5 решений для эффективного управления командой на удаленке

Уже больше года до 97% компаний работают в гибридном или полностью удаленном формате. Юлия Барнатович, руководитель отдела по работе с клиентами, делится опытом Unicon Outsourcing и списком решений, которые точно помогут перевести команду на удаленку без стресса и управлять процессами в дистанционном формате.

1. Электронный документооборот

Даже если вы переводите уже сформированную команду из офисов на дом, можете столкнуться с тем, что ряд работников захотят сменить свое место жительства или временно будут выполнять обязанности из других городов. Согласно законодательству, работодатель может зафиксировать в трудовом договоре место выполнения сотрудником своей функции, но не может контролировать его или препятствовать перемещению, если это не нарушает рабочих процессов. Поэтому очень важно, чтобы в компании была предусмотрена система для быстрого документооборота. Например, вам нужно, чтобы сотрудник оперативно подписал дополнительное соглашение к трудовому договору или подписал акты приема-передачи с поставщиком.

Конечно, многие бумаги можно отправлять курьерской службой по городу или по почте, но исключить потерю документом и ускорить процесс подписания позволит электронный кадровый документооборот. Такие решения позволяют оперативно знакомить сотрудников с новыми локальными актами организации, информировать работодателя о внесении изменений в персональные данные, создавать заявки на справки или отпуска. Например, наш инструмент для самообслуживания сотрудников снижает нагрузку на кадровых специалистов за счет автоматизации популярных запросов на создание справки или уточнение графика отпусков, сокращает сроки сбора физических подписей сотрудников при ознакомлении с новыми актами. А еще с помощью него можно согласовывать документы онлайн и иметь к ним доступ в любом месте и в любое время.

2. Таск-менеджеры нового поколения

Одно из опасений руководителей при работе с дистанционной командой — потеря контроля над процессами, невозможность проследить цепочку выполнения или верно оценить статус задачи. Снижение неформального общения и вовлеченности в общие проекты, которые самостоятельно формируются в офисе за счет нахождения всех сотрудников в одном помещении, можно компенсировать через обучение команды работать с электронными инструментами планирования. Таск-менеджеры гарантируют, что задача не потеряется где-то в процессе переписки, файл будет сохранен в электронном хранилище, сотруднику придет напоминание о наступлении дедлайна, а руководитель сможет всегда проследить загрузку и эффективность своих специалистов. Но популярные планировщики имеют также ряд проблем, в том числе:

Они часто не используются системно: каждая рабочая группа может использовать свой таск-менеджер, что осложняет постановку задач и коммуникацию с соседними отделами.
Они слабо синхронизируются с другими программами и приложениями.

Поэтому в компании мы разработали портал MyBPO, который функционирует как единая рабочая экосистема, в рамках которой пользователи могут ставить задачи, коллективно обсуждать вопросы, обмениваться файлами и настраивать функционал пространства под свои задачи. Инструмент оказался насколько удобным, что мы предлагаем его как своим сотрудникам, так и клиентам, чтобы с помощью него решать все вопросы по принципу «единого окна» и универсального архива данных.

3. Эмпатия как важный навык каждого лидера

Время — это ценный ресурс, которым нужно научиться управлять грамотно. Напряженный график, множество текущих задач или крупных проектов, которые требуют к себе повышенного внимания, могут заставить сотрудника потерять счет времени, пропустить звонок или забыть о назначенной ранее встрече. Иногда удаленным работникам сложнее переключиться: они игнорируют окончание рабочего дня, выходят на связь в свободное время, перерабатывают, рискуя профессиональным выгоранием.

Ориентируясь на поставленные цели, руководитель не должен забывать, что его сотрудники — прежде всего люди, у которых есть свои потребности и проблемы; которые могут болеть, испытывать эмоциональные потрясения или просто не справляться с загрузкой. Очень важно проявлять эмпатию, следить за графиком работы членов команды, интересоваться их состоянием, чтобы коллеги чувствовали поддержку руководства. Иногда сдвинутые дедлайны не так страшны, как риски, что специалист перестанет справляться с высокой нагрузкой, допустит критичную ошибку в важном документе, или примет решение об увольнении в самый неподходящий момент.

4. Единый инструмент вместо мессенджеров и почты

Разрабатывая коммуникационную стратегию, необходимо учесть как внутреннее взаимодействие команды между собой, так и общение с внешней аудиторией. Как правило, каналы связи включают в себя электронную почту, телефонную связь, группу в одном из популярных мессенджеров и платформы для проведения коллективных звонков. Стоит убедиться, чтобы у каждого сотрудника было сформировано четкое понимание:

Какие каналы связи приняты во всей компании, в случае если работнику нужно быстро связаться со специалистами из других отделов: например, это может быть корпоративный номер телефона, электронная почта или видеозвонок.
Какие алгоритмы взаимодействия приняты внутри рабочей группы: например, какие мессенджеры используются, как часто проводятся общие собрания, какой порядок действий, если необходимо поставить коллеге задачу.
Какие инструменты можно использовать для общения с внешними заказчиками или исполнителями, ориентируясь на принятые положения информационной безопасности внутри организации.

Часто складывается ситуация, что сотруднику приходится использовать множество разных инструментов параллельно: с командой он общается в одном мессенджере, с клиентами — в другом, документы от поставщиков получает по почте, а коллеги предпочитают обсуждать вопросы на онлайн-конференциях. В результате, документы теряются, дублируются, снижается скорость получения ответов. В компании мы постарались унифицировать каналы коммуникации с помощью портала: так заказчик, производственные группы и клиентские менеджеры могут обмениваться информацией, задавать вопросы и ставить задачи в одном приложении, вместо разрозненных чатов.

5. Решения для командной работы

Если несколько ваших сотрудников трудятся над одним проектом или документом, чтобы не запутаться в промежуточных версиях или не потерять актуальный файл, можно настроить коллективную работу. Для этого подойдут как популярные Google-инструменты, так и персонализированные решения, разработанные специально под нужды организации и с учетом требований конфиденциальности информации. Кроме стандартного пакета Microsoft Office креативные команды могут воспользоваться онлайн-досками для совместного творчества, брейншторма или интерактивного обучения.