Адаптация нового сотрудника

Изменение места работы и переход в новую компанию всегда сопряжены со стрессом, который испытывает работник из-за неизбежной трансформации опыта и практик, выработанных на предыдущем месте работы.

Чтобы помочь новому работнику интегрироваться в рабочие процессы, существуют различные стратегии, учитывающие как специфику операций компании, так и гендерные и возрастные показатели коллектива. Как выстроен план адаптации в Unicon Outsourcing, рассказывает Любовь Посикера, директор по работе с персоналом.

Процесс адаптации начинается на этапе подбора кандидатов

Адаптация сотрудника в компании начинается еще до подписания трудового договора. На начальном этапе общения менеджер по подбору персонала должен не только назначить собеседование, убедившись, что все заинтересованные стороны смогут принять участие во встрече, и интервью не придется переносить из-за занятости будущего руководителя, но также предоставить потенциальному кандидату исчерпывающие сведения о вакансии, компании и условиях работы.

Затем кандидаты, которые получили официальное приглашение на работу, общаются со специалистом по кадровому делопроизводству. В некоторых организациях процессами найма и зачисления в штат может заниматься один и тот же сотрудник, но мы считаем, что лучше отдать процессы оформления профильным специалистам, чтобы избежать возможных ошибок или неточностей в процедуре. После того, как кандидат принимает наше приглашение, ему направляется письмо от специалистов по кадровому делопроизводству, где подробно перечисляются документы, которые необходимо предоставить для оформления, а также указываются сроки их предоставления.

Специалистами также высылается ссылка на открытый раздел корпоративного портала, где собраны локальные нормативные акты компании, с которыми необходимо ознакомиться до приема на работу, а также шаблоны документов, которые требуется заполнить. В целях обеспечения информационной безопасности документы делятся на защищенные от скачивания и копирования и доступные для заполнения.

Кроме этого работнику направляется информация с расписанием первого рабочего дня: какие процедуры необходимо будет пройти и сколько времени они займут. Например, в связи с тем, что большое число сотрудников в штате трудится дистанционно или совмещает офисную и дистанционную работу, ИТ-специалистам потребуется время для подключения всех систем и организации доступа к терминальному серверу.

Контроль руководителя на стороне сотрудника

После того как все учетные записи были созданы, сотруднику автоматически высылается приветственное письмо с просьбой ознакомиться с планом адаптации. Этот план формируется в нашей управленческой информационной системе и включает в себя перечень из 34 шагов или событий, которые должны произойти в течение периода испытания в заранее запланированные сроки. Среди них: предоставление в пользование сотруднику корпоративной сим-карты и мобильного устройства, установка необходимых программ, предоставление доступа к базам знаний, которые требуются для выполнения рабочих задач, проведение инструктажа по открытию и закрытию офиса и многое другое. Так сотрудник понимает, что ему необходимо получить от компании и может самостоятельно контролировать процессы, обращаясь к своему руководителю, если какие-то из этих пунктов не были соблюдены.

Карта прогресса помогает следить за успехами сотрудников

Одновременно с тем, как сотруднику был открыт доступ к плану адаптации, руководитель получает информационное напоминание заполнить раздел плана под названием «Карта прогресса». Здесь необходимо сформулировать и указать тот список клиентов, задач, поручений или проектов, над которыми предстоит работать новому сотруднику в течение периода испытания.

Кроме списка задач руководитель обязан запланировать три встречи с работником для оценки прогресса в должности и соответствия поручаемой работе. Мы рекомендуем руководителям проводить регулярные встречи по истечению четырех и семи-восьми недель после начала работы в компании, а также за две недели до конца периода испытания и вносить в «Карту прогресса» оценки после беседы: приступил ли работник к выполнению поставленных задач, выполняется ли работа на требуемом уровне или выше или ниже ожиданий. На встрече не только работник, но и руководитель может получить обратную связь, узнать, что мешает выполнению задач, какой информации и инструментов не хватает работнику.

Заполненная «Карта прогресса» показывает сотруднику, какие задачи и критерии послужат основанием для принятия финального решения, и служит гарантией для компании, что это решение было обоснованным. Например, если работника ждет трудный разговор о расставании по результатам периода испытания, руководитель сможет весомо объяснить причины такого решения.

