С 1 января 2022 года компании обязаны будут применять новый стандарт ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" (далее – Стандарт).
Стандарт устанавливает обязательность хранения на территории РФ не только документов бухгалтерского учета (далее- БУ), но и баз данных с регистрами БУ.
Исключение составляют лишь случаи, когда организация ведет деятельность за пределами РФ и законодательство или правила страны, в которой осуществляется деятельность, требуют хранения документов бухучета на ее территории.
Требование Стандарта в основном затронет те компании, которые ведут общий корпоративный учет в SAP, Oracle и иных иностранных системах, расположенных за рубежом.
Минфин РФ дал краткие разъяснения (пп. «в»п.9 Информационного сообщения N ИС-учет-33) о том, что требование Стандарта «не означает, что в отдельных случаях документы и данные не могут параллельно храниться за пределами Российской Федерации (например, когда законодательство страны-места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требует хранить документы бухгалтерского учета на территории данной страны)», однако не привел исчерпывающий перечень «отдельных случаев», о которых идет речь, не сообщил, как обеспечить параллельное хранение документов и данных.
Открытые вопросы на текущий момент:
- какую именно информацию и за какие периоды достаточно сохранять в базах данных БУ в РФ;
- какой должен быть формат базы данных БУ;
- какова ответственность за несоблюдение требования о хранении баз данных БУ в РФ;
- кем и как будет контролироваться новое требование ФСБУ.
Эксперты предлагают разные решения проблемы хранения баз данных с регистрами БУ на территории РФ:
a) создание копии базы данных БУ в той же программе, в которой ведется бухгалтерский учет компании, Группы компаний (например, в SAP), и сохранение этой копии на серверах в России. Если сама компания не имеет достаточно мощностей для хранения больших объемов данных, то свои мощности могут предоставить специализирующиеся на этом компании.b) перенос базы данных БУ из корпоративной учетной системы в другую, локальную учетную систему (например, в 1С). Современные технологии позволяют организовать автоматизацию такого переноса, однако перенос может исказить остатки и требует дополнительных настроек, сопоставления (согласования) аналитики практически по каждому счету, дополнительных контролей.
c) реорганизация бухгалтерских процессов – наполнение баз данных БУ в РФ (т.е. с использованием российской локальной программы для ведения учета) с периодической передачей информации в корпоративную учетную систему.
d) некоторые компании принимают в расчет вариант хранения баз данных БУ в виде выгрузок в файлы Excel (с хранением выгруженных файлов в России).
Мы не рекомендуем использовать параллельное хранение путем выгрузки в Excel, поскольку:
- на практике может быть трудоемко организовать выгрузки с необходимой частотой;
- объемы данных могут превышать максимально приемлемые объемы для сохранения в Excel;
- поиск информации в Excel существенно отличается от поиска в полноценной базе данных;
- Excel-выгрузки не могут обеспечить автоматическую группировку/ разгруппировку или корреляцию между регистрами с разной аналитикой в отличие от полноценной учетной базы;
- определения в законодательстве разнятся и не дают однозначных критериев базы данных, поэтому выгрузки в Excel могут быть не признаны базой данных.
Штрафы: Сам ФСБУ не устанавливает какие-либо санкции за его несоблюдение.
За нарушение требований, касающихся регистров бухгалтерского учета, установлены административные штрафы ст. 15.11 КоАП (грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету): 5-10 тыс. руб., а за повторное нарушение 10-20 тыс. руб. или дисквалификация на срок 1-2 года. Однако в перечне случаев грубых нарушений, на наш взгляд, нет подходящего к данному случаю основания.
П. 2 ст. 13.25 КоАП «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500-5 000 руб.; на юридических лиц - 200-300 тыс. руб. Данные штрафы устанавливаются за «Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов». По нашему мнению, применение данной нормы к нарушениям ФСБУ 27/2021 оспоримо, хотя и нельзя полностью исключить возможность попытки наложения штрафа по этой статье.
Рекомендуем уже сейчас выбрать способ хранения баз данных бухгалтерского учета в РФ и запустить процесс. Допустим комбинированный вариант: например, для прошлых периодов сделать копии баз, а для новых-организовать первичное внесение данных в локальную базу в РФ с последующим переносом в общую корпоративную систему.
Выбранный способ нужно закрепить в Учетной политике.
