Что делать, если сотрудник некомпетентен

У ситуации, когда работник не справляется с задачами, может быть множество причин. В этом случае руководителю важно разобраться, можно ли спасти ситуацию, выстроив работу иначе.

1. Начните с себя

Большая ответственность за качество выполненной сотрудником работы лежит на руководителе, который дает задание. Он должен поставить задачу таким образом, чтобы работник мог с ней справиться.

Проанализируйте, насколько понятными для сотрудника были задания, которые он не выполнил. Людям с разным багажом знаний задачи нужно ставить по-разному. Кто-то лучше понимает, когда ему объясняют на примерах, кому-то достаточно общей информации, а кому-то нужна пошаговая инструкция. После того как вы озвучили задание, спросите работника, что он понял и как будет действовать.

Например:

Можно попросить сотрудника подготовить отчет по плановой выручке у новых клиентов, но не объяснить, по каким критериям их нужно выделить, и не уточнить, за какой период и по каким услугам нужно учитывать выручку.

Если вы изначально не уточнили все нюансы, шансы на то, что задача будет решена хорошо и правильно, ничтожно малы.

2. Выясните причину ошибок

Если все же задача была поставлена верно, обсудите с работником, почему он с ней не справился. Возможно, ему не хватило времени или сроки для ее выполнения изначально не были реалистичны. Если параллельно сотруднику пришлось заняться другим делом, неудивительно, что рабочих часов на первое задание не хватило. Иногда причина может скрываться и в проблемах с расстановкой приоритетов.

Чтобы провалов не происходило, руководителю стоит помочь сотруднику расставить приоритеты, а на этапе выполнения задания уточнять у него, все ли в порядке, нужна ли помощь. Главное — не переборщить с «напоминалками», хотя если мы говорим о новичке, то контролировать процесс, безусловно, нужно чаще.

3. Попробуйте восполнить пробелы

Еще одна причина, по которой сотрудник может не справляться с поставленными задачами, — отсутствие требуемых знаний. Каждый случай индивидуален. Возможно, работник на собеседовании приукрасил свой опыт и знания. Либо он был с вами честен, но не сталкивался в своей работе с определенной спецификой, свойственной работе в вашей компании: например, умеет работать в Excel, но не знает основ работы со сводными таблицами и не знаком со специфическими формулами.

Уровень владения компетенциями и реальность опыта довольно легко проверяется в рабочих условиях. Ложь быстро выйдет на поверхность. В случае, если сотруднику не хватает именно специфических знаний, не расстраивайтесь. Проверьте, можно ли быстро восполнить пробелы, составив, например, план обучения или проведя короткий тренинг.

Например:

Чтобы проверить компетенции нового сотрудника, стоит давать ему много мелких заданий. Это позволяет посмотреть на человека в разных ситуациях и как можно быстрее увидеть, каким образом новый работник думает, реагирует, поступает, взаимодействует с клиентами и с другими коллегами.

Одна большая задача может не показать всей гаммы недочетов: через полтора месяца можно выявить только один пробел, еще через какое-то время — второй. А их может быть и десять, и тридцать. Чем более разноплановые задания, тем быстрее виден результат, и тем объемнее получается картинка.

Все время от времени ошибаются и теряются — это нормально. Но сотрудник должен уметь и не бояться признавать свои промахи, быть готовым их исправлять и при необходимости учиться.

Однако не забывайте, что человек не сможет прыгнуть выше головы. Если сотрудник действительно не может выполнить все свои задачи, руководитель должен принять решение: перевести работника в другой отдел, доверять ему более простые задания с учетом его возможностей или же расстаться с ним.

4. Помогайте развивать soft skills

Важно обращать внимание не только на профессиональные компетенции, но и на soft skills (гибкие навыки). Например, работая с клиентами, сотруднику нужно поддерживать контакт: где-то более теплый, где-то более формальный. Работа с заказчиками подразумевает, что человек регулярно подстраивается под то, чего от него ждут. Здесь важен эмоциональный интеллект, уровень восприятия и понимание того, что транслирует другая сторона.

Можно идеально решать задачи клиентов, но если сотрудник не умеет правильно разговаривать с ними, считывать потребности и снимать напряжение в коммуникации, то клиент все равно будет недоволен.

Развить такие навыки в сотруднике могут помочь разные инструменты: личный контакт, беседы, дискуссии, тренинги, мастер-классы. Но и здесь нужно понять, насколько человек готов и может развиваться. Если сотрудник будет избегать контакта с клиентами, потому что ему это некомфортно, он не любит разговаривать и предпочитает письменные коммуникации, то никакое обучение не поможет. А пытаться заставлять его делать это — лишняя трата времени и усилий.

5. Разберитесь, готовы ли уволить сотрудника

Принять решение о том, стоит ли расстаться с сотрудником, можно в два этапа.

1. Сначала можно зафиксировать, что вам нравится в работе сотрудника, а что нет. Например, можно в режиме реального времени давать ему комментарии по задачам и смотреть, учитываются ли они в аналогичных следующих заданиях. Если нет, обратите на это внимание сотрудника и параллельно сохраняйте «улики» повторения тех же ошибок и недочетов, записывайте свои замечания по итогам встреч или звонков.

2. Если на предыдущем этапе стало понятно, что сложности и проблемы неизбежны, то далее стоит ставить все задачи только письменно с последующей фиксацией результатов. Это уже подготовительная работа для потенциального увольнения. Невозможно просто подойти к сотруднику и сказать: ты уволен! Это нарушение трудового законодательства. Поэтому имеет смысл начинать готовиться заранее и готовить пакет документов, подтверждающих, что сотрудник не справлялся со своими обязанностями.

Помните, что руководитель должен принимать взвешенные решения, ориентируясь на конкретные факты. Поэтому обязательно соберите максимум доступной информации о работе сотрудника, в чьей компетентности не уверены, оцените все «за» и «против».

Если сотрудник принимает критику, готов учиться и развиваться, ему стоит дать второй шанс, четко обозначив сроки и критерии оценки. Но если вы понимаете, что человек не хочет учиться, не воспринимает комментарии, а продолжает делать так, как нравится ему, не достигая при этом необходимого результата, то ваши ресурсы никогда не окупятся и лучше не тратить ни свое время, ни время работника.

Источник: РБК Pro