Семинары и обучение помогают быстрее интегрироваться в рабочие процессы

Пока сотрудник находится на испытательном сроке, он должен пройти несколько обязательных семинаров, которые направлены как на знакомство с компанией, так и на усвоение базовых навыков по обращению с программами, принятыми в нашей организации. Например, семинар «Добро пожаловать!» проводится в первый месяц после выхода сотрудника на работу. На семинаре, который проводится в формате on-line, сотрудники знакомятся с историей, миссией и ценностями компании, узнают, что такое аутсорсинг учетных функций и какое место в этом сегменте рынка занимает работодатель, получают информацию о структуре компании, ее руководителях, принципах работы с клиентами, правилах информационной безопасности, сложившихся практиках работы с персоналом, а также особенностях корпоративной культуры. Участие в семинаре позволяет в том числе структурировать тот массив новой информации об организации, который обрушивается на работника в первые дни и недели работы.

Мы сознательно принимаем на работу кандидатов, которые не всегда в полной мере удовлетворяют нашим требованиям по уровню владения программами и soft skills, поэтому решаем этот вопрос на корпоративном уровне. Кроме семинара «Добро пожаловать!» на текущий момент для новых сотрудников предусмотрены:

• 8 часов на обучение работе в Excel;
• 2,5 часа — пользованию корпоративным порталом;
• 3 часа — для обучения «правильным» коммуникациям с коллегами и клиентами.

Обучение проходят все новые сотрудники вне зависимости от их реальных умений, чтобы обеспечить необходимый базовый уровень навыков. Если в период испытания у сотрудника возникнут сложности с использованием другого  программного обеспечения или приложений (например, Outlook или 1С) для него также будет организовано обучение.

HR-служба отслеживает «настроение» нового сотрудника

Часто специалист по подбору персонала — представитель компании, с которым чаще остальных проходила коммуникация до приема на работу и с кем сложились доверительные отношения. Поэтому мы предусмотрели несколько встреч между работником и менеджером по подбору персонала, чтобы по их результатам отслеживать, как проходит адаптация.

Первая встреча назначается спустя две недели после начала работы в компании, и перед ней работнику направляется ссылка на онлайн-опрос, где задаются простые вопросы, которые не обязательно прозвучат на встрече с руководителем. Например:

• Получили ли Вы все необходимые доступы? Сколько рабочих дней для этого потребовалось?
• Получили ли Вы канцелярские принадлежности, необходимые для работы?
• Есть ли у Вас наставник или функцию наставника выполняет руководитель? Возникали ли ситуации, когда вы не знали, к кому обратиться за помощью или информацией? Какие ситуации это были?
• Требуется ли вам дополнительное обучение по программам и приложениям (далее следует вопрос, по каким именно)?
• Приняли ли Вы уже участие в семинаре «Добро пожаловать!» (далее следует просьба оценить мероприятие по определенным критериям)?

Опрос помогает понять, где работнику нужно помочь, какую дополнительную информацию предоставить, чтобы облегчить и ускорить процесс адаптации. Кроме этого менеджер по подбору проводит онбординг-интервью о том, как прошли первые недели на рабочем месте. Здесь новый сотрудник делится своим опытом, пожеланиями, рассказывает о положительных или отрицательных моментах в работе. Иногда в рамках этих бесед всплывают проблемы, с которыми сотрудник столкнулся, но не знал, к кому обратиться с вопросом. В результате департамент по работе с персоналом получает точную информацию о состоянии новых сотрудников, отслеживает причины их дискомфорта, если он имеет место, обращает внимание руководителя на ситуации, где работнику требуется больше помощи или информации.

За пару недель до конца периода испытания организуется встреча, на которой присутствует как представитель департамента по работе с персоналом, так и непосредственный руководитель сотрудника. На ней обсуждаются результаты испытания, в том числе вопросы улучшения уровня взаимодействия работника и руководителя, если не все задачи удалось выполнить на ожидаемом компанией уровне.

Таким образом, основная наша стратегия — обеспечить комфорт во время онбординга. Одна из ключевых ценностей компании — клиентоориентированность, и наши работники очень быстро понимают, что этот принцип находится в основе всех процессов, в том числе внутренних. Поэтому так много внимания уделяется организационным вопросам и снижению уровня стресса во время адаптации.

Источник: hr-portal.ru