Кадровый учет: зачем нужен, что надо знать и уметь

Кадровый учет связан с построением трудовых отношений между работодателем и сотрудником. Он включает в себя оформление отпусков, налоговых отчислений, страховых взносов, приема на работу и увольнения. Ведение кадрового делопроизводства обязательно для любой компании, без исключений по организационно-правовой форме и размеру штата.

Любое взаимодействие между компанией и ее персоналом оформляется документально, и для этого нужны, знания, опыт и постоянный мониторинг законов РФ.

Оглавление:

Что входит
Документы
На какие вопросы отвечает кадровый учет
Без чего не построить кадровое делопроизводство
Способы организации учета
Основные ошибки
Кадровый электронный документооборот
Кому доверить кадровое делопроизводство
Наши преимущества

Что включает в себя кадровый учет:

формирование личных дел сотрудников;
расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
составление расписания штата;
учет рабочего времени;
оформление справок, заявлений;
сдачу периодической отчетности в органы налоговой инспекции, статистики и Социальный фонд РФ;
составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
подготовку кадровых приказов;
ведение документации по найму новых работников;
аттестацию и оценку сотрудников;
соблюдение правила защиты личных данных работников;
ведение воинского учета.

Документальное сопровождение

Документы для ведения кадрового учета должны быть в каждой организации, как прописано в Трудовом кодексе РФ, — обязательные и необязательные.

Перечень обязательных документов, составление которых определено ТК РФ:

трудовой договор с работником и дополнительные соглашения к нему;
трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка, в документе хранятся данные о самом сотруднике, выполняемой им работе, переводе на другую должность или смене места работы);
документы о переводе сотрудника;
приказ об увольнении работника;
приказ об оформлении отпуска;
график отпусков — процедура составления и принятия графика, количество дней отпуска на каждого работника, изменения и дополнения при переносе или отзыве отпусков;
штатное расписание (в документе указывается структура, состав и численность организации; фиксируется перечень должностей, структурных подразделений).

Большинство документов унифицированы, однако некоторые из них придется разрабатывать руководителю:

правила внутреннего распорядка компании (в документе фиксируется порядок найма и увольнения сотрудников, время работы и отдыха, меры поощрения и наказания, предусмотренные на предприятии);
коллективный договор;
положение об оплате труда (документ включает разделы, где прописаны принципы оплаты труда, системы, применяемые в компании, условия выплаты премий, порядок возмещения);
положение о защите персональных данных работника (в документе указывается состав и порядок обработки персональных данных);
положение об охране труда;
положение о премировании.

Все документы, подготовленные сотрудником отдела кадров, утверждаются руководителем компании. Каждый работник изучает их и ставит свою подпись.

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения?
Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучение?
Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?

Без этого невозможно построить кадровое делопроизводство:

1. Изучение основ кадрового учета
Необходимо изучать последнюю редакцию трудового кодекса РФ, следить за обновлениями других нормативно-правовых актов. Недостаточное знание законов приведет к ошибкам и нарушениям.

2. Подбор и настройка программного обеспечения
Для более простого ведения кадрового учета организации необходимо использовать компьютерные программы и дорабатывать их под требования законодательства и бизнеса (для учета движения персонала, рабочего времени, заполнения личных карточек, сбора статистики, формирования печатных форм кадровых документов и форм отчетности). Они позволяют свести к минимуму рутинные операции и оптимизировать работу с документами.

3. Знакомство с учредительными документами компании
Документация должна разрабатываться в соответствии с учредительными документами компании, ее уставом. Между ними недопустимы противоречия, поэтому необходимо внимательно ознакомиться со всеми материалами.

4. Ревизия локальных нормативных актов
Перед организацией ведения учета нужно проверить уже имеющиеся кадровые документы на их соответствие действующему законодательству. Также нужно убедиться в наличии всей документации. Чтобы компания не получила штраф, нужно создать перечень недостающих документов, разработать их, согласовать с руководством, внедрить в работу.

