Быстрое закрытие бухгалтерской базы: кейс дистрибьютора фармацевтических товаров

Когда бизнес растет, медленные и неточные финансовые данные могут стать серьезным препятствием. Один из наших клиентов — крупная международная группа компаний — столкнулся с тем, что процессы учета тормозили принятие решений. В этом кейсе расскажем, как мы помогли навести порядок в учете, автоматизировать рутину и наладить регулярное, быстрое закрытие бухгалтерской базы. Клиент после нашей помощи смог закрывать бухгалтерскую базу всего за три дня — без стресса, ручных правок и бухгалтерских авралов.

Компания столкнулась с серьезными сложностями в учете:

• Разные учетные политики внутри группы приводили к несоответствиям в финансовых показателях, затрудняя составление консолидированной управленческой отчетности. Данные приходилось вручную корректировать в Excel.
  
• Ошибки сотрудников в 1С замедляли процесс: некорректный ввод операций требовал исправлений и перепроведения базы, что добавляло до 12 часов к финальному закрытию.
  
• Бухгалтерия скептически относилась к возможности ускоренного закрытия, сопротивлялась изменениям и не использовала современные возможности методологии и автоматизации.
  

Из-за этих проблем головной офис получал отчетность с задержками и искажениями, что повышало риски управленческих ошибок. Финансовый директор компании оказался под угрозой предоставления недостоверных данных.

Как мы решили проблему?

Внедрение процесса быстрого закрытия бухгалтерской базы включало несколько ключевых шагов:

• Упорядочили учетные политики, исключив необходимость дополнительных корректировок.
  
• Провели аудит работы бухгалтерии в 1С, выявили причины ошибок и устранили их.
  
• Автоматизировали процессы, убрав дублирующие действия и исключив ручные реклассы данных.
  
• Научили сотрудников использовать современные инструменты учета: корректировочные документы, технологию accruals (признание доходов и расходов по факту их возникновения, а не по наличию первичных документов).

В ходе реализации проекта “быстрое закрытие” мы решили еще несколько важных для бизнеса задач::

• Передача сбора первичной документации подразделениям-инициаторам. Теперь бухгалтерия занимается только проверкой документов, не тратя время на их сбор.
  
• Переход на внутренний электронный документооборот (ЭДО). Это позволило отказаться от бумажного хранения и упростило поиск и сбор документов.
  
• Унификация справочника статей расходов. Каждая статья теперь четко классифицирована в соответствии с Налоговым кодексом, что исключило ошибки при формировании отчетности.
  

Проактивный подход к аудиту. Заранее собирались все данные, требующие подтверждения, что помогло успешно проходить проверки и минимизировать риски получения модифицированного заключения.