Мы продолжаем публиковать доклады с конференции «HR-цифровизация». О том, как HR-боты могут помочь в автоматизации управления кадровыми вопросами, рассказала Евгения Поповидченко, руководитель отдела по работе с персоналом Unilever.
Проект по цифровизации HR мы ведем с 2016 года при поддержке компании-партнера, у которой есть экспертиза в роботизации – Robotic Process Automation(RPA). И любое изменение в кадровых процессах, от рекрутинга до выплаты зарплаты, мы оцениваем в комплексе: что можно оптимизировать, автоматизировать, где какие технологии применимы и какой эффект могут дать. Для обсуждения этих задач используется методология ESOAR: это аббревиатура из Eliminate, Standardize, Optimize, Automate, Robotize.
Задачи разбиваются на проекты, подпроекты, детализируются до необходимого уровня. Такое об-суждение ведется в формате воркшопа – обычно он продолжается 3-5 дней, и результатом становится конкретный список задач, которые необходимо решить в том или ином проекте. За два года (2017-2018) роботизация процессов позволила нам сократить затраты на такие задачи, как работа с данными, ведение процессов увольнения, оформление оплат за ДМС, - всего на 82 000 евро.
С учетом того, что Unilever – глобальная компания, необходимо обеспечивать соответствие работы с российскими данными требованиям локального законодательства. Важной и непростой задачей была интеграция систем головной компании и российского офиса. Исторически значительную часть данных мы переносили вручную из-за значительной разницы интерфейсов систем. Роботизация помогла уйти от части ручной работы.
Что изменилось? Например, ранее действия, связанные с заведением в локальную систему данных по увольнению сотрудника, занимали у сотрудника HR-отдела 13 минут. HR-бот делает те же опера-ции, но у него это занимает 3 минуты, к тому же риск возникновения ошибок ниже. В масштабах компании эта разница в минутах складывается в часы и, в конечном итоге, в деньги, которые бизнес экономит благодаря автоматизации.
Еще более красноречивых результатов мы добились в результате роботизации оплаты страхования жизни и ДМС. Здесь то, что сотрудник делал около 50 минут, робот делает за 1 минуту.
Любопытные результаты показал эксперимент по отбору молодых сотрудников на программу стажировок, который «доверили» боту. Эта программа продолжается 3 месяца и проводится 2 раза в год, ее цель – создавать внутренний кадровый резерв. Основная гипотеза, которая подтвердилась в этом проекте, – что для привлечения молодых кандидатов наша компания должна мыслить так же, как они: быть креативной, запоминающейся, открытой для общения в форматах, которые уже привычны по популярным соцсетям. Раньше задача выбрать стажеров осложнялась для HR тем, что претенденты должны соответствовать большому набору разнообразных критериев. Процесс подбора был медленным и затратным, HR-отдел закрывал в срок только 80% запросов бизнеса. Было очень важно повысить этот показатель в короткие сроки. Что принес эксперимент по внедрению ботов? Мы смогли собрать в 4 раза больше заявок, закрыли 100% заявок, отвечали кандидатам в 5 раз быстрее и в целом сократили затраты на эту задачу на 35%. При этом для запуска ботов понадобилось всего 200 долларов.
Надо сказать, что мы не только роботизировали процесс подбора, но и сделали его более интерес-ным для соискателей. Те, кто проходил первый этап отбора, получали возможность записать ви-деопрезентацию. Это видеообращение было организовано при поддержке компании VCV, сервис которой мы интегрировали в наши HR-процессы.
В чем причины этого успеха?
Во-первых, сам факт популярности ботов: пользователи с ними взаимодействуют в общении по личным делам, и как инструмент решения рабочих задач он также им знаком и удобен.
Во-вторых, мы смогли проанализировать нашу аудиторию и увидеть, что, например, студенты в регионах гораздо меньше готовы к онлайн-форматам, не так хорошо ориентируются, предпочитают стажировке работу на предприятии.
В-третьих, мы поняли, что старшее поколение менеджеров не очень интегрировано в Интернет-коммуникации - например, им некомфортно работать с видеоинтервью. Важно помогать таким ру-ководителям и сотрудникам осваивать эти инструменты в дополнение к знакомым форматам – телефонным или личным интервью.
