Аутсорсинг бухгалтерского учета. Зачем и когда он нужен предприятию?

Подскажите, какие первичные документы нужны мне от нашего поставщика - аутсорсинговой компании, чтобы расходы включить в состав затрат? Мы очень часто обращаемся за помощью к сторонним юридическим и консультационным компаниям.

Людмила Шустерова:

Первичным документом в данном случае будет являться акт. Унифицированная форма такого документа отсутствует. Поэтому организация должна утвердить форму акта в учетной политике. Форма должна содержать все обязательные реквизиты в соответствии со ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ.

 

Расскажите, когда можно воспользоваться аутсорсингом? Каковы стадии этого процесса?
 

Людмила Шустерова:

Аутсорсингом компания может воспользоваться практически на любой стадии существования. Обычно наша работа с клиентом начинается с того, что мы анализируем потребности компании-заказчика и проводим экспресс-аудит существующей инфраструктуры и процессов, смотрим, как велась бухгалтерия и кадровый учет раньше, в каком состоянии находятся дела. После этого мы можем предложить ряд усовершенствований и доработок, если они действительно нужны, и сформировать оптимально подходящее клиенту предложение. На следующем этапе мы производим донастройку бухгалтерских ИТ-систем, при необходимости организуем дополнительное обучение сотрудников заказчика. И уже после этого начинаем работу. Звучит, возможно, устрашающе. Но в жизни эти этапы проходят довольно быстро. У нас бывали случаи, когда мы успевали за две недели приступить к работе над проектом и рассчитать зарплату для нескольких сотен сотрудников.

 

Где может быть использован аутсорсинг?

Людмила Шустерова:

Аутсорсинг может быть использован в компаниях практически любой отрасли и любого размера. Возможность сосредоточиться на развитии основного бизнеса предприятия и не тратить время на непрофильные вещи важна для всех. Но у всех компаний различные причины отдавать бухгалтерию на аутсорсинг. Для малых компаний важны те знания и экспертиза, которые предоставляет своим клиентам аутсорисинговая компания. Руководитель небольшого предприятия не всегда может позволить себе принять в штат дорогостоящего специалиста, ему проще работать с внешним поставщиком. Для предприятий среднего размера ключевой вопрос – это надежность, а также наработки и в области организации бизнес-процессов, регламентов и процедур, которые может внедрить аутсорсинговая компания. Как правило, именно тогда, когда предприятие проходит различные этапы становления бизнеса – от малого к среднему, от среднего к крупному, оно остро нуждается в формировании правильных бизнес-процессов, в том, чтобы ему помогли наладить эффективный документооборот и работу информационных систем. Для крупного бизнеса важны масштабируемость, возможность быстро набрать или сократить штат сотрудников, обслуживающих финансы и бухгалтерия; экономия за счет объема; высокое качество работы поставщика, который, в отличие от внутреннего подразделения компании, постоянно вынужден бороться за улучшение качества своего сервиса. И конечно, каждый руководитель хочет быть уверен в том, что все документы на его предприятии оформлены правильно и в соответствии с законодательством. Крупная аутсорсинговая компания, страхующая свои риски перед клиентом, готова обеспечить своим клиентам такую уверенность в завтрашнем дне.

 

Наша компания приняла на работу кассира по договору аутсорсинга. Мы провели обучение по работе с кассой. Если кассир допустит ошибку или не выбьет кассовый чек, то какая организация в данном случае будет являться субъектом ответственности?

Людмила Шустерова: Кирилл, скорее всего, вы путаете понятия аутсорсинга и аутстаффинга. При аутстаффинге компания предоставляет Вам сотрудников, но не отвечает за результаты его работы. Честно говоря, с работой сторонних сотрудников в должности кассиров не сталкивалась, поскольку кассиры являются материально ответственными лицами и, как правило, сотрудниками компании.

 

 

Подскажите, а какую ответственность несет аутсорсинговая компания в случае дачи ложных сведений? Как правильно эту ответственность прописать в договоре? И если как таковой ответственности нет, то зачем тогда нужна данная компания? Достаточно одного квалифицированного бухгалтера на предприятии.
 

Людмила Шустерова: Румия, мне, честно говоря, не вполне ясен смысл вопроса. Ни одна крупная аутсорсинговая компания никогда не будет вводить в заблуждение заказчика. В нашем договоре обычно есть пункт о том, что наша компания оплачивает все налагаемые на клиента штрафы за неправильно оформленные документы или недоимки по налогам (в том случае, конечно, если это произошло по нашей вине). Так что подводить заказчика нам просто невыгодно. Безусловно, одного квалифицированного бухгалтера на небольшом предприятии может и хватить. Проблемы у генерального директора начинаются, когда этот бухгалтер заболевает или увольняется, или, например, уходит в декретный отпуск. Кроме того, если ваш бухгалтер допустит ошибку, которая имеет серьезные финансовые

последствия для компании, на практике вы не сможете заставить его компенсировать потери компании. Провайдер, с которым вы сотрудничаете, – другое дело, его ответственность описывается в договоре. Пункт об ответственности является стандартной частью договора любого серьезного провайдера. Кроме того, провайдер в любом случае отвечает за качество оказываемых услуг по Гражданскому кодексу.

 

Смогу ли я в ходе проведения выездной проверки доказать правоту своих действий, если покажу налоговикам письменные разъяснения нашего консультанта (аутсорсинговая компания).

Людмила Шустерова: Обычно наша компания принимает участие в ходе налоговой проверки наших клиентов, представители налоговой инспекции приходят к нам в офис. И в абсолютном большинстве случаев нам удается отстоять правильность наших решений. Мы присутствуем на всех встречах, а также готовим акт возражений по результатам проверки, если потребуется.