5 шагов к переводу сотрудников на дистанционную работу

По данным Министерства труда в 2020 году количество дистанционных работников в России выросло с 30 тысяч до 3 млн человек^[1]. После отмены ограничений, введенных из-за коронавируса, в офисы хотели вернуться только 30% сотрудников^[2]. Временный тренд прочно вошел в нашу жизнь и не собирается сдавать позиции. Очевидно, что наиболее востребованным станет гибридный формат работы, когда работник совмещает занятость в офисе и удаленно. О том, какие юридические и технические аспекты необходимо учесть работодателю, чтобы грамотно перевести коллектив на уделенную работу, рассказывает Людмила Невмянова, руководитель проектной группы 2 отдела кадрового администрирования BDO Unicon Outsourcing.

1. Определите правила нахождения сотрудников в офисе, графики и место работы

Под влиянием обстоятельств удаленную работу в нашей стране официально приравняли к дистанционной. С 1 января 2021 года термин «уделенная работа» стал абсолютно легитимным и используется наравне с термином «дистанционная работа». Труд работников «на удаленке» регулирует глава 49.1 ТК РФ. Теперь трудовые отношения с работником можно оформить, заключив:

Трудовой договор об удаленной работе – если речь идет о найме нового работника на условиях дистанционной работы;
Дополнительное соглашение об изменении условий труда к действующему договору – с уже работающим в компании сотрудником.

Определите срок пребывания сотрудника на удаленной работе: будет это постоянное или временное решение, например, в связи с ухудшением эпидемиологической ситуации в регионе. Для тех сотрудников, чьи рабочие процессы предусматривают личное присутствие в офисе, оптимально остановиться на гибридном варианте.

Чтобы организовать эффективную работу коллектива, заранее подумайте о создании безопасного офисного пространства, сформируйте графики присутствия сотрудников в офисе и зафиксируйте их в дополнительном соглашении или локальных нормативных актах компании. Не забудьте выяснить и указать в договоре местность, в которой работник будет выполнять свою трудовую функцию дистанционно, т.к. это напрямую влияет на формирование заработной платы работника – работа в регионах с особыми климатическими условиями требует дополнительных гарантий и компенсаций.

2. Получите квалифицированные цифровые подписи

Трудовой договор и дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающие дистанционный формат работы, могут заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами. Для оформления, внесения изменений и расторжения трудового договора в электронном виде и дополнительных соглашений к нему допускается использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (УНЭП) и УКЭП работодателя.

Уже с 1 июля 2021 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели смогут бесплатно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись) в ФНС или у ее доверенных лиц: удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам и прошедших дополнительный отбор (список станет известен только в июле). С 2022 года получение подписей в ФНС станет обязательными, даже если не истек срок действия ранее выданного сертификата. Чтобы получить такую подпись, нужно будет обратиться напрямую в налоговую или к её доверенным лицам, список которых будет опубликован на сайте ФНС в июле 2021 года. Руководителям финансовых организаций и госструктур за получением КЭП нужно будет обращаться в Центробанк и Казначейство.

Сотрудники организаций должны будут оформить «электронную подпись физического лица» в аккредитованных центрах, чтобы использовать ее с новой «электронной доверенностью», находящейся пока на стадии разработки и внедрения. Более подробные новости о доверенности ожидаются только к концу года.

Начиная с января 2022 года, правила получения и выдачи квалифицированных подписей изменятся – информация об изменениях ожидается в конце 2021 года.

Опасность, которая может поджидать как работодателя, так и работника, применяющих ЭЦП, может заключаться в том, что на момент подписания важных электронных документов, срок действия ЭЦП может оказаться истекшим. Поэтому важно следить за сроками.

3. Организуйте электронный кадровый документооборот

При большом числе удаленных сотрудников стоит задуматься о внедрении в компании кадрового электронного документооборота (ЭКДО), который сделает обмен информацией и документами проще и прозрачнее.

Сделайте это в несколько этапов:

проанализируйте и опишите все кадровые процессы, существующие в компании. Так вы поймете, от каких процессов можно отказаться, и сможете наглядно оценить риски перевода информации в электронный вид;
обязательно разработайте локально-нормативные акты об электронном взаимодействии и ознакомьте с ними сотрудников. Это поможет оптимизировать работу и избежать хаоса;
для каждого сотрудника определите тип электронной подписи, которую он будет использовать в зависимости от компетенций и выполняемых задач (например, принадлежит ли ему право конечной подписи, отвечает ли он за согласование или только за подачу документов).

4. Позаботьтесь о техническом обеспечении

Для того, чтобы внедрение ЭДО в компании было эффективным, выбирайте технические решения исходя из специфики компании и ее рабочих процессов: настройте учетную систему для администрирования, учитывайте объемы документооборота и определите маршруты согласований в компании.

Позаботьтесь о том, чтобы обеспечить удаленных работников (как постоянных, так и временных) необходимой для выполнения работ техникой. Согласно ТК РФ работодатель обязан обеспечить удаленного сотрудника необходимым для работы оборудованием или компенсировать расходы на использование личного оборудования. Работнику также компенсируется принадлежащее ему или арендованное им оборудования, программно-технические средства, средства защиты информации и иных средства, а также возмещает расходы, связанные с их использованием.

5.Не забудьте об информационной безопасности

Если ваши сотрудники работают с персональными данными или ценной коммерческой информацией, важно исключить принцип Bring Your Own Device. Необходимо перенести информацию в облачную систему, расположенную на корпоративных серверах. Работать с этими данными сотрудники должны исключительно на виртуальных машинах, с которых невозможно что-либо скопировать на стороннее устройство, и к которому не будут иметь доступ домочадцы сотрудника.

Также стоит регулярно проводить для сотрудников инструктажи и мастер-классы по работе с конфиденциальными данными, чтобы минимизировать риск утечки. Кроме этого убедитесь, что в вашей компании предусмотрены: регулярная смена паролей; разграничение доступа к рабочим папкам и документам; наличие лицензионного антивирусного ПО.

^[1] interfax.ru/russia/757540

^[2]iz.ru/1141501/2021-03-24/v-mintrude-oglasili-kolichestvo-rabotaiushchikh-distantcionno-rossiian

Источник: HR-Portal