5. Разработка типовой формы трудового договора
В дальнейшем данную форму можно использовать для заключения договоров со всеми сотрудниками.

6. Формирование набора бланков
Стандартные формы значительно ускоряют кадровые процессы. Можно использовать унифицированные или разрабатывать их самостоятельно. Бланки утверждаются приказом в письменном виде.

7. Ведение журналов регистрации
Для упорядочения документооборота рекомендуется создавать книги учета и регистрации.

8. Проверка корректности оформления трудовых договоров с работниками
Нужно контролировать, чтобы все сроки действия/условия соглашений были соблюдены.

9. Ведение личных карточек всех сотрудников
Карточки заводятся по форме Т-2 на всех сотрудников, в том числе тех, которые работают дистанционно. Эта форма представляет собой документ, в котором собирается информация о человеке, принятом на работу к конкретному работодателю. С 1 сентября 2021 года личная карточка Т-2 не является обязательной, но она по-прежнему остается удобной формой для аккумулирования всех данных о работнике в одном документе.

10. Организация воинского учета
Сотрудник отдела кадров должен перенести все данные из военных билетов в карточки учета военнообязанных и призывников. Форма таких карточек утверждена Министерством обороны РФ.

11. Обеспечение условий хранения для документов
Документы должны храниться в несгораемом шкафу или в сейфе, а доступ к ним ограничен в соответствии с локальным актом, регулирующим порядок обработки персональных данных сотрудников.

Способы организации учета

Методов организации кадрового делопроизводства несколько. Выбор зависит от особенностей предприятия, желания руководства.

1. Прием на работу кадрового специалиста или создание отдела кадров
Данный способ позволяет организовывать работу сотрудника в соответствии с принципами/требованиями компании. Руководитель сможет самостоятельно отслеживать деятельность отдела или работника, но нужно организовать найм, рабочее место, контроль.

2. Передача ведения кадрового учета секретарю или бухгалтеру
В некоторых компаниях один сотрудник может совмещать обязанности секретаря, бухгалтера, юриста, специалиста кадрового отдела. Главная проблема данного способа – высокая вероятность ошибок, отсутствия узкоспециализированных знаний у работника или необходимых документов.

3. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании
Аутсорсинговая компания — организация, которая берет на себя ведение кадрового учета на основании договора по оказанию соответствующих услуг. Компания занимается организационной работой, управлением кадрами, полностью или частично снимая все эти задачи с вас.

Преимущества передачи кадрового учета аутсорсинговой компании:

сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и не тратит дополнительные средства на кадровую службу;
снижение рисков. Благодаря передаче ведения учета профильной сторонней компании, организация может не следить за неочевидными для непрофессионалов новшествами в законодательстве РФ и сосредоточиться на других задачах;
качество работы. Аутсорсинговые компании используют в своей работе проверенные и эффективные методы, у экспертов есть узкие знания по отдельным специализациям;
круглосуточная поддержка. Сотрудников аутсорсинговой компании, в отличие от работников собственной кадровой службы, не нужно заменять на время отпуска/болезни/повышения квалификации. Специалисты сторонней компании взаимозаменяемы, простоев в работе не будет;
согласованность учета. Как правило, в аутсорсинговых компаниях работают не только специалисты отдела кадров, но и сотрудники юридических и финансовых организаций – все вопросы решаются комплексно.

Основные ошибки в ведении кадрового делопроизводства

Неточности, неверное трактование и невыполнение требований (в том числе неумышленные) могут повлечь за собой административную ответственность и соответствующее наказание сотрудника и руководства компании.

1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников
Личные дела работников открываются с момента принятия на должность и закрываются после увольнения. При ведении документов чаще всего допускаются следующие ошибки:

отсутствие обязательных документов в личном деле;
нарушение порядка документации;
отсутствие сверки личных дел в установленные сроки;
включение в дело документов, которые не должны быть в нем;
передача личных дел сторонним организациям и лицам.

