже в июне 2010 года организовали тендер. К участию в тендере мы пригласили две компании. Безусловно, мы могли привлечь к участию в тендере большее количество компаний, в том числе представителей «большой четверки», но посчитали, что провайдеры должны, во-первых, иметь специализацию на определенном виде услуг, во-вторых, опыт работы с иностранным бизнесом в России, и в третьих, очень хорошо разбираться в российской действительности, потому, что все мы отлично понимаем, что расчет заработной платы в Европе и в России – это два принципиально разных стандарта осуществления одной и той же внутренней функции.
- Почему Вы решили пригласить BDO для участия в тендере?
- Существует определенная предыстория такого выбора. В 2005 году, когда я работала в МТС, компания проводила тендер на оказание услуг по расчету заработной платы (я участвовала в тендерной комиссии от подразделения по управлению персоналом). Несмотря на то что, в конце концов, было принято решение об инсорсинге этой функции, в процессе подготовки к тендеру мы детально изучили рынок аутсорсинга учетных функций, конкурентные преимущества компаний, их реальные возможности, ценовые предложения, а также независимые отзывы экспертов и коллег. С тех пор я не переставала интересоваться новостями рынка Аутсорсинг учетных функций в России, а он активно развивался, лидеры наращивали свой потенциал, совершенствовали технологии, развивали клиентскую базу. Поэтому в 2010 году, когда мы объявили тендер по передаче на Аутсорсинг функции расчета заработной платы в Ив Роше Восток, я понимала, что мне уже знакомы как минимум два реальных кандидата на участие в тендере. Конечно, мы могли запросить коммерческие предложения и у 10, и у 15 компаний, но мы решили начать работу с предложениями двух лидеров рынка с условием, что, если потребуется, мы можем подключить и другие компании. Анализ коммерческих предложений занял у нас в среднем 1,5 месяца, и могу сказать, что по качеству ценового предложения, по составу услуг, а также по уровню взаимопонимания, человеческого и профессионального, безусловно, победу в этом тендере одержала компания BDO. Причем со стороны Ив Роше Восток это решение носило коллегиальный характер. В изучении предложения принимали участие и другие подразделения компании, в частности, финансовая служба в лице главного бухгалтера и ответственных сотрудников бухгалтерии, специалисты отдела информационных технологий. Финансовый директор Ив Роше Восток был моим основным партнером в процессе обсуждения решения. И уже вместе с ним мы решили вопрос перехода на аутсорсинг с генеральным директором.
- Большинство клиентов сходятся во мнении, что наиболее сложным является именно этап перехода на аутсорсинг?
- Вопрос перехода на аутсорсинг функции по расчету заработной платы был действительно сложным для нас. Мы решали его не только вместе со всеми сервисными подразделениями Ив Роше Восток, но также вместе со службой информационной безопасности Группы Ив Роше, поскольку все наши внутренние IT-системы связаны с информационной системой головного офиса во Франции и других филиалов Группы. У нас единые серверы, единые каналы связи, поэтому необходимо было соблюсти корпоративные требования, связанные с информационной безопасностью и конфиденциальностью передачи данных. Могу отметить, что с этой точки зрения BDO выступила очень клиентоориентированным партнёром. С ее помощью мы настроили дополнительную транзитную систему передачи данных с наших удаленных рабочих мест в информационную систему BDO. Это не предусматривалось первоначальным коммерческим предложением, но впоследствии стало неким очевидным решением, без которого нельзя было обойтись. BDO предложила нам своими силами осуществить слияние трех баз данных в одну, причем эти базы существенно отличались друг от друга, расчет зарплаты в них производился по-разному, осуществлялись разные виды начислений, то есть с августа по октябрь 2010 года надо было провести колоссальную работу для того, чтобы с 1 ноября – с момента реорганизации трех юридических лиц - мы могли стартовать в единой базе данных. За время совместной работы с BDO мы ни разу не разочаровались в выборе партнера, тем не менее, было бы правильно сказать, что в начале сотрудничества всегда нужно несколько месяцев, чтобы привыкнуть друг к другу. Сейчас как раз идет период адаптации. Но поскольку с самой первой встречи с участием специалистов по развитию бизнеса и сотрудников Расчетного центра BDO возникло взаимное доверие, оно сохраняется и сегодня, помогая нам находить компромиссные решения и договоренности.
- На предыдущих местах работы, а Вы работали всегда в крупных компаниях, таких как L'Oreal, МТС, BTБ, у Вас был опыт внедрения подобных проектов?