Проект по цифровизации HR мы ведем с 2016 года при поддержке компании-партнера, у которой есть экспертиза в роботизации – Robotic Process Automation(RPA). И любое изменение в кадровых процессах, от рекрутинга до выплаты зарплаты, мы оцениваем в комплексе: что можно оптимизировать, автоматизировать, где какие технологии применимы и какой эффект могут дать. Для обсуждения этих задач используется методология ESOAR: это аббревиатура из Eliminate, Standardize, Optimize, Automate, Robotize.
Задачи разбиваются на проекты, подпроекты, детализируются до необходимого уровня. Такое об-суждение ведется в формате воркшопа – обычно он продолжается 3-5 дней, и результатом становится конкретный список задач, которые необходимо решить в том или ином проекте. За два года (2017-2018) роботизация процессов позволила нам сократить затраты на такие задачи, как работа с данными, ведение процессов увольнения, оформление оплат за ДМС, - всего на 82 000 евро.
С учетом того, что Unilever – глобальная компания, необходимо обеспечивать соответствие работы с российскими данными требованиям локального законодательства. Важной и непростой задачей была интеграция систем головной компании и российского офиса. Исторически значительную часть данных мы переносили вручную из-за значительной разницы интерфейсов систем. Роботизация помогла уйти от части ручной работы.
Что изменилось? Например, ранее действия, связанные с заведением в локальную систему данных по увольнению сотрудника, занимали у сотрудника HR-отдела 13 минут. HR-бот делает те же опера-ции, но у него это занимает 3 минуты, к тому же риск возникновения ошибок ниже. В масштабах компании эта разница в минутах складывается в часы и, в конечном итоге, в деньги, которые бизнес экономит благодаря автоматизации.
Еще более красноречивых результатов мы добились в результате роботизации оплаты страхования жизни и ДМС. Здесь то, что сотрудник делал около 50 минут, робот делает за 1 минуту.
Любопытные результаты показал эксперимент по отбору молодых сотрудников на программу стажировок, который «доверили» боту. Эта программа продолжается 3 месяца и проводится 2 раза в год, ее цель – создавать внутренний кадровый резерв. Основная гипотеза, которая подтвердилась в этом проекте, – что для привлечения молодых кандидатов наша компания должна мыслить так же, как они: быть креативной, запоминающейся, открытой для общения в форматах, которые уже привычны по популярным соцсетям. Раньше задача выбрать стажеров осложнялась для HR тем, что претенденты должны соответствовать большому набору разнообразных критериев. Процесс подбора был медленным и затратным, HR-отдел закрывал в срок только 80% запросов бизнеса. Было очень важно повысить этот показатель в короткие сроки. Что принес эксперимент по внедрению ботов? Мы смогли собрать в 4 раза больше заявок, закрыли 100% заявок, отвечали кандидатам в 5 раз быстрее и в целом сократили затраты на эту задачу на 35%. При этом для запуска ботов понадобилось всего 200 долларов.
Надо сказать, что мы не только роботизировали процесс подбора, но и сделали его более интерес-ным для соискателей. Те, кто проходил первый этап отбора, получали возможность записать ви-деопрезентацию. Это видеообращение было организовано при поддержке компании VCV, сервис которой мы интегрировали в наши HR-процессы.
В чем причины этого успеха?
Во-первых, сам факт популярности ботов: пользователи с ними взаимодействуют в общении по личным делам, и как инструмент решения рабочих задач он также им знаком и удобен.
Во-вторых, мы смогли проанализировать нашу аудиторию и увидеть, что, например, студенты в регионах гораздо меньше готовы к онлайн-форматам, не так хорошо ориентируются, предпочитают стажировке работу на предприятии.
В-третьих, мы поняли, что старшее поколение менеджеров не очень интегрировано в Интернет-коммуникации - например, им некомфортно работать с видеоинтервью. Важно помогать таким ру-ководителям и сотрудникам осваивать эти инструменты в дополнение к знакомым форматам – телефонным или личным интервью.
Подпишитесь на наши материалы
Мы пишем только о самом важном. Вы будете первым узнавать об экономических событиях, которые влияют на ваш бизнес, о том, как сократить расходы, оптимизировать работу компании и принимать верные управленческие решения без погружения в операционные процессы.
Спасибо за подписку!
