Аутсорсинг. Поможет ли он сэкономить на персонале

1. Можно ли по стоимости услуги понять, что подрядчик ненадежный

2. По каким критериям выбрать лучшую аутсорсинговую компанию

3. Как контролировать сотрудников, которые работают не у вас

Чтобы снизить расходы, компании передают на аутсорсинг непрофильные функции, например бухгалтерию и кадровый учет. Работодатели выбирают аутсорсинг в качестве альтернативы штатным сотрудникам, поскольку верят, что это решит все проблемы, да еще и стоит дешево. Потенциальные подрядчики тоже любят уверять в этом, но дешево — не значит качественно. В статье расскажем, как понять, подходит ли вам аутсорсинг, когда не стоит на нем экономить, где найти идеального провайдера и как его контролировать.

КОГДА НУЖЕН АУТСОРСИНГ

Аутсорсинг пригодится, если необходимо быстро найти ресурсы, которых у компании нет. Например, нужно проверить, в порядке ли кадровые документы компании, которая только что вошла в состав холдинга. Аутсорсинг также поможет, если бухгалтерия не справляется с нагрузкой, вызванной резким ростом числа контрагентов. Передача процессов подрядчику позволит сэкономить время, силы и деньги на поиск высококвалифицированного персонала. Также в этом случае не придется заниматься оформлением в штат сотрудников, расчетом налогов, уплатой взносов и т. д. Другая причина, почему может пригодиться аутсорсинг, — компании нужна экспертиза, которой у нее нет. Например, требуются наработки в современных информационных технологиях или навыки в сдаче налоговой отчетности. В этом случае проще привлечь профессионалов со стороны, которые поделятся знаниями и подскажут, какие подводные камни существуют. Аутсорсинг также поможет добиться лучших результатов в непрофильной для вашей компании сфере. Он необходим, если организация не хочет заниматься чужим делом. Провайдер позволит спокойно сосредоточиться на развитии профильного направления бизнеса, а у штатных сотрудников появится больше времени, чтобы решать сложные и креативные задачи. Ауторсинг не поможет, если не отлажены рабочие процессы внутри компании. Провайдеры аутсорсинговых услуг понимают, что у всех бывают форс-мажорные обстоятельства. Они готовы идти навстречу клиентам в действительно сложных ситуациях. Но важно, чтобы форс-мажор не был стилем работы, когда штатные сотрудники плохо исполняют свои обязанности или привыкли все делать в последний момент, присылают документы в ночь перед сдачей бухгалтерской отчетности или хотят получить решение в тот же день, когда была поставлена задача.

ПОЧЕМУ АУТСОРСИНГ НЕОБЯЗАТЕЛЬНО СТОИТ ДЕШЕВО

Как правило, аутсорсинг обходится дешевле найма штатного сотрудника: аутсорсинговые компании имеют производственные центры в регионах, где стоимость труда ниже, чем в крупных городах, экономят за счет эффекта масштаба, автоматизации и стандартизации процессов. Но это не волшебная палочка, которая позволит существенно сэкономить на персонале. Если провайдер предлагает услуги стоимостью в разы ниже расходов компании на одного штатного специалиста, то это повод задуматься.

К уже подписанному договору провайдер прилагает стопку допсоглашений, которые регламентируют, чем он не занимается. Эти задачи достанутся клиенту. В итоге компания-заказчик ничего не выиграет или заплатит за дополнительные услуги провайдеру даже больше, чем при найме штатного специалиста.
Недобросовестный подрядчик может набирать новичков или сотрудников с низкой квалификацией, у которых невысокие зарплатные ожидания. Дешевизна обойдется риском ошибок в работе компании-клиента.
Подрядчик может использовать серые схемы при оформлении сотрудников. Есть компании, которые уклоняются от уплаты налогов и не заключают трудовые договоры с работниками. С сотрудника, который не оформлен официально, сложно требовать качественного выполнения работ. Из-за этого задачи, которые компания-заказчик передала на аутсорсинг, могут быть не решены в срок или решены, но с ошибками. Крупные поставщики дорожат своей репутацией и применяют в работе только законные схемы.

Поэтому при выборе подрядчика ставить во главу угла дешевизну его услуг — плохой способ передачи функций на аутсорсинг.

КАК ВЫБРАТЬ КОМПАНИЮ, КОТОРАЯ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ УСЛУГИ ПО АУТСОРСИНГУ

При выборе провайдера изучите рынок и составьте список потенциальных поставщиков. По каждому из них:

Проанализируйте положение компании на рынке.
Составьте досье о финансовых результатах, участии компании в проверках и судебных процессах. Полную информацию о контрагенте на основе 34 источников можно получить с помощью сервиса «Проверка контрагентов».
Запросите информацию о релевантном опыте, прочтите рекомендации в открытом доступе, поговорите с бывшими и действующими клиентами.
Проверьте, участвует ли компания в отраслевых рейтингах.
Узнайте, в течение какого времени провайдер реагирует на запросы, насколько быстро он сможет выполнить поставленную задачу.
Если у вас особые требования к управлению проектом, уточните, есть ли необходимые ресурсы для этого у поставщика.
Узнайте, будет ли у провайдера возможность расширить команду при увеличении объема работ
Выясните, есть ли у компании система контроля качества, назначены ли ответственные лица, к которым можно обращаться, если качество услуг не будет соответствовать ожиданиям.
Проверьте уровень знаний и навыков исполнителей. Попросите данные о профессиональных сертификатах, уровне образования и владения иностранными языками, если это необходимо. Пригласите на встречу не только менеджера по продажам, но и экспертов, которые будут решать поставленные задачи. Пообщавшись со специалистами, непосредственно отвечающими за оказание услуг, можно оценить уровень профессионализма подрядчика. В некоторых случаях важно, чтобы провайдер разделял подходы к работе и ценности заказчика. Например, если на аутсорсинг отдают подбор новых сотрудников, аутсорсинговая организация должна найти кандидатов не только профессиональных, но и максимально соответствующих корпоративному духу компании-заказчика. Перед подписанием договора проанализируйте, достигнуто ли взаимопонимание или есть ощущение, что вы говорите на разных языках. Задавайте вопросы о сложностях, которые могут ожидать в будущем при сотрудничестве. Попросите привести примеры проблем, с которыми сталкивался провайдер. Постарайтесь узнать, как они были решены.

КАК КОНТРОЛИРОВАТЬ КОМПАНИЮ, КОТОРАЯ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ УСЛУГИ ПО АУТСОРСИНГУ

Чтобы управлять операционными рисками, с провайдером подписывают SLA, где отражают требования к работе подрядчика:

ожидаемый объем обрабатываемых задач;
требования к результату работы;
допустимое количество ошибок/брака;
сроки решения задач и реакции на них;
оперативность при ответах на письма и звонки клиентов, это особенно актуально для провайдеров из других регионов с разницей в часовых поясах;
периодичность отчетности: ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Если работа провайдера вас не устраивает, его всегда можно поменять, однако здесь есть свои сложности. При выборе нового провайдера придется каждый раз заново проводить тендер, согласовывать документы, вводить в курс дела новую команду и т. д. Сохраняйте сведения о других поставщиках, которые участвовали, но не победили в тендере.