Автоматизация табельного учёта на производстве: как удалось сократить ошибки и ускорить работу

Крупное производственное предприятие, работающее в четырёх регионах и насчитывающее более 1200 сотрудников, столкнулось с серьёзными сложностями в ведении табельного учёта. Основная часть сотрудников, около 800 человек, работала по сменным графикам, и процесс учёта рабочего времени был не только сложным, но и требовал значительных ресурсов.

Как раньше велся учёт рабочего времени

Компания использовала систему Axapta, но табельный учёт вёлся вручную в Excel. Каждое подразделение отправляло файлы в отдел кадров, где специалист обрабатывал данные, сверяя их с Axapta. Процесс был долгим и требовал множества проверок, так как часто возникали расхождения между плановыми графиками и фактическими данными.

• Табели заполнялись вручную мастерами и бригадирами, что занимало до 8 часов на группу из 10-20 человек.
• Данные передавались в отдел кадров, где проводился ручной мэппинг (сравнение информации из разных источников).
• Табели сводились в единый файл, где снова требовались корректировки.
• Ошибки в данных приводили к неверным начислениям заработной платы, перерасчётам и недовольству сотрудников.
• Если кадровый специалист отсутствовал (отпуск, болезнь), весь процесс замедлялся или останавливался.

Основные проблемы

1. Дублирование данных — одни и те же сведения вносились в три разных файла.
2. Несоответствие данных между Excel и Axapta.
3. Ошибки в табелях — из-за разницы между плановым графиком и фактическими отработанными часами.
4. Ручные корректировки — большое количество правок перед загрузкой данных.
5. Ошибки в расчёте зарплаты — приводили к перерасчётам и снижению лояльности сотрудников.
6. Юридические риски — нарушения по междусменному отдыху, еженедельному перерыву, максимальной продолжительности рабочего дня.

Как изменился процесс после автоматизации

Компания перевела кадровый учёт и расчёт зарплаты в 1С:ЗУП и внедрила решение для автоматизированного учета рабочего времени MyUnicon . Теперь вся информация о сменах, рабочих часах и отклонениях фиксируется автоматически и сразу передаётся в систему.

• Передача данных полностью перешла к мастерам и бригадирам, без промежуточного участия кадрового отдела.
• Любые изменения в графике работы сразу фиксируются в 1С, без задержек.
• Создана система автоматизированных проверок, которая отслеживает соответствие табеля утверждённым графикам.
• Ошибки в учёте выявляются автоматически — система выделяет проблемные места цветными маркерами.

Что изменилось после внедрения системы

Автоматизация табельного учёта позволила компании значительно сократить затраты времени, устранить ошибки и упростить работу с данными.

• Высвобожден 1 человеко-месяц — раньше кадровый специалист тратил его на ручную обработку табелей.
• Время подготовки табеля сократилось в 3-4 раза — теперь вместо 6-8 часов на 10-20 сотрудников уходит не более 2 часов.
• Данные по рабочему времени обновляются в режиме реального времени, что исключает задержки при расчёте зарплаты.
• Юридические риски устранены — система проверяет соблюдение всех норм Трудового кодекса.
• Ошибки в начислении заработной платы сведены к минимуму, что повысило доверие сотрудников.

Теперь мастера и бригадиры могут легко вести табельный учёт, а работники получают точные начисления без задержек. Автоматизация не только ускорила процесс, но и повысила лояльность персонала к компании.