Автоматизация бюджетирования фонда оплаты труда (ФОТ) в 1С

К нам обратился заказчик – крупное предприятие из Китая, занимающееся производством и продажей бытовой техники и электроники.

Перед нами стояла задача – автоматизировать процесс расчёта и подготовки бюджета фонда оплаты труда (ФОТ), повысить точность данных, исключить ошибки, связанные с ручным вводом, а также ускорить ведение отчётности.

Проблемы и предпосылки

Ранее персонал предприятия формировал бюджет ФОТ вручную в Excel, используя данные из 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 3.1. Однако такой метод был неэффективным, так как требовал значительных временных затрат и приводил к высокой вероятности ошибок в учете данных.

Основные сложности:

• Длительная обработка данных по регионам, подразделениям и центрам затрат.
• Отсутствие автоматизированного учёта начислений, кадровых перемещений и вакансий.
• Ручной расчёт заработной платы, что повышало риск неточностей.
• Отсутствие системы управления и анализа план-фактных показателей.
• Сложности при консолидации бюджета и подготовке отчётности.

Компания столкнулась с необходимостью внедрения автоматизированной системы расчёта и управления оплатой труда, которая позволяла бы сократить затраты времени и минимизировать ошибки.

Решение и внедрение

Для автоматизации процесса эксперты Unicon Outsourcing  реализовали следующие шаги:

1. Создание системы учёта и расчёта ФОТ

• Разработан документ «Бюджет», который автоматически заполняется данными кадровых документов.
• Настроено соответствие видов начислений и статей бюджета.
• Автоматизировано распределение премий и выходных пособий по статьям бюджета.

2. Внедрение инструментов анализа и контроля

• Разработан отчёт для план-фактного анализа бюджета ФОТ.
• Автоматизирован сбор фактических данных по начислениям, включая кадровые перемещения и увольнения.

3. Оптимизация выгрузки и консолидации данных

• Реализована автоматизированная выгрузка бюджетных данных в единую систему управления предприятием.
• Включена возможность учёта данных о вакансиях для корректного прогнозирования затрат на оплату труда.

Результаты внедрения

Автоматизация расчёта фонда оплаты труда на базе 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 3.1 позволила значительно улучшить процессы управления кадрами и оплатой труда:

• Сокращение времени подготовки бюджета на 60%.
• Исключение ошибок, связанных с ручными расчетами.
• Повышение точности начислений и контроля заработной платы.
• Обеспечение прозрачности управления бюджетом предприятия.
• Возможность оперативного анализа план-фактных показателей.
• Автоматизированная система учёта кадровых изменений и начислений.

Вывод

Внедрение автоматизированной системы бюджетирования ФОТ позволило нашему клиенту упростить процессы управления заработной платой, улучшить контроль затрат и минимизировать риски финансовых потерь. Теперь система автоматически рассчитывает и анализирует данные, исключая человеческий фактор, что делает работу с фондом оплаты труда более точной и эффективной.