Директор Департамента услуг кадрового администрирования и расчета зарплаты
Качество и своевременность расчетов организации с персоналом крайне важно: ошибки и задержки в учете и выплатах негативно влияют на лояльность сотрудников, а также могут привести к штрафным санкциям со стороны контролирующих органов, если при проверке будут выявлены нарушения. Вместе с тем бухгалтерия любой компании обычно так загружена текущей работой, связанной с непосредственным заработком бизнеса и расчетами с контрагентами, что учету зарплаты часто не удается уделить достаточное количество ресурсов.
Но это лишь одна из причин того, что сегодня все больше организаций и предпринимателей переходят на аутсорсинг расчета заработной платы. На самом деле такое решение имеет и другие значимые преимущества для бизнеса.
Кому выгоден аутсорсинг расчета заработной платы
Существует расхожее мнение, что аутсорсинг бизнес-процессов 一 это удел зарубежных компаний, не имеющих опыта на локальном рынке, и малого бизнеса, у которого просто нет ресурсов на формирование внутреннего департамента. Однако это вовсе не так: аутсорсинг может быть выгоден любой организации.
Например:
- Компании со сложной структурой. Если бизнес имеет сложную организационную структуру, например, с филиалами, дочерними предприятиями или представительствами в разных регионах и странах, аутсорсинг может облегчить и систематизировать расчеты.
- Новые предприятия. Недавно созданные компании могут использовать аутсорсинг как способ быстрого и эффективного внедрения системы управления персоналом без необходимости создания и поддержания собственного отдела кадров.
- Организации с различными режимами рабочего времени и сложными расчетами зарплаты. Если в компании у персонала много разных графиков, зарплата для них рассчитывается по-разному, у кого-то есть доплаты, надбавки, премии, рассчитываемые по сложным формулам, которые требуют дополнительных настроек в программе 一 штатный бухгалтер не справится с такими задачами без помощи программиста и методолога, а аутсорсинг сможет сделать все необходимые настройки быстро и квалифицированно собственными ресурсами.
- Компании с ограниченными ресурсами и малыми штатами внутренних кадров. Аутсорсинг обеспечит такой компании повышение экономической эффективности: передача участка расчета заработной платы на аутсорсинг избавит ее от необходимости нанимать в штат еще одного человека.
Благодаря гибкости подхода и существованию разных видов аутсорсинга, каждая компания может найти самый удачный вариант сотрудничества с подрядчиком. В частности, на аутсорсинг можно передать как полностью все расчетные процессы, так и частично 一 например, поручить аутсорсеру рассчитывать зарплату только для части персонала с самой сложной системой начисления.
Какие выгоды аутсорсинг расчета зарплаты приносит бизнесу
Чтобы оценить, насколько аутсорсинг расчета зарплаты будет выгоден для конкретной компании, для начала определим, какие выгоды он способен принести в целом.
- Наведение и поддержание порядка на участке расчета заработной платы. Подрядчик со своей стороны гарантирует качество выполняемых процессов, отсутствие ошибок и накладок в учете, четкое ведение документации, а в редком случае допущения ошибок берет всю ответственность на себя.
- Бесперебойная работа участка. Передав расчет заработной платы на аутсорсинг, руководству компании уже не придется беспокоиться о замене для бухгалтера, если он заболеет или уйдет в отпуск 一 аутсорсеры имеют штат взаимозаменяемых сотрудников, поэтому работа ведется непрерывно.
- Экономия. Аутсорсинг позволяет компаниям избежать необходимости содержать внутренний отдел, что значительно экономит ресурсы: персонала, офисное пространство, технологическое оборудование и программное обеспечение и их сопровождение.
- Гибкость и масштабируемость. Аутсорсинговые услуги могут быть легко масштабированы в соответствии с ростом бизнеса, обеспечивая гибкость в управлении персоналом. Это позволяет компаниям адаптироваться к изменениям в бизнес-среде, таким как рост или сокращение объемов работы, без значительных изменений во внутренних процессах.
- Прозрачность. Аутсорсинговые компании предоставляют клиенту детализированные отчеты, что обеспечивает прозрачность в расчетах заработной платы и позволяет компаниям лучше контролировать свои финансы.
- Снижение налоговых рисков. Аутсорсеры активно отслеживают изменения в законодательстве и налоговых нормах, обеспечивая компании соблюдение всех требований и предотвращая возможные штрафы.
- Безопасность данных клиента. Профессиональные аутсорсинговые компании обеспечивают высокий уровень конфиденциальности: защиту от несанкционированного доступа к чувствительной информации, утечек данных и других угроз. Например, система информационной безопасности Unicon Outsourcing сертифицирована по высочайшему стандарту ISO/IEC 27001:2022.
Это универсальные выгоды, но для разных организаций решающими могут быть свои факторы. Например, для компаний с сезонным бизнесом, ежегодно набирающих и распускающих временный персонал, самым убедительным преимуществом будет гибкость услуг аутсорсинга. Подрядчик в любом случае рассчитает зарплату верно и в срок, при необходимости подключив к работе больше сотрудников, а штатный бухгалтер может не справиться с такой объемной задачей и наделать ошибок.
В целом, передача расчета заработной платы на аутсорсинг может стать выгодной практически для любой компании. Привлечение к работе ответственного и надежного подрядчика не только уменьшает административную нагрузку на руководство и внутренних сотрудников, позволяя им сосредотачиваться на стратегических задачах и функциях, но и снижает финансовые, налоговые и репутационные риски компании.