Корректное формирование личных дел работников позволяет обеспечить быстрый доступ к документации и лучшую ее сохранность.

Ведение личных дел не являются обязательными, кроме личных дел муниципальных и государственных гражданских служащих.

Следует иметь в виду, что хранение в личных делах копий личных документов работников может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных

2. Ошибки при заключении трудового договора
Ошибки, которые допускаются при оформлении трудового договора, в ходе разрешения конфликтов могут привести к нежелательным для компании последствиям. Типичные ошибки в подобных случаях:

заключение трудового договора в одном экземпляре;
отсутствие факта и даты регистрации трудового договора;
отсутствие подписей в трудовом договоре;
отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя;
отсутствие прописанных обязательных условий или сведений;
отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
отсутствие конкретной величины заработной платы;
отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно);
отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников
Большая часть ошибок в кадровом учете возникает при ведении трудовых книжек. Наиболее часто встречающиеся:

отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя);
не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня);
неправильная нумерация;
отсутствие записи о переводе;
отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
неверное или некорректное внесение сведений о работе;
ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом;
отсутствие книги учета движения трудовых книжек;
не заполнение раздела сведений о сотруднике;
отсутствие подписи работника;
неполное название нанимателя;
отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой.

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) – это основные документы сотрудника, которые отражают его трудовой стаж в течение всей жизни. Необходимо свести к минимуму любые нарушения, возможные при их оформлении.
Форма СТД-Р предоставляется в ПФР и содержит информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Любая из ошибок может негативно сказаться на репутации руководителя и организации в целом, вылиться в финансовые издержки, санкции. Ведение кадрового учета следует возлагать на проверенные компании, которые отлично разбираются в праве РФ и следят за новшествами.

Чем полезна система КЭДО при ведении кадрового учета

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — позволяет создавать и обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в цифровом формате без необходимости использования бумажных дубликатов.

С 2021 года компании могут обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в цифровом формате. Правила ведения кадрового делопроизводства с помощью КЭДО регламентируется статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ.

В соответствии с законодательством все кадровые документы легализуются путем заверения электронной цифровой подписью (ЭЦП) в соответствии с законодательством. Но есть исключения: трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении работника, документы о прохождении сотрудником инструктажей по охране труда.

Для реализации КЭДО в компании требуется внедрение специальной информационной системы, настроенной для выполнения всех необходимых кадровых процессов. Переход на КЭДО позволяет автоматизировать типичные задачи, такие как трудоустройство, увольнение, отпуска, запросы на справки и т.д. Все действия сотрудников и руководства выполняются в удобной цифровой среде, что позволяет обеспечить обмен кадровыми документами не только с дистанционными работниками, но и с офисными, а также снизить трудозатраты и сроки подписания кадровых документов.

Почему стоит перейти на КЭДО

Оптимизация делопроизводства через сокращение расходов на аренду архивных площадей, автоматизацию процессов и почти полный переход на цифровые кадровые документы.
Уменьшение количества ошибок: поскольку система выполняет типовые процессы, при хорошо настроенном электронном документообороте риск ошибок минимален.
Быстрый и удобный поиск документов: можно быстро находить нужные документы по различным параметрам, без необходимости просматривать горы бумаг.
С помощью напоминаний система помогает не пропустить сроки выполнения задачи.
Контроль движения документов: вы можете самостоятельно отслеживать статус документа в системе.
Обмен документами с удаленными сотрудниками: вы можете оперативно заключать трудовой договор, подписывать дополнительные соглашения с работником, находящимся в другом городе.
Безопасность данных: документы хранятся на сервере, где они надежно защищены с помощью электронных систем контроля.

