Сегодня многие компании задумываются о передаче функций расчета заработной платы на аутсорсинг. Это решение позволяет оптимизировать процессы, снизить затраты и сконцентрироваться на ключевых задачах бизнеса. Однако многие вопросы по взаимодействию с провайдером остаются актуальными.
Процесс расчета заработной платы часто вызывает у руководителей сомнения, особенно когда речь идет о передаче таких важных функций сторонним специалистам. Что вы можете сказать о роли аутсорсинга в современном бизнесе?
Аутсорсинг расчета заработной платы — это не просто передача функции на сторону, это стратегическое решение, которое помогает бизнесу сосредоточиться на своих ключевых процессах, не отвлекаясь на рутинные задачи. Важно понимать, что грамотный аутсорсинг позволяет компаниям не только сэкономить на штате, но и повысить качество обработки данных. Ведь для многих компаний расчёт заработной платы — это сложный и трудоемкий процесс, требующий высокой степени точности и ответственности.
Что отличает аутсорсинг от стандартной работы расчетчиков внутри компании? Почему компании выбирают аутсорсинг?
Основное отличие аутсорсинга в том, что он предоставляет доступ к профессиональной экспертизе и технологиям, которые могут быть недоступны или слишком дорогими для внутреннего использования. Например, в аутсорсинговых компаниях используются автоматизированные системы и инструменты для минимизации ручного труда и ошибок. Более того, мы обеспечиваем непрерывность процессов. Если в компании кто-то уходит в отпуск или увольняется, внутренние процессы могут остановиться или замедлиться, что ведет к задержкам и ошибкам. В аутсорсинге эта проблема решена: процессы не зависят от индивидуальных сотрудников, поскольку поддерживаются целой командой специалистов.
Часто компании опасаются, что передача таких важных функций на аутсорсинг приведёт к утрате контроля. Как вы организуете взаимодействие с клиентами и обеспечиваете прозрачность процессов?
Этот страх понятен, но он не оправдан. Мы стараемся максимально прозрачно выстраивать все процессы взаимодействия с клиентом. Для этого у нас есть четко регламентированные процедуры передачи и проверки данных. Мы разрабатываем графики расчета заработной платы и согласовываем их с клиентами, что дисциплинирует все подразделения компании. Кроме того, используются проверочные отчеты и инструменты контроля на каждом этапе. Это позволяет избежать ошибок и поддерживать высокое качество услуг. Наши клиенты могут видеть, какие именно задачи решаются и как происходит контроль за правильностью расчетов.
Если компания не обладает четко организованными процессами и сталкивается с постоянными задержками в документации, как аутсорсинг может помочь выстроить порядок?
Такие ситуации встречаются часто, особенно в компаниях, где нет четкой системы документооборота. В этих случаях мы предлагаем постепенное выстраивание процессов. Это долгосрочная работа, и она требует времени. Мы начинаем с диагностики текущего состояния, вырабатываем дорожную карту и поэтапно внедряем изменения. Важно, чтобы клиент понимал, что первые месяцы работы могут быть сложными, но по мере стабилизации процесса удается наладить регулярные и своевременные выплаты, а также минимизировать риски.
Какие преимущества получают компании, которые решают передать функции расчета заработной платы на аутсорсинг?
Прежде всего, это снижение затрат на содержание штатных сотрудников и улучшение качества расчетов. Когда мы берём на себя эту функцию, мы используем инструменты и технологии, которые позволяют автоматизировать многие процессы, что снижает количество ошибок. Также это даёт возможность компаниям сосредоточиться на своих ключевых задачах, не отвлекаясь на рутинную работу. Кроме того, наши специалисты обладают опытом работы с различными типами компаний и ситуациями, что позволяет учитывать все особенности клиента.
Как аутсорсинг помогает избегать дублирования функций внутри компании?
Дублирование функций — это серьёзная проблема для многих компаний. Например, часто кадровики и расчетчики могут одновременно проверять одни и те же данные, что неэффективно. Мы предлагаем свои инструменты для автоматизации и проверки данных, что позволяет разграничить обязанности и минимизировать ручной труд.
Как вы подходите к обеспечению безопасности данных, особенно в условиях работы с конфиденциальной информацией?
Безопасность данных — это приоритет для любой аутсорсинговой компании, работающей с расчетом заработной платы. Мы используем защищенный портал для обмена данными с клиентами, где четко регламентированы доступы. Это позволяет контролировать, кто и какие данные может видеть и использовать. Мы также стараемся минимизировать передачу данных через электронную почту и другие небезопасные каналы. Все процессы обработки данных строго регламентированы и отслеживаются.
Как компании могут справиться с проблемами, возникающими из-за изменений в законодательстве?
Изменения в законодательстве могут стать серьезным вызовом для любой компании. Аутсорсинг помогает смягчить эти риски, так как мы берём на себя ответственность за своевременное обновление программного обеспечения и соблюдение всех новых требований законодательства. Это освобождает компании от необходимости самостоятельно следить за изменениями и корректировать свои процессы. Мы регулярно информируем наших клиентов о важных изменениях и предлагаем решения для их внедрения.
В последнее время много говорят об изменениях, которые планирует внедрить Роструд следующем году. Как они повлияют на компании и их сотрудников?
Да, с января следующего года Роструд начнёт формировать реестр работодателей с нелегальной занятостью. Это коснется компаний, которые активно используют труд самозанятых. Если компания сотрудничает с более чем 10 самозанятыми ;и выплачивает в среднем в месяц более 20 тыс. рублей, а продолжительность такого сотрудничества длится более 3 месяцев, то ФНС будет передавать такие сведения в региональные межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости и территориальные органы Роструда. Важно заранее пересмотреть структуру выплат и трудовые договоры, чтобы избежать неприятных последствий. Мы также можем помочь проконсультировать компанию о наличии рисков признания договоров с самозанятыми в трудовые.
Видеозапись прямого эфира доступна для просмотра по ссылке
Остались вопросы, требуется консультация? Отправьте нам заявку, заполнив форму