- Да, у меня был опыт внедрения информационных систем, в частности, как представитель службы финансового контроля я участвовала во внедрении SAP в российском филиале Группы L'Oreal, а также отвечала за внедрение модуля Oracle HR в компании МТС. Поэтому проект по переводу на аутсорсинг расчета заработной платы для 850 человек меня не смутил. Единственное, требовалось понять и просчитать, каким образом мы сможем реализовать этот проект имеющимися силами. Мы перераспределили обязанности между сотрудниками Дирекции по персоналу и назначили менеджера проекта, но в то же время договорились между собой, что во внедрении по мере сил и возможностей участвуют все. Ну и потом, когда мы познакомилась с командой, которая должна была участвовать во внедрении от BDO, у нас исчезли все сомнения.
- Раньше компания Ив Роше Восток передавала на аутсорсинг внутренние функции?
- Да, но это скорее аутсорсинг некоторых функций, непосредственно связанных с нашим бизнесом. Например, нам предоставляются складские услуги, причем это разные виды услуг для разных каналов продаж. Также у нас на аутсорсинге call-центр, в котором работает порядка 250 консультантов. Теперь вот передана функция по расчету заработной платы для 850 человек. Поскольку Yves Rocher – это европейская компания, международный бренд, то аутсорсинг для нее понятие не новое, чего нельзя сказать о многих российских компаниях.
- На ваш взгляд, насколько аутсорсинг развит в российских компаниях?
- Действительно, у большинства российских компаний еще сохраняются сомнения в обеспечении необходимого уровня конфиденциальности, сохраняется некий страх перед трудностями периода запуска проекта, финансовая составляющая также имеет значение, поскольку компании сравнивают стоимость функции in-house и стоимость услуг аутсорсинговых компаний. Но аутсорсинг - это действительно выгодно, хотя предполагается и совместная работа, и дополнительные усилия с обеих сторон. При такой модели взаимодействия неизбежно существуют фиксированные даты, к которым необходимо готовить информацию для расчета, по сути, участники процесса живут в рамках очень четкого графика. Когда ты работаешь в рамках традиционной модели, ты можешь дать себе некую отсрочку, что ты не будешь это делать сегодня, а сделаешь, скажем, завтра. С аутсорсинговой компанией так работать не получится. Есть четкие договоренности, которые требуется соблюдать. Не все компании готовы идти на такие компромиссы, перестраивать внутренние бизнес-процессы.
В то же время переход на аутсорсинговую модель очень часто позволяет оптимизировать численность персонала, что мы, собственно говоря, и сделали. До перехода на аутсорсинг зарплату наших сотрудников рассчитывали четыре бухгалтера (три – в Москве и один – в Санкт-Петербурге). Сегодня у нас работает один сотрудник в Москве и еще на 50% рабочего времени сохраняется занятость бухгалтера в Санкт-Петербурге. Но и они выполняют в большей степени вспомогательные функции. В связи с изменениями в законодательстве, вступившими в силу в 2011 году, мы прогнозируем, что количество справок, выдаваемых сотрудникам, существенно увеличится. Этого, к сожалению, не избежать. Кроме того, в течение определенного периода времени мы неизбежно будем давать разъяснения сотрудникам по изменениям в законодательстве. Это – большой объем работы, и кто-то внутри компании должен его выполнять.
- Каковы ваши прогнозы и ожидания от сотрудничества с BDO?
- Мне хотелось бы как можно быстрее разнообразить настройки модуля кадрового делопроизводства (эту операции по-прежнему выполняют сотрудники дирекции по персоналу Ив Роше Восток, но – в системе BDO), поэтому есть определенные пожелания к скорости реализации настроек «под Ив Роше», но это вопрос времени. В целом я довольна сотрудничеством с BDO. В идеале мы должны выйти на такую схему взаимодействия, когда я буду вспоминать о партнере только тогда, когда будут приходить счета на оплату (смеется).
Кроме того, мы практикуем разные формы партнерства с BDO. Недавно у нас появился общий корпоративный консультант - Елена Воробьева, автор ежегодно переиздаваемой книги «Заработная плата» (в феврале 2011 года Елена Воробьева провела совместный семинар для сотрудников аутсорсингового подразделения BDO и сотрудников бухгалтерии и дирекции по персоналу Ив Роше Восток по новым правилам расчета заработной платы в 2011 году). Впервые я познакомилась с Еленой Воробьевой в 2004 году, когда отвечала за функцию методологии кадрового делопроизводства и оплаты труда в компании МТС. Меня очень заинтересовала ее книга «Заработная плата», и я решила ей написать. Елена Вячеславовна любезно ответила на мое письмо, завязалась переписка, и вскоре мы договорились о корпоративных консультациях для МТС. Тогда советы Елены Вячеславовны оказались крайне полезными не только с точки зрения понимания правил планирования и учета рабочего времени и расчета заработной платы, но и для решения системных вопросов в области управления персоналом: разработки типового трудового договора компании и написания ключевых локальных нормативных актов – Правил внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда. С тех пор мы не теряли друг друга из вида. В частности, встретились снова в 2009 году, когда я пришла в компанию Ив Роше Восток и инициировала проект по внедрению системы планирования и учета рабочего времени с удаленных рабочих мест в магазинах.
Если говорить в общем о качестве консультаций Елены Вячеславовны, можно сказать одно: когда происходят важные изменения в законодательстве или необходимы радикальные изменения в системе оплаты труда, корпоративная консультация Воробьевой просто необходима. А в регулярной работе (в том числе в процессе обучения молодых коллег) мы с удовольствием используем переиздаваемую каждый год книгу «Заработная плата». Я очень рада, что у Ив Роше Восток и BDO теперь общий консультант. В 2011 году книга «Заработная Плата» под редакцией Е.В.Воробьевой была переиздана вновь. «Заработная плата» выходит уже 14 лет подряд и является настольной книгой для специалистов в области бухгалтерии, расчета заработной платы, управления персоналом. Елена Вячеславовна Воробьева любезно согласилась оставить свой автограф на экземпляре Любови Посикера в офисе Ив Роше Восток.
Справка
Посикера Любовь Радиевна. В 1990 году окончила историко-филологический факультет Российского университета дружбы народов по специальности международная журналистика, в 2003 году - Государственную академию повышения квалификации сотрудников инвестиционной сферы (ГАСИС) по специальности Управление персоналом. Имеет диплом Университета Париж-IX (Дофин), Франция, по специальности политические науки и управление организациями. Кандидат политических наук. С 1995 по 2004 год работала на различных должностях в области логистики и финансов в российском филиале корпорации L'Oreal. С 2004 по 2006 год отвечала за развитие ряда функциональных направлений в области управления персоналом в ОАО «Мобильные ТелеСистемы». В 2007-2008 годах возглавляла Службу по управлению персоналом дочерних компаний Банка ВТБ. С начала 2009 года является директором по персоналу ООО «Ив Роше Восток», российского филиала Группы Yves Rocher.
Наряду с опытом работы в области управления персоналом, имеет практический опыт в области логистики, управленческого учета, финансово-экономического анализа, инжиниринга бизнес-процессов, внедрения ERP-систем.
О компании
Французская косметическая Марка Yves Rocher названа так в честь своего основателя – Создателя Растительной Косметики господина Ива Роше. Марка родилась в 1959 году во французской провинции Бретань в городке Ля Гассийи. Сегодня основная часть деятельности Yves Rocher сосредоточена именно там - это и принадлежащие Марке 44 гектара полей, и научно-исследовательские лаборатории, и индустриальные центры. В 2010 году Марка отпраздновала свой 50-летний юбилей.
А начиналась история Марки при сказочных обстоятельствах. Однажды молодой Ив Роше встретил пожилую знахарку с репутацией колдуньи. Одинокая женщина понимала, что пришло время передать кому-то свои редкие и ценные знания о мире растений. Для этой цели она и выбрала молодого Ива Роше, которому она могла полностью довериться, поскольку он всерьез интересовался природой. Ив Роше достойно воспользовался полученными знаниями. На чердаке собственного дома он создал маленькую лабораторию, где произвел на свет свой первый крем. Так получила свое рождение Растительная Косметика Yves Rocher, продаваемая сегодня в 90 странах мира на 5 континентах и имеющая по всему миру 30 миллионов постоянных клиентов, 6 миллионов из которых – в России. Марка Yves Rocher была второй после McDonald's международной компанией, появившейся на российском рынке, и первой косметической маркой, перешедшей на систему self service в своих магазинах.
Сегодня Yves Rocher производит более 300 миллионов единиц продукции в год, имеет ассортимент из 1000 наименований, распространяет продукцию через несколько каналов продаж - магазины, каталоги, Интернет.
Автор: Юлия Тимофеева, руководитель отдела маркетинга
Аутсорсинговое подразделение BDO
Полную версию статьи вы можете прочитать на сайте .
Поделиться:
Подпишитесь на наши материалы
Мы пишем только о самом важном. Вы будете первым узнавать об экономических событиях, которые влияют на ваш бизнес, о том, как сократить расходы, оптимизировать работу компании и принимать верные управленческие решения без погружения в операционные процессы.