Внедрение электронного кадрового документооборота в организации

1. Подготовка

Перед тем, как внедрить КЭДО, необходимо установить цели и тщательно проработать схему документооборота. Важно определить:

Ответственных за отправку, прием и согласование документов на каждом этапе, какие отделы принимают участие в этом процессе и как они взаимодействуют друг с другом.
Человека, обладающего правом конечной подписи – обычно это генеральный директор. Таким образом, будет достаточно оформления одной электронной цифровой подписи (ЭЦП).

2. Выбор провайдера

Перед подписанием контракта с провайдером необходимо тщательно изучить все условия и убедиться в его надежности. Одни из важнейших аспектов, на которые нужно обратить внимание – это частота проверок информационной безопасности и срок хранения архива после окончания срока действия сертификата.

3. Обучение сотрудников

Поддержка работников имеет ключевое значение при интеграции новых технических сервисов. Поэтому перед запуском проекта необходимо провести обучение и демонстрацию продукта.

Сотрудникам следует предоставить возможность обращаться к техническим специалистам для оперативного решения возникающих вопросов. Важно учитывать и обратную связь от сотрудников после внедрения – это поможет выявить ошибки и недоработки, а также повысит доверие к руководству.

4. Реструктуризация работы с сотрудниками

Для перехода на электронный документооборот рекомендуется разработать внутренние нормативные документы и определить новый способ взаимодействия с работниками.

Юридически наиболее безопасный метод перехода на КЭДО — заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будет установлено время начала использования электронного документооборота, поскольку работником в данном случае будет выражено согласие на участие в КЭДО.

Кому доверить кадровый учет

UNICON OUTSOURCING занимается кадровым учетом в Москве и регионах России. Мы обеспечим поддержку вашей организации, проведем консультации для сотрудников.

Трудовое законодательство в России предъявляет к руководителю гораздо более серьезные требования, чем в Америке и Западной Европе. Кроме того, в Российской Федерации нет единого документа, который бы регламентировал все аспекты трудовых отношений. Нужно учитывать Трудовой и Налоговый кодексы, федеральные законы, постановления, приказы.

Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании позволит вам оптимизировать риски при возникновении спорных ситуаций, сократить расходы на кадровое делопроизводство (вам не нужно расширять штат кадровых специалистов, платить им зарплату, отчислять взносы в ФСС и пр.). Высвободившиеся ресурсы и время вы сможете потратить на ключевые бизнес-процессы компании.

В услуги UNICON OUTSOURCING входят:

Аналитика бизнес-процессов организации и работы кадровой службы, если она есть.
Постановка учета кадров «с нуля» или разработка предложений по оптимизации существующей системы.
Консультация по вопросам трудового права.
Организация кадрового документооборота, разработка локальных нормативных актов, регулирующих вопросы трудовых отношений.
Настройка базы 1С и отчетов, необходимых для кадрового учета, а также реализация обмена данными с корпоративными системами клиента
Ведение кадрового учета и документации.

Кадровое делопроизводство также включает ведение воинского учета. В него входит:

Восстановление воинского учета. Мы определяем число работников, которые подлежат воинскому учету и ведем их данные в соответствии с законодательством РФ.
Постановка компании на воинский учет. Мы подготавливаем всю необходимую документацию и разрабатываем план по ведению воинского учета в организации.
Контроль над сотрудниками, которые подлежат призыву на военную службу. Мы проверяем документы воинского учета, ставим на учет сотрудников и направляем в военные комиссариаты информацию о гражданах, не состоящих, но обязанных стоять на воинском учете.
Формирование отчетностей. Мы ежегодно направляем список граждан, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет и формируем сведения о гражданах, по запросу военного комиссариата.

Почему UNICON OUTSOURCING?

Мы добиваемся оптимизации расходов за счет автоматизации рутинных процессов, внедрения инструментов самообслуживания для сотрудников клиента.
В компании настроены автоматизированные контроли качества, действует строгая система KPI.
Команда экспертов-методологов следит за изменениями законодательства, изучает актуальные практики и дает рекомендации по оптимальному построению процессов, составлению кадровых документов и процедур для наших клиентов.