21 мая 2018 года прошел бизнес-завтрак «Автоматизация кадрового документооборота и создание архивов: как сэкономить и добиться эффекта?», организованный компаниями «Делис Архив» и BDO Unicon Outsourcing. Эксперты рассказали о возможных способах автоматизации бизнес-процессов и основных проблемах, с которыми может столкнуться кадровая служба, а также об особенностях законодательства, влияющих на способы хранения и обработку документов.
По словам Дениса Авдоношина, генерального директора «Делис Архив», страх утечки информации и желание всегда иметь документы под рукой подталкивают все больше компаний к автоматизации своего документооборота. Выброшенные бумажные документы или материалы, которые работники забывают на принтере или рабочем столе, являются серьезной угрозой для любого предприятия. А требования законодательства таковы, что ответ на запрос сотрудников или надзорных органов должен быть подготовлен в течение нескольких дней, и кадровику некогда рыться в бумажном архиве. Однако полностью отказаться от бумажных носителей пока не удастся. Например, в ходе налоговых проверок документы в электронном виде все еще не принимают.
Зульфия Юпашевская, директор департамента кадровых услуг BDO Unicon Outsourcing, уверена, что любые кадровые процессы в компании можно автоматизировать, однако все же необходимо сохранять симбиоз автоматизации и «ручного» управления функциями. Самое главное – определить участников всех этапов автоматизации, чтобы процесс перехода был максимально комфортным и быстрым. Важно понимать, что любая автоматизация нацелена на сокращение трудозатрат, а все внедренные инструменты должны оставаться простыми и удобными в процессе работы. Особое внимание стоит уделять всем этапам автоматизации: унификации и стандартизации процессов кадрового учета, подготовке технического задания на реализацию настроек и тестированию.
Оба эксперта отметили, что клиенты понимают: непрофильные функции компании стоят слишком дорого и требуют значительных трудозатрат. Поэтому многие организации все чаще передают кадровое администрирование и хранение документов на аутсорсинг.
В мероприятии приняли участие более 60 представителей крупного и среднего бизнеса, для которых актуальна тема автоматизации и роботизации процессов.
