Заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO Людмила Шустерова приняла участие в круглом столе «Оптимизация работы с документами: облачные технологии и электронный документооборот». Встреча состоялась в рамках прошедшего в Москве всероссийского делового форума «Защита интересов бизнеса».
Людмила рассказала о перспективах перехода компаний на безбумажный документооборот и действиях, которые позволят бизнесу ускорить его внедрение. В качестве одного из мощных драйверов такого перехода спикер назвала развитие рынка аутсорсинга и рост популярности внутренних центров обслуживания, одним из обязательных условий успешного и эффективного функционирования которых является налаженный электронный обмен документами.
Несмотря на то, что безбумажный документооборот выгоден практически для всех участников рынка, существует ряд факторов, замедляющих его развитие. Для полноценного запуска новой схемы документооборота между различными организациями необходима проработка ее методологических, организационных и юридических аспектов. При этом пока что на рынке отсутствуют серьезные рычаги влияния на контрагентов, не все из которых на сегодняшний день могут оценить потребность во внедрении ЭДО. Кроме того, многие компании останавливает необходимость обработки первичной документации – таким образом, предприятия фактически вынуждены делать двойную работу, поддерживая электронный и бумажный документооборот.
Не стоит забывать и об особенностях нашего менталитета и привычке многих сотрудников отечественных компаний готовить документы уже постфактум. Зачастую это связано не только с конкретными людьми, но и с бизнес-необходимостью. Внедрение электронного документооборота, которое, с одной стороны, упорядочит все процессы на предприятиях, в то же время лишит пользователей некоторой гибкости и возможности оформлять какие-либо процедуры «задним числом». Подобная перспектива также отталкивает некоторые организации.
Внедрение новых ИТ-решений для налаживания документооборота и авторизации документов зачастую требует как временных, так и денежных вложений от бизнеса, что становится очередным тормозящим фактором в развитии ЭДО. И, в конце концов, российские организации все еще не чувствуют полной уверенности в том, что при использовании безбумажного обмена документами они не столкнутся со сложностями во время проверок со стороны ИФНС и других фискальных органов.
Еще одна проблема заключается в непредсказуемости процесса регулирования ЭДО. И тем не менее, по словам Людмилы Шустеровой, внедрение электронного документооборота аутсорсинговыми компаниями идет в опережение действий регуляторов, поскольку дает заметный экономический эффект даже при необходимости дублирования части документов на бумаге.
