Руководитель группы департамента бухгалтерских услуг
Сегодня все больше компаний, следуя пожеланиям своих сотрудников, предоставляют им возможность работать по гибкому графику или удаленно. В каких случаях это решение оправданно? И с какими сложностями предстоит столкнуться?
Можно ли установить для сотрудника гибкий график или дать ему возможность трудиться вне офиса, зависит прежде всего от того, насколько тесно его работа связана с ресурсами, которые могут быть доступны только в офисе. Слово "ресурсы" в данном случае мы используем в самом широком смысле - начиная от клиентских запросов и заканчивая средствами производства.
Скажем, если фирма продает свои товары только в магазине, то постоянное присутствие там торгового персонала необходимо. А если организация имеет дело с личными продажами, то продавец может появляться в офисе один-два раза в месяц - для того, чтобы обсудить с руководителем план работы, сдать отчет и забрать товар. То есть многое зависит от того, нужно ли сотруднику постоянно поддерживать личный контакт с коллегами или клиентами.
Условно можно разделить сотрудников на два типа. Для первого важно присутствие в офисе или на заводе в рабочие часы: ему нужно производить продукцию на станках, которые не могут быть никуда транспортированы; отвечать на звонки клиентов; иметь доступ ко всем необходимым базам данных и другой информации на рабочем компьютере, запасам на складе.
К этому типу обычно относится производственный персонал, службы поддержки клиентов, специалисты отдела продаж, менеджеры проектов, сотрудники департаментов по работе с клиентами. Они должны находиться на рабочем месте столько времени, сколько нужно для выполнения производственного плана или сколько они нужны (возможно, даже круглосуточно - тогда необходимо организовать работу в несколько смен).
Для специалистов второго типа не так критично нахождение на рабочем месте с 9 утра до 6 вечера. Из-за их отсутствия не остановится производство, не прекратятся продажи и не затормозится работа других сотрудников. К таким профессиям можно отнести программирование, дизайн, переводы, рерайтинг или копирайт, и даже бухгалтерские услуги, когда речь идет об обработке документов и подготовке отчетности.
То есть все те специальности, для которых важен результат деятельности, а не сам процесс. Кроме того, ряд творческих профессий в принципе не подразумевает фиксированный график. Например, журналисту зачастую незачем весь день проводить в редакции: достаточно раз в неделю побывать на редакционном собрании - "летучке", а в течение остальных дней самостоятельно распределять свое рабочее время.
Многие специалисты внутренних подразделений компании также не должны постоянно присутствовать в офисе, чтобы успешно справляться со своими обязанностями - достаточно того, что сотрудник постоянно отвечает на телефонные звонки и реагирует на письма. Однако если его деятельность подразумевает хотя бы частичное взаимодействие с другими работниками, то необходимо договориться о том, что в какие-то часы данный сотрудник постоянно будет находиться в офисе, чтобы с ним можно было встретиться лично. Например, часть компаний вводит для своего персонала "присутственные часы" с 11:00 до 16:00 или с 12:00 до 17:00. В этом промежутке все сотрудники находятся в офисе, на это время назначают все встречи и совещания. При этом работники могут начинать рабочий день в удобное для них время с 8 до 11 утра и заканчивать его, соответственно, с 17 до 20 часов в зависимости от того, когда они пришли в офис. Такой график очень удобен для специалистов отдела маркетинга, PR, продаж, особенно в том случае, если компания работает в сфере B2B, где не нужно стоять за прилавком.
Примечание. Руководителям, которые в силу специфики своей работы часто вынуждены задерживаться в офисе, устанавливают ненормированный рабочий день. Часто компания идет им навстречу и, учитывая то, что накануне человек оставался в офисе допоздна, позволяет в другие дни приходить чуть позже, если это позволяет его загрузка.
Техническое оснащение
На сегодняшний день существуют средства удаленной работы, которые можно использовать, если сотрудник находится в командировке, задерживается по каким-то причинам, заболел, но не хочет выпадать из рабочего процесса - современные средства связи помогают ему не потерять в заработке.
Практически все компании имеют веб-доступ к корпоративной почте или специальные решения для мобильной почты. Широко распространена практика создания корпоративных порталов, где хранится общая информация. Они могут быть интегрированы с системами электронного документооборота, а также средствами для совместной работы. С помощью таких порталов сотрудник в любой точке мира может получить доступ к нужной информации, назначить встречу с коллегой или забронировать переговорную, создать и отредактировать документ, а также обсудить его с другими работниками предприятия.
Чтобы эффективно управлять сотрудниками с гибким графиком, применяют системы контроля рабочего времени. Как правило, в компании устанавливают порядок, по которому они могут приходить и уходить с работы в любое время, однако обязаны отработать не менее 40 часов в неделю. На входе в помещения компании устанавливают электронные замки, которые открываются только в том случае, если к ним прикладывают электронную карточку. Они и фиксируют время входа и выхода: информация поступает в общую систему, формирующую отчеты о пребывании сотрудника на рабочем месте. В конце месяца этот отчет, или табель рабочего времени, просматривает руководитель отдела и утверждает его. И на основании этого документа производится оплата рабочих дней сотрудника.
Несколько сложнее обстоит дело с контролем персонала, работающего удаленно, но и здесь на помощь приходят технологии на основе GPS-навигации. Для сотрудников, которые работают за компьютером, можно использовать программы, отслеживающие изменения, которые происходят на экране. Скажем, если изображение на мониторе остается неподвижным в течение 15 минут, то начиная с шестнадцатой минуты система фиксирует простой, и дальнейшее рабочее время сотруднику не засчитывается.
Примечание. В Трудовом кодексе нет четкого понятия "удаленная работа". Зато есть понятие "надомник". Оно подразумевает выполнение работы на дому с использованием инструментов или механизмов работодателя, однако допускается и приобретение их за свой счет. Кроме того, согласно трудовому законодательству у сотрудника существует возможность привлечения к работе членов семьи.
Оформляем трудовой договор
В трудовом договоре обязательно указывают место работы специалиста - его домашний адрес. Непременным условием заключения трудового договора является указание в нем графика работы. Многое зависит от специфики выполняемой работы. Допустим, что работник ведет бухучет для клиента, значит, график у него будет зависеть от заказчика.
Если же оплата труда связана с результатом, то можно написать: "работнику устанавливается график работы 8 часов в день, 5 дней в неделю". Возможны также иные комбинации, но тут уже можно говорить о гибком графике работы. Все зависит от конкретной ситуации.
Все договоренности с сотрудником должны фиксироваться письменно, так как в случае любого нарушения с одной из сторон устные соглашения не будут иметь юридической силы.
В целом оформление по трудовому договору "дистанционщика" практически ничем не отличается от оформления обычного сотрудника. За исключением того, что он в день приема на работу обязан представить трудовую книжку в отдел кадров, а если живет далеко и не может приехать в компанию должен выслать документ по почте.
Существует ряд особенностей при оплате труда удаленного работника. Если мы говорим о сдельной работе, когда сотрудник у себя дома производит определенную продукцию, то труд оплачивают по сдельным расценкам за фактически выполненные работы или произведенную продукцию.
Если же он работает удаленно, но график работы расписан от и до, то оплата будет произведена пропорционально отработанному времени.
Примечание. При расторжении трудового договора в ситуации с удаленной работой существует ряд особенностей. В случае, если в договоре не указан график работы, то уволить за прогул будет невозможно. Есть своя специфика и для сотрудников с ненормированным рабочим днем: им полагается три дополнительных дня к ежегодному отпуску.
Плюсы и минусы нестандартного графика
Плюсов у гибкого графика и удаленной работы немало. Для компании это, прежде всего, означает сокращение расходов на организацию и содержание рабочего места сотрудника.
Немаловажный фактор - повышение лояльности сотрудников: часто родителям необходимо с утра отводить детей в садик и школу, а вечером забирать пораньше, посещать медицинские учреждения или фитнес-центры. Компания, которая идет навстречу своим работникам и подстраивается под их нужды, всегда выше котируется на рынке труда.
У предприятия появляется возможность выстроить график так, чтобы использовать труд своих специалистов максимально эффективно. Если человек по природе "жаворонок", то приходя на работу к 10, он теряет два-три самых продуктивных часа своего рабочего времени. И наоборот - бесполезно ожидать трудовых порывов от "сов", которые вынуждены прибывать в офис к 9 утра.
Для сотрудников снижаются затраты на питание и транспорт, уменьшается время, которое они тратят на дорогу до офиса. У специалистов появляется возможность самостоятельно управлять своим временем, а это дополнительная мотивация для них. На макроуровне картина также выглядит очень радужно: разгружаются дороги города и общественный транспорт.
Среди минусов удаленной работы - проблемы с контролем таких сотрудников. Если фирма платит за процесс, а не за результат, и для данной отрасли не существует четких нормативов труда (например, очень сложно определить, сколько часов должен потратить PR-менеджер на установление контактов с журналистами), то объективно оценить работу такого специалиста будет очень сложно. Скажем, программист может решить какую-то задачу за пятнадцать минут, а может и за два часа. Как определить, работал ли он все это время, или только выставил счет заказчику за эти два часа.
Кроме того, нужно учитывать, что при работе с персоналом, который находится вне офиса или пользуется гибким графиком, от руководителя потребуются хорошие навыки планирования ресурсов и рабочего времени; перестроить работу сотрудников в случае какого-то форс-мажора или ошибки в планировании будет сложно любому руководителю. Разумеется, этот фактор можно считать как минусом, так и плюсом - в случае, если корпоративная культура компании подразумевает грамотное проектное управление.
Готов ли сотрудник к удаленке?
Если гибкий график поддается определенному контролю, то текущую работу удаленных сотрудников контролировать практически невозможно. Поэтому специалисту, который трудится у себя дома, необходимы жесткий самоконтроль и способность не отвлекаться на внешние раздражители. Перевоспитать неорганизованного сотрудника невозможно, поэтому необходимо изначально выбирать для удаленки ответственных людей, самостоятельно выстраивающих свои трудовые будни.
Предрасположенность к нестандартному графику, конечно же, можно определить уже на этапе собеседования. Судить о возможностях сотрудника можно на основании психологического портрета соискателя и по его предыдущему опыту работы. Важно понять, как он привык трудиться, насколько самостоятелен в принятии решений, способен ли выдавать качественный результат без дополнительных вложений и обучения. Нужно понять, почему человек предпочитает удаленную работу, выявить его бытовые мотивации хорошо работать, даже оставаясь на дистанции. Начать нелишне с вопроса: какие он видит положительные и отрицательные стороны в нестандартном графике?
Для новичка работа дома почти всегда выглядит подарком судьбы, но ведь это специфическая форма занятости: человек мало куда выходит, меньше общается с окружающими. Развиваться в профессиональном плане ему тоже сложнее. Все это следует обсудить на собеседовании и посмотреть на реакцию кандидата. Наблюдая, можно сделать выводы не только о готовности работать удаленно, но и вообще о стремлении человека к профессиональному росту.
Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Актуальная бухгалтерия», N10, октябрь 2012 г, система «Гарант эксперт»
