6 мин.
В организационной структуре любой компании есть службы, которые выполняют вспомогательные функции и не влияют на стратегическое развитие бизнеса — например, бухгалтерский или кадровый отделы. Однако российское законодательство устанавливает строгие правила по срокам уплаты налогов, подаче необходимых отчетов в контролирующие органы, для чего руководству приходится искать оптимальные способы по организации бухгалтерского учета при снижении затрат на функцию и возможных налоговых рисков.
Ошибка бухгалтерии может стоить компании многомиллионных штрафов и даже приостановки деятельности компании. Чтобы избежать этого, некоторые работодатели усиливают внутренний штат работников, тогда как другие выбирают провайдера, специализирующегося на оказании бухгалтерских услуг. Сравниваем, какие риски и преимущества у in-house бухгалтера и аутсорсера.
Поиск специалистов
Штатные бухгалтеры не всегда обладают всеми необходимыми навыками и знаниями, чтобы снизить налоговые риски или учесть действующие отраслевые льготы. Если сотрудник решает уволиться из организации, компании может потребоваться много времени на побор нового специалиста. К тому же, услуги высококвалифицированных бухгалтеров высоко оцениваются на рынке труда, а регулярные изменения налогового и бухгалтерского законодательства, развитие ИТ-инструментов требуют регулярного обучения специалистов. В результате, компаниям приходится регулярно тратить средства для повышения квалификации работников, чтобы успешно проходить аудиторские проверки и не выплачивать штрафы за нарушения в отчетностях.
Компании, которые специализируются в сфере оказания бухгалтерских услуг, исключают проблемы с нехваткой персонала. Аутсорсер предоставляет обслуживающие группы, в которые входят бухгалтера с необходимой экспертизой, и клиентам не нужно искать редких специалистов на рынке труда. Крупные провайдеры регулярно повышают квалификацию сотрудников и ежегодно обновляют сертификаты. Провайдеры также помогают быстро найти недостающие ресурсы для задач, с которыми не справляется внутренний отдел — например, проверить кадровые документы компании, которые вошла в холдинг, или оформить большой объем уведомлений по трансферным сделкам. При этом, работа осуществляется при поддержке юристов и методологов, которые отслеживают изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве.
Создание и поддержка инфраструктуры
Организация бухгалтерского отдела внутри компании требует крупных расходов. Ведь помимо заработной платы, которую компания готова выплачивать специалисту, и обязательных отчислений в Социальный Фонд России и ФФОМС, руководство также должно предоставить работникам технику и оборудовать рабочие места в соответствии с нормами по охране труда. По нашим подсчетам, планируемые траты на штатного бухгалтера стоит увеличивать на 40% процентов за счет косвенных расходов, которые включают приобретение лицензионного ПО и антивирусных систем, ИТ-поддержку, обслуживание офиса.
Найм удаленных сотрудников позволяет сократить часть накладных расходов, однако по закону организация все еще обязана предоставить служебную технику или предусмотреть выплаты за амортизацию личного имущества, приобретать лицензии и нести расходы на электричество и аренду серверов и дата-центров для расположения серверного и сетевого оборудования.
Компания, которая решает передать бухгалтерию на аутсорсинг, получает не только высококвалифицированного сотрудника, но также отсутствие необходимости организовывать условия его труда — обязанности по оборудованию рабочего места, предоставлению техники и ПО лежит на провайдере, что исключает лишние затраты.
Финансовые риски
Если штатный бухгалтер совершил ошибку — внес неверные данные, не подал декларацию в установленные сроки или перевел средства ненадежному контрагенту, — со всеми последствиями в виде штрафов, санкций или отказа в возмещении НДС руководству организации придется разбираться самостоятельно.
Крупные аутсорсинговые провайдеры страхуют свою ответственность. Как правило, в договоре об оказании услуг прописываются права и обязанности сторон, а также условие, по которому провайдер берет обязательства за погашение всех штрафов, начисленных клиенту контролирующими органами, если ошибки были совершены в результате действий его сотрудниками.
Безопасность и конфиденциальность данных
Долгое время компании предпочитали формировать внутренний штат бухгалтеров, опасаясь утечки конфиденциальных данных. Однако сегодня, когда число удаленных сотрудников резко увеличилось, бизнес столкнулся с проблемой обеспечения информационной безопасности — у многих организаций отсутствуют эффективные контроли за соблюдением конфиденциальности, уровни защищенности систем и сетей. Руководству приходится увеличивать расходы на безопасность своей ИТ-инфраструктуры: увеличивать число арендуемых серверов, покупать и внедрять новое ПО для повышения безопасности процессов.
В этой ситуации, клиенты аутсорсинговых компаний могут частично переложить задачи по обеспечению информационной безопасности на провайдера, который отвечает за работоспособность серверов, защиту от вирусов и DDoS-атак. Для этого провайдеры проходят сертификацию на соответствия требованиям стандартов информационной безопасности — например, в нашей компании имеется сертификация по стандартам ISO 27001. Вместе с подписанием договора, клиент и подрядчик заключают NDA (соглашение о неразглашении), и аутсорсинговая компания применяет комплекс мер по обеспечению безопасности данных.
Например, данные наших клиентов хранятся в единой системе, доступ к которой имеют только команды, работающие с этим заказчиком. При этом каждый специалист при трудоустройстве подписывает соглашение о неразглашении информации, а доступ к персональным данным возможен только с помощью виртуальной машины, на которую нельзя занести вирус и откуда нельзя скопировать данные. Любое использование копирующих инструментов находится под контролем ИТ-отдела, а обращение с оригиналами и копиями документов строго регламентировано в рамках заключенного с клиентом договора.
Работа по регламентам
Подходы к планированию проектов могут отличаться в разных организациях. Например, в некоторых компаниях задачи традиционно закрываются в самые последние моменты, сотрудники часто затягивают сроки или вовсе срывают оговоренные дедлайны.
Если ваша компания привыкла к спонтанности, то бухгалтерию стоит оставить внутри организации. Аутсорсинговые компании работают по строгим регламентам: если клиент регулярно нарушает сроки предоставления данных, итоговая стоимость услуг может оказаться выше ожидаемой. Кроме этого, несвоевременность информации не позволит подготовить декларации в срок, а риски допустить ошибку в отчете возрастают из-за спешки, что повлечет штрафы со стороны налоговой инспекции.
Оптимизация процессов
Одно из преимуществ сотрудничества с аутсорсинговой компанией — доступ к экспертизе провайдера, который поможет оценить эффективность внутренних процессов: выявить дублирующийся функции и операции, которые требуют больших ресурсов при ручном выполнении. Провести такой аудит могут и штатные бухгалтера, но им часто бывает сложно абстрагироваться от привычной системы и объективно посмотреть на эффективность процессов.
Аутсорсинговые компании имеют больше опыта, понимают тренды отрасли и потребности участников рынка, поэтому могут предложить новые схемы взаимодействия для повышения эффективности и инструменты для автоматизации процессов.
На что обратить внимание, чтобы снизить риски при заключении договора с провайдером?
Аутсорсинговая компания выбирается на длительный период, и чтобы снизить возможные риски, стоит уделить особенное внимание следующим аспектам при заключении договора:
- В договоре обязательно должен быть приведен полный перечень услуг, которые аутсорсинговая компания будет оказывать клиенту за указанную стоимость, и список возможных опций за дополнительную плату. Некоторые контрагенты выставляют невысокую цену в договоре, чтобы привлечь клиентов, а затем повышают стоимость в процессе обслуживания за счет операций, которые изначально не были учтены в договоре.
- В договоре должны быть детально проработаны правила и регламенты оказания услуги, чтобы клиент понимал, как будет оказываться услуга и какие меры предпринимает аутсорсер для защиты данных.
- Не стоит выбирать провайдера, который не имеет полис страхования ответственности и не готов брать на себя финансовые обязательства по качеству предоставляемых услуг